CRM-Software als Effizienzgewinn

Digitale Ordnung statt analogem Chaos

‚Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über seinen Benutzer aus?‘ Dieses Zitat wird Albert Einstein zwar fälschlicherweise in den Mund gelegt, trotzdem ist es eine gelungene Pointe zur Diskussion über das beste Umfeld für produktive Arbeit. In der digitalen Späre gilt auf jeden Fall: Saubere Datenablagen, schnelle Suchfunktionen und sinnvolle Funktionsanordnungen sparen jede Menge Zeit – gerade beim Kundenbeziehungsmanagement.

Bild: ©thodonal/stock.adobe.com

Welche Art Schreibtisch drückt eine bessere Arbeitsmoral aus, der unordentliche oder der leere? Diese Frage dürfte Menschen – vermutlich insbesondere Vorgesetzte und Eltern schulpflichtiger Kinder – beschäftigen, seitdem Büroarbeitsplätze nicht nur mit Pergament und Federkiel ausgestattet sind. Was früher für Chaos auf dem Schreibtisch sorgte, verschob sich später in die digitale Welt. Ein mit Icons vollgepackter Desktop ersetzte die klassische Zettelwirtschaft, die schlampig geführte Adressbuch-Applikation den unsortierten Rolodex und der Stapel an halb geöffneten Briefen musste einem übervollen Outlook-Postfach weichen. War das Aufräumen des Arbeitsplatzes aber oft noch eine mühsame und lästige Aufgabe, bietet der ­digitale Weg einige Abkürzungen: CRM-Software hilft dabei, wieder Ordnung in die persönliche Arbeitswelt zu bringen und diese auch langfristig beizubehalten.

Alles an seinem Platz

Hauptaufgabe eines Customer-Relationship-Management-Systems bleibt, wie der Name schon verrät, vordergründig die Verwaltung von Kundendaten. So sollen CRM-Tools eine einfachere Bindung zum Abnehmer sowie im Endeffekt dadurch eine bessere zur Folge haben. Selbstverständlich besteht ein großer Teil dieses Verwaltungsprozesses aus der korrekten Ablage und Sortierung der oftmals unzähligen Kontakte. Schluss mit langwierigen Such- oder Sortierprozessen, CRM-Systeme nehmen diese Aufgaben automatisch vor und machen die Informationen gleichzeitig leicht abruf- und auffindbar. Durch Kontakteinträge lässt sich dazu sicherstellen, dass auch Kolleginnen und Kollegen immer den aktuellsten Stand der Beziehung zum jeweiligen Kunden kennen. Informationen sowie Korrespondenzen, ob telefonisch oder per Mail, gehen auf diesem Wege niemals verloren und lassen sich mit wenigen Klicks zuordnen.

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Wer suchet, der findet

In den vergangenen Zeiten von Ringordnern bestand ein großer Teil der Büroarbeit aus der korrekten Ablage wichtiger Dokumente. Noch zeitraubender war nur das Suchen, wenn das Sortieren zuvor nicht gewissenhaft genug vonstattenging. Zunächst verlagerte sich das gleiche Problem in die digitale Welt: unzählige Ordner, mit Unmengen an Dateien in oftmals unübersichtlicher Struktur. Dabei kann es sich häufig um wichtige Dokumente wie Verträge oder Einverständniserklärungen handeln, die so im digitalisierten Chaos untergehen. In CRM-Software lassen sich Dokumente dem zugehörigen Kunden digital zuordnen. So haben Anwender sowohl Kontaktdaten als auch relevante Informationen aus externen Dateien auf einen Blick abrufbar und ersparen sich bei Nachfragen oder Unklarheiten oftmals lange Suchprozesse.

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Ordnung im Werkzeugkasten

Der englische Begriff Tools beschreibt sowohl das klassische Werkzeug auf dem Schreibtisch als auch das modernere digitale Äquivalent dazu, welches die Büroarbeit heute um ein Vielfaches erleichtern. Doch kann auch ihre Anzahl, ebenso wie die der Schreibtischutensilien Schere, Tesafilm und Co., außer Kontrolle geraten. CRM-Systeme integrieren eine Vielzahl dieser Softwareergänzungen durch Schnittstellen in eine übergeordnete Sammlung und bündeln ihre Wirksamkeit. Zugang erfolgt dann allein auf der Oberfläche des CRM, Funktionen und Datenbanken der angebundenen Tools lassen sich jedoch in vollem Umfang nutzen. So kann sich jede Branche spezifisch das passende Customer-Relationship-Management für die eigenen Anforderungen zusammenbasteln, gleichzeitig einer unübersichtlichen Masse an Anwendungen aus dem Weg gehen und die Ordnung zurück in den digi­talen Arbeitsplatz bringen.

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