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Kollaboration mit Geschäftsanwendung steuern

Das ERP-System
als soziales Netzwerk

Einer Studie der Fraunhofer Gesellschaft zufolge agiert ein Großteil des deutschen Mittelstands bereits in Kooperationsnetzen oder steht dem grundsätzlich offen gegenüber. Viele Unternehmen gründen interdisziplinäre Projektteams, die ihre Aufgaben über traditionelle Niederlassungsgrenzen hinweg standortübergreifend bearbeiten. Doch wie lässt sich die Kommunikation so koordinieren, dass daraus Wettbewerbsvorteile entstehen?

 (Bild: ©Gregory Lee / Fotolia.de)

(Bild: ©Gregory Lee / Fotolia.de)

Strategische Allianzen, Joint-Ventures, virtuelle Fabriken, regionale Netzwerke – im globalen Wettbewerb ist unternehmensübergreifende Kooperation längst einer der Erfolgsfaktoren. Gleichzeitig wird die Geschäftswelt zunehmend von der Arbeitsweise der Generation Y geprägt. Bereits seit 2015 gehört jeder zweite Anwender zu den Post-1980-Geborenen, also dem Teil der Bevölkerung, der beinahe wie selbstverständlich mit PCs, Tablets und Smartphones umzugehen weiß. Dazu bringt das Internet ständig neue Informations- und Kommunikationsmittel hervor, die das Nutzerverhalten verändern – man denke an soziale Netzwerke wie Facebook oder Messenger-Dienste wie WhatsApp, die von der aktuellen Generation sofort adaptiert und als Standard interpretiert werden. Hersteller von Unternehmenssoftware berücksichtigen dies, indem sie die Systemoberflächen ihrer Lösungen optisch und funktional nach diesen Nutzererwartungen ausrichten. Auch der kooperative Gedanke findet zunehmend Eingang in die Systemarchitektur, ebenso wie die Möglichkeit, das Frontend individuell nach den eigenen Tätigkeitsfeldern zu personalisieren. Das Wissen wird geteilt, die ´Schwarmintelligenz´ erarbeitet die Lösungen.

Social-ERP unterstützt bei der Zusammenarbeit

Wird all dies vereint, spricht man von Social-ERP und davon, die Unternehmenssoftware als aufgabenorientierte Plattform für kollaborative Zusammenarbeit zu nutzen. Denn anders als im Privaten ist es für Unternehmen ungleich schwerer, diese neue Vielfalt der Kommunikationswege gewinnbringend einzusetzen bzw. daraus effiziente Prozesse abzuleiten. Marcel Schober, Geschäftsführer beim Ettlinger ERP-Spezialisten Oxaion, sagt dazu: „Gerade kleine und mittelständische Unternehmen geraten oftmals in die Kommunikationsfalle. Die Kommunikation erfolgte oftmals wenig transparent und Arbeiten wurden auf Zuruf erledigt. Wachsen die Unternehmen oder integrieren durch Stellennachfolgen neue Mitarbeiter, ist oftmals kaum nachvollziehbar, wer mit wem und in welchen Bahnen kommuniziert. Das wird schon bei scheinbar simplen Workflows wie dem Umlauf einer Rechnung deutlich. Doch nicht nur die dadurch entstehenden Aufwände senken die Effizienz, auch die fehlende Nachverfolgbarkeit von Entscheidungen stellen ein Risiko dar. Geschäftsbezogene Kommunikation gehört daher ins ERP-System.“ Der Bedarf an kooperativen Systemen, die als unterstützendes Werkzeug im Tagesgeschäft zum Einsatz kommen, nehme deshalb rasant zu. Nach Marcel Schober sei es optimal, eine solche Lösung in das ERP-System zu integrieren. „Ein ERP-System ist die Mutter aller Unternehmensdaten und deshalb grundsätzlich in der Lage, all diese Informationen gewinnbringend zu strukturieren und dem Anwender die richtigen Werkzeuge für kooperatives Arbeiten an die Hand zu geben.“

ERP-Lösung mit Kommunikationsplattform

So hat auch der ERP-Hersteller Oxaion mit Crossfeed eine Kollaborationsplattform entwickelt, die als zentraler Navigationsstartpunkt für die Unternehmensanwendungen fungieren und Anwender aufgabenorientiert zusammenbringen kann. Optisch hat sich der Hersteller am Verhalten internetaffiner Anwender orientiert. „Das Frontend ist das entscheidende Werkzeug im digitalen Workflow“, sagt Schober: „Prozesse erscheinen weniger komplex, wenn sie von einer intuitiven Bedienlogik getragen werden – ähnlich wie bei Smartphone-Apps liegt die Kunst in der Reduktion auf das Wesentliche.“ Die Kollaborationsfunktionalität sei außerdem auf die eigenen Aufgaben und Projekte personalisierbar und enthalte Verknüpfungen, um individuelle Arbeitsziele mit wenigen Klicks erreichen zu können. „Wir haben sehr viel Wert auf Dynamik und Flexibilität gelegt und sind überzeugt, dass wir dadurch eine schlüssigere und persönlichere Nutzung des ERP-Systems ermöglichen.“

Multisitefähige, rollenbasierte Plattform

So ist es mit Crossfeed möglich, mehrere Mandanten zentral auf einer Oberfläche zusammenzuführen, zuvor musste man dafür noch mehrere Sitzungen parallel laufen lassen. Damit lassen sich beispielsweise Multisite Architekturen wie zentrale Service-Gesellschaften für einzelne Unternehmen einfacher integrieren. „Ausgangsfrage war: Wie bekommen wir die vielen Systeme, die bei Unternehmen im Einsatz sind, unter einen Hut“, schildert Schober zur Entwicklungsarbeit. Der zweite wichtige Ansatz war, die vielen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten auf einer Oberfläche zu vereinen. „E-Mail, Telefon, Chatsysteme oder Alternativlösungen wie Skype liefen immer parallel zur eigentlichen Unternehmenslösung – mit Crossfeed machen wir diese Lösungen nun systemimmanent und binden sie so stärker an die eigentlichen Prozesse.“ Das dritte Entwicklungselement war schließlich, für den Anwender bessere Möglichkeiten der Navigation und Personalisierung zu schaffen. Dies geschieht nun größtenteils über aufgabenspezifische, rollenbasierte Dashboards. Auch können Anwender Internetadressen für externe Systeme und ausführbare Dateien hinterlegen oder sich Programme, die sie täglich brauchen, zu Favoriten zusammenstellen. Über integrierte Analysefunktionen lassen sich zudem wichtige Kennzahlen und Reports in Schaubildern darstellen.

Integrierte Pinnwand und Social-Media-Elemente

Die Strategie, Mitarbeiter unterschiedlicher Bereiche kollaborativ zusammenzuführen, verfolgt auch die Pinnwand, die ins ERP-System integriert wurde. Diese besitzt ähnliche Funktionalitäten wie WhatsApp oder andere Messengerdienste. Anwender können Push-Nachrichten versenden und sich Kommunikationspartner als Favoriten hinterlegen oder Benutzergruppen für gemeinsame Projekte definieren. Mittels Oxaion BPM (Business Process Management) lassen sich individuelle Workflowpositionen für Gruppen festlegen, Aufgaben können damit an einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams vergeben werden. Die Zusammenarbeit etwa von Projektteams wird durch Social-Media-Elemente wie Einzel- und Gruppenchats unterstützt, welche die abteilungsübergreifende Kommunikation erleichtern und ins ERP-System verlagern sollen. Das Ziel ist auch, jegliche Kommunikation über Chat, E-Mails und so weiter direkt im jeweiligen Projekt anlegen und später archivieren zu können.

Auch für unterwegs geeignet

Derzeit entwickelt das Unternehmen aus Ettlingen eine App, damit sich Benachrichtigungen und Pinnwandeinträge auch mobil über Smartphone und Tablet abrufen lassen. Ebenso landen Einträge von unterwegs direkt in Oxaion-ERP. Mitarbeiter sind auf diese Weise jederzeit mit dem Firmennetzwerk verbunden, um etwa Urlaubsanträge von zuhause aus anstoßen zu können. Und nicht zuletzt die Arbeit von Mitarbeitern im Home-Office lässt sich mit dem Kollaborationwerkzeug hervorragend unterstützen.


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