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Worin sich DMS, ECM und EIM unterscheiden

Oder einfach Informationsmanagement?

Wer sich mit der elektronischen Verwaltung von Daten und Dokumenten beschäftigt, stößt schnell auf die drei Akronyme DMS, ECM und EIM. Sie scheinen synonym, zumal selbst einige Anbieter solcher Systeme ihre Produkte mal als DMS, ECM- oder EIM-System bezeichnen. Aber es gibt graduelle Unterschiede zwischen einem Dokumentenmanagementsystem, dem Enterprise Content Management und dem Enterprise Information Management.

Bild: ©SFIO CRACHO/stock.adobe.com

Elektronische Dokumente, die im Dateisystem abgelegt werden, etwa dem Windows Explorer, lassen sich zwar durch Dateinamen, -typ und so weiter eindeutig identifizieren – die Schlagwörter werden aber nicht zentral in einer Datenbank verwaltet. Außerdem können die Inhalte der Dokumente nicht indexiert werden. Das führt zu zeitraubenden Suchläufen. Sind mehrere Versionen im Umlauf, lassen sich Bearbeitungsstand und Lebenszyklus von Dokumenten nur schwer nachvollziehen.

Von der Dateiablage zum DMS

Vor diesem Hintergrund sind Mitte der 90er-Jahre zunächst Dokumentenmanagement-Systeme entstanden. Der Definition der Association for Information and Image Management (AIIM) folgend, ist ein DMS ein Computersystem beziehungsweise eine Software zur Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente. Diese haben ihren Ursprung in papierbasierten Dokumenten, die mithilfe eines Scanners digitalisiert wurden. Heutzutage verwaltet ein DMS natürlich auch eine Vielzahl weiterer elektronisch erstellter Dokumente. Es unterstützt Unternehmen bei deren effizienter Verwaltung durch schnellen und unternehmensweiten Zugriff auf die Dokumente, kürzere Durchlaufzeiten und reduzierte Kosten durch eine verbesserte Raumnutzung. Gegenüber der reinen Dateiablage zeichnen sich DMS durch ihre nahezu unbegrenzte Vergabe von Suchkennzeichen – den Indizes – die Einrichtung von Rechtekonzepten und ein Versionsmanagement über Check-in-Check-out-Mechanismen aus.

ECM als Evolutionsstufe

Einen Schritt weiter gehen die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Der Begriff kam erstmalig gegen Ende der 90er-Jahre auf. Mit ihm wurde versucht, bestehende DMS mit den neuen Internettechniken des Web-Content-Managements begrifflich und inhaltlich zu kombinieren. Schnell verknüpfte man mit dieser neuen Art von Verwaltungssystemen das Ziel einer Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen. Es ging um eine generelle Zusammenführung von unstrukturierten und strukturierten Informationen an einem zentralen Ort. In dieser Lesart werden ECM-Systeme gemeinhin als übergeordnete Plattform zu einem DMS angesehen, umgekehrt betrachtet bilden letztere also einen untergeordneten Teil eines ECM-Systems.

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EIM lenkt die Zusammenarbeit

Nicht lange nach dem Aufkommen des ECM-Begriffes forderten erste Initiativen, ihr erweitertes Verständnis dieser Art von Datenverwaltung mit einem weiteren Begriff abzugrenzen, dem Enterprise Information Management. EIM gilt demnach vielen als ECM 2.0. Dieser Lesart zufolge stellen DMS und ECM die Basis dar, auf der das Enterprise Information Management beruht. Wesentlicher Unterschied zum Begriff ECM: Ein EIM unterstützt zusätzlich die Bereiche der Zusammenarbeit (Kollaboration) und der generellen Verbesserung in der Prozessgestaltung innerhalb des Unternehmens. Mithilfe eines EIM-Systems können also auch komplexe Workflows und Arbeitsprozesse optimiert werden.

Übergreifendes System

Deshalb umfasst EIM auch alle anderen Systeme, in denen geschäftsrelevante Informationen vorgehalten werden, wie ERP- oder CRM-Software. Dafür wurde der Begriff in der Vergangenheit allerdings auch kritisiert. Der Einwand war, er konkretisiere nichts, sondern versuche lediglich, noch weitere Anwendungsaspekte unter einem einzigen Begriff zu subsumieren: EIM als Synonym für alle IT-Anwendungen, in denen geschäftliche Informationen verarbeitet werden – diese Auffassung halten einige Analysten für zu verwässert. Im deutschsprachigen Raum hat sich der Begriff folglich nicht gleichberechtigt neben DMS und ECM behaupten können.

Ratlosigkeit bei Unternehmen

Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Begrifflichkeiten sind in den letzten 25 Jahren intensiv debattiert worden. Dieser Diskurs spielt sich im Wesentlichen unter Analysten und sonstigen Opinion Leadern ab. Der Praxis war dies nicht unbedingt zuträglich, es sorgte vor allem für Verunsicherung unter Anwenderinnen und Anwendern: Welche Software ist nun die richtige für die Verwaltung meiner Dokumente? Durch technischen Fortschritt haben sich außerdem die Unterschiede zunehmend verwischt: Selbst viele Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten mittlerweile die umfangreichen Funktionalitäten eines ECM-Systems. Am besten sollten sich Unternehmen daher über Softwarelösungen aus allen drei Bereichen informieren, wenn sie auf der Suche nach einem System mit solchen Funktionalitäten sind.

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Schon wieder überholt

Wer die heute etablierten Begriffe mit der betrieblichen Realität abgleicht, könnte ohnehin fragen, warum Enterprise und Content nicht längst abgetrennt wurden. Denn die Informationen, um die es geht, haben die Sphäre des (eigenen) Unternehmens längst verlassen und liegen vielfach außerhalb: auf Kunden- und Lieferantenportalen, wo sie mit externen Geschäftspartnern geteilt werden, auf Social-Media-Kanälen und privaten Rechnern. Und der Begriff Content wird zwar inzwischen nicht mehr automatisch mit Webinhalten assoziiert. Jedoch ist seine Definition laut AIIM noch immer problematisch, denn er wird dort mit unstrukturierten Inhalten wie Dokumenten gleichgesetzt. Bestandteil von ECM sind aber seit jeher auch schon strukturierte Daten wie Listen. Sinnvoll wäre es daher, nur noch von Information Management zu sprechen. Weil dies nun aber wiederum sehr weit gefasst ist, wird es wohl auch künftig heißen: DMS, ECM oder EIM? Oder von allem ein wenig?

Datum:15. Juni 2021

Autoren:Manfred Forst ist Geschäftsführer der DMSFactory.

Themen: Produktentwicklung

Webseite: www.dmsfactory.com

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