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Konsequentes Prozessmanagement

Mehr Qualität durch klar definierte Vorgaben

Reilling Glas Recycling ist darauf spezialisiert, Glas für die weitere Verwertung von anderen Stoffen wie Keramik oder Metall zu trennen. Die Prozesse dahinter wurden lange Zeit auf Papier dokumentiert. Heute setzt das Unternehmen dafür eine digitale Prozessmanagement-Lösung ein.

Bild: Reiling GmbH & Co. KG

Bild: Reiling GmbH & Co. KG

Keramik, Metalle, Umrahmungen von Thermopanescheiben, Kapseln, Draht, Deckel, kleine Steine – dieses Sammelsurium bringen die Glascontainer mit. Und doch sind die Verwertungsunternehmen nur am Glas interessiert, am Hohlglas der Flaschen und am Flachglas der zerbrochenen Windschutzscheiben, Fensterscheiben, Solarzellen, die sie allerdings nicht aus den Containern beziehen. Bei Reiling Glas Recycling wird ein solches Sammelsurium sortiert, bis eine rein Fracht entsteht, die an die Glashütten weitergegeben wird. Auch Kunststoffe werden im Entsorgungsfachbetrieb in Marienfeld bei Gütersloh angenommen und als Kunststoff PET-Flakes weitergegeben. Der Organisationsaufwand in unterschiedlichen Standorten in Deutschland, Dänemark, Schweden und Polen ist enorm und lief bis zur Einführung der ISO-Zertifizierung, Ende der 1990er Jahre, vornehmlich manuell und praxisorientiert. Aber auch danach gab es Dokumentenmanagement in Papierform.

Mehr Transparenz

In den vergangenen zehn Jahren sind die Ansprüche an die Unternehmen und ihr eigener Wunsch nach mehr Transparenz erheblich gewachsen, so dass man sie in Papierform nicht mehr darstellen konnte. „Es war abzusehen, dass die alte Form der Dokumentation mit Excel-Tabellen und Word an ihre Grenzen kommen würde“, sagt Oliver Bigge, zuständig für Qualitätsmanagement und Datenschutz. 2014 begann das Unternehmen, die eigenen Prozesse aufzunehmen, um sie dann zentral zusammenzuführen, sie durch regelmäßige Versionierungen aktuell zu halten und den Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dies war nur digital möglich. Unternehmensorganigramme und -prozesse wurden daraufhin in unterschiedlicher Form mittels Einzellösungen erstellt. Jetzt nutzt das Unternehmen dafür das Programm Aeneis, einer Prozessmanagement-Lösung der Intellior AG.

Zugriff über das Intranet

Heute können die Mitarbeiter auf das Reiling-Intranet (R-NET), das mit Aeneis erstellte Web-Portal zugreifen, indem alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Die Bereiche Risikomanagement, Reklamationen, Datenschutz stehen dabei nur bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung. Das Qualitätsmanagement hat sich durch den Einsatz der Lösung grundlegend verändert. Früher sei man für ein Audit zur ISO-Zertifizierung mit einem Kombi vollgepackt mit Akten losgefahren, so Bigge. Dabei kam es vor, dass Dokumente nicht vorlagen und nachgereicht werden mussten. In der aktuellen Situation reicht der Laptop. „Das hat unsere Arbeit komplett umgekrempelt“, sagt er. Auch die Rollen der Mitarbeiter sind klar definiert: Es gibt nicht nur den Informationsbaum, sondern auch Informationen aus allen Abteilungen. In den Managementsystemen sind die Beschreibung der Tätigkeiten der Mitarbeiter, Ansprechpartner, Stellvertreterregelungen hinterlegt.


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