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Unternehmensanwendungen

Was nutzt ein ERP-Testsystem?

Nicht selten heißt es, ERP-Testsysteme seien überflüssig, zeitaufwändig und teuer. Dabei nützt der Betrieb einer solchen Testumgebung sogar dann, wenn die eigentliche ERP-Lösung schon reibungslos funktioniert.

 (Bild: ©putilov_denis/stock.adobe.com)

(Bild: ©putilov_denis/stock.adobe.com)

Vor allem, wenn im Live-Betrieb des produktiven Systems alles funktioniert, fragen sich Mitarbeiter oft, warum Sie diesen zusätzlichen Aufwand betreiben, und ein ERP-Testsystem regelmäßig nutzen sollen. Dieser Beitrag stellt den Aufwand für das Betreiben und die Vorteile eines aktiv genutzten ERP-Testsystems gegenüber und veranschaulicht den Nutzen für das produktive ERP-System. Ein ERP-Testsystem ist eine Kopie des produktiven ERP-Systems. Die gesamte Produktivumgebung mit allen Funktionen und Einstellungen wird zu einem bestimmten Zeitpunkt eingefroren und im Testsystem abgebildet. Alle Daten, Prozesse und Workflows stehen hier für Tests, Weiterentwicklungen, Implementierungen neuer Prozesse und Fehleranalysen bereit.

Mehraufwand muss lohnen

Der Betrieb eines Testsystems ist allerdings nur bei regelmäßiger Pflege sinnvoll – und wenn es auch genutzt wird. Aufwand entsteht dabei für:

  • • die Systemadministratoren, die das ERP-Testsystem bereitstellen und die Daten aktuell halten,
  • • die Fachabteilungen, die sich neben dem Tagesgeschäft für die Arbeit mit dem ERP-Testsystem Zeit einplanen.

Hinzu kommt ein zweites funktionierendes System, das Ressourcen wie CPU-Leistung, Arbeitsspeicher und Plattenspeicher verbraucht. Oft ist dies durch ein Upsizing der virtuellen Umgebung sehr einfach zu bewerkstelligen – bei echter verbauter Hardware wird es aber etwas komplizierter. Hier müsste für eine vollständige Testumgebung jede Maschine ein zweites Mal angeschafft werden. Nicht zu vergessen: Auch für ein ERP-Testsystem sind Lizenzen erforderlich. Je nach ERP-System und Anbieter können hier zusätzliche Kosten entstehen.

Fehler risikolos beheben

Bei einigen Vorgängen im ERP-System – z.B. bei Buchungen der Finanzbuchhaltung – werden automatisch Belege erstellt, die nicht einfach gelöscht oder aus dem System genommen werden können. Werden im Produktivsystem Fehler entdeckt, sollte man für die Behebung auf das ERP-Testsystem wechseln. Nur hier lassen sich Fehler ohne Risiko nachstellen, analysieren und beseitigen. Um bei dem Beispiel der Finanzbuchhaltung zu bleiben: Hier ist es egal, ob bei den Tests und der Fehlerbehebung widersprüchliche Buchungsbelege entstehen, die sich nur mit Storno oder Gegenbuchungen geradebiegen lassen. Kein Wirtschaftsprüfer schaut die Testsysteme an.

Laufende Verbesserungen

Mit einem aktuellen ERP-Testsystem lässt sich verhindern, dass bei einigen Spezialfällen Work Arounds etabliert werden, die nur außerhalb der ERP-Software gelöst werden können (etwa durch Aufschreiben oder auf Zuruf). Dies fördert die kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse und der ERP-Lösung. Dies gilt vor allem dann, wenn es sich um noch nicht definierte Sonderfälle handelt, bei denen unterschiedliche Fachbereiche betroffen sind. Nur im Testsystem besteht die Möglichkeit, neue Ideen ‚am lebenden Objekt‘ auszuprobieren und im Projektteam den neuen Standardprozess ohne das Risiko vollständig zu betrachten, dass die Tests im Produktivsystem Spuren hinterlassen.

Backups und Restores

Ein Restore aus einem Backup wiederherzustellen ist keine alltägliche Aufgabe. Doch es sollte keinesfalls im Produktivsystem ‚live‘ getestet und geübt werden. Die Probe im ERP-Testsystem beantwortet wichtige Fragen wie:

  • • Wie lange steht bei einem Backup das System nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung?
  • • Auf was haben die Nutzer in diesem Zeitraum Zugriff?
  • • Ist es möglich während der Backup-Phase (eingeschränkt) an bestimmten Projekten weiterzuarbeiten?
  • • Wie lange dauert es bis alles wieder voll funktionsfähig ist?

Neue Schnittstellen testen

Im Laufe eines ERP- Releasezyklus ist es notwendig, immer wieder neue Systeme zu implementieren. Mögliche Gründe:

  • • Geschäftsprozesse werden erweitert,
  • • Anbindungen zu neue Kunden, Partnern, Lieferanten,
  • • Standardschnittstellen oder die Verbindung zum Logistikdienstleister ändern sich.

Auch die Integration neuer Schnittstellen sollten nicht im Live-Betrieb getestet werden, da dies ungewollte Fehler oder Seiteneffekte mit sich bringen kann.

Patches und Updates testen

Patches und Hersteller-Updates sind dazu gedacht, vorhandene Probleme zu beheben. Aber auch hier können Seiteneffekte auftreten. Jeden Patch, den die Systemadministratoren vorab im ERP-Testsystem einspielen, erlaubt Aussagen auf das Zeitverhalten und Abhängigkeiten zu anderen Modulen. Und nur in einem Testsystem kann danach ausführlich überprüft werden, ob die gewünschte Änderung des Patches sich wie gewünscht verhält.

Routine erwünscht

Wurden bei der ERP-Einführung noch Testszenarien entwickelt, alle Prozesse beleuchtet und das System auf Herz und Nieren geprüft, so geht dieses Wissen nach der Einführung oft sukzessive verloren. Mitarbeiter nutzen das Produktivsystem fürs Tagesgeschäft und Prozesse, die monatlich oder seltener stattfinden (Inventur, Jahresabschluss) geraten in Vergessenheit und werden nur nach ‚Fahrplan‘ abgearbeitet. In einem Testsystem lassen sich Abläufe und Buchungen für Monatsabschlüsse ohne Konsequenzen durchspielen. Durch das regelmäßige Testen der Anwendung und der Prozesse gewinnen Fachabteilung und Systemadministratoren Routine und Vertrautheit mit dem System.

Upgrades fallen leichter

Das Upgrade des ERP-Systems auf eine neue Version wird von vielen Mitarbeitern als bedrohlich wahrgenommen. Schließlich ist die letzte ERP-Einführung schon lange her und viel Wissen und Erfahrung aus dieser Zeit ist verloren gegangen. Die Ablehnung eines Systemwechsel nimmt zu. Im schlimmsten Fall wird ein dringend notwendiges neues Release nicht getestet und nie eingeführt.

Nutzen Fachabteilungen und Administratoren regelmäßig das ERP-Testsystem, sind die Hürden für ein Upgrade deutlich geringer. Das neue Wissen von damals ist zur Routine geworden und wichtige Updates, Patches oder Releases gelingen mit deutlich geringerem Aufwand. Dies spart viel Zeit, da alle Fachabteilungen das ERP-System bereits kontinuierlich weiterentwickeln und für nachfolgende Veränderungen aufgeschlossener und besser gewappnet sind.

Gutes Investment

Der ROI für das regelmäßige Nutzen eines ERP-Testsystems für Fehlerbehebung, Analysen und Weiterentwicklung von Prozessen ist gegeben – erschließt sich oftmals aber erst auf den zweiten Blick. Die Pflege eines Testsystems scheint in folgenden Fällen unnötig:

  • • Solange das Tagesgeschäft läuft und keine neuen Prozesse erforderlich sind,
  • • Sonderfälle bei Workflows noch nicht identifiziert wurden,
  • • keine Fehler auftreten,
  • • keine Patches oder Updates anstehen,
  • • alle Schnittstellen auf dem aktuellen Stand sind.

Doch sobald einer der gerade aufgezählten Fälle Eintritt, ist ein aktuelles ERP-Testsystem, sowie das Wissen und die Erfahrung mit Testszenarien enorm nützlich. Zudem bleiben Mitarbeiter und Systemadministration routiniert im Umgang mit dem ERP-System jenseits des Tagesgeschäfts. Vor allem wenn der Hersteller des Systems ein neues Release ankündigt, ist eine Mannschaft von Vorteil, die die aktuelle Softwareversion in vollem Umfang beherrscht. Denn dann ist das Einspielen wichtiger Updates, Service-Releases und Patches ins Produktivsystem ebenfalls reine Routine. n technischer Redakteur und Bernhard Räther als ERP-Berater bei Inway Systems.


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