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Planungs- und Controllingsoftware

Überblick mit integrierter Planung

Die Abläufe und Verfahren beim Maschinenbauer Schabmüller sind insgesamt auf hohem Stand. Doch bis vor kurzem wurden viele Planungen noch mit eigenen Tools und Excel erstellt. Um hier mehr Spielraum und Geschwindigkeit für Entscheidungen zu erlangen, führte der Produzent eine dezidierte Anwendung zur Unternehmensplanung ein. Viele Pläne lassen sich so konsolidieren und mit Simulation auf offenes Potenzial untersuchen.

Maschinenbauer Schabmüller - Überblick mit integrierter Planung

Bild: Schabmüller GmbH

Die Schabmüller GmbH ist Teil der italienischen Zapi-Gruppe. Sie sitzt mit ihrer 80-jährigen Firmentradition in Berching und entwickelt, konstruiert und fertigt elektrische Maschinen sowie Antriebssysteme für den industriellen Einsatz. Der Fokus liegt auf kundenspezifischen Lösungen mit besonderen Anforderungen, darunter Hybridsysteme, mobile Arbeitsgeräte oder batteriebetriebene Fahrzeuge. Die Produkte werden in einem durchgängigen Prozess – von der Kundenanfrage bis zur Serienlieferung – entwickelt. Das Unternehmen ist schlank organisiert, um sich den schnell wandelnden Geschäftsbedingungen anzupassen und auf aktuelle Anforderungen reagieren zu können. Diese Ausrichtung sollte sich auch in der Software widerspiegeln. Bis vor kurzem wurde der Gewinn-und-Verlustplan mit eigenen Tools und Excel erarbeitet. Damit stieß man jedoch an eine Grenze, als eine Anforderung umgesetzt werden musste, die in Excel einen hohen Programmieraufwand verursacht hätte. Hinzu käme der Aufwand, die immer wieder auftretenden Änderungen interner wie externer Art einzuarbeiten, seien es neue Produktgruppen, neue Konten, veränderte Zahlungsverhalten, Anforderungen der Muttergesellschaft oder Regularien, die das Bilanzrechtmodernisierungsgesetz (BilMoG) und das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) erfordern.

Pläne konsolidieren

Um diese Herausforderung in den Griff zu bekommen, suchte Schabmüller nach einem integrierten und anpassungsfähigen Planungssystem, das Teilpläne wie Vertriebsplan, Personalplan oder Investitionsplan zu einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz- und Liquiditätsplan zusammenführen kann. Das neue System sollte außerdem mit der ERP-Software von SAP harmonieren. Weiteres wichtiges Kriterium für den Maschinenbauer: Die Lösung sollte Simulationen ermöglichen, um die Auswirkungen von Unternehmensentscheidungen oder externen Veränderungen auf alle für Bilanz und Finanzen relevanten Aspekte – über mehrere Jahre hinweg – transparent zu machen. Darüber hinaus sollte die Benutzerführung einfach genug sein, um die zügige Erstellung von Abweichungsanalysen, Forecasts und Simulationen zu erlauben, ohne dass die Mitarbeiter Formeln und Funktionen überprüfen oder nacharbeiten müssen.

Vertrieb und Reporting

Hinzu kamen unternehmensspezifischere Anforderungen: Da Schabmüller auf Ebene von Kunden, Geschäftsbereichen und Produktgruppen in Bezug auf Umsatz, Einzelkosten und Deckungsbeiträgen plant und das gesamte Unternehmen seit Jahren auf diese Weise erfolgreich gesteuert wird, sollte zum Paket auch ein Vertriebsmodul gehören. Außerdem sollten das monatliche Reporting der italienischen Muttergesellschaft und das interne Reporting gleichzeitig in den ersten Tagen des Folgemonats erstellt werden können. Bei der Suche nach einer passenden Software und einem erfahrenen Anbieter schaute sich Jürgen Pfeil diverse Lösungen an und informierte sich bei einer Tagung über die Neuerungen auf dem Markt. Aufgrund führerer Erfahrungen entschied sich der Leiter Finanzen/Controlling/Personal/IT bei Schabmüller für die BSP-ONE-Suite vom Software-Anbieter Denzhorn.

In der Praxis

Das Erfolgs- und Finanzsystem wurde 2013 eingeführt. Ein Berater analysierte und erstellte mit Schabmüller die notwendige Struktur. Der IT-Partner unterstützte zudem bei der Stammdatenübernahme aus SAP. Von der Unterschrift bis zur erstmaligen Anwendung dauerte es etwa drei Wochen. Die Teilsysteme wurden in den Folgejahren implementiert. BSP-ONE wird nun von der Controlling-Abteilung in Berching genutzt. Weitere Module kommen dabei zum Einsatz: Vertrieb, Fertigung und Einkauf werden über die Abweichungsanalyse der Deckungsbeiträge nach Produktgruppen mit dem Vertriebsmodul analysiert. Über das Personalmodul erfolgt das Personalcontrolling einzelner Bereiche und des Gesamtunternehmens. Der Einfluss von Entwicklungen außerhalb des Unternehmens wie die Rohstoffpreisentwicklungen, aber auch Entscheidungen der Geschäftsführung etwa über Investitionen, werden über Forecasts oder Simulationen dargestellt. So entsteht Klarheit über deren Auswirkungen auf Liquidität, Erfolg und Vermögensstruktur im Unternehmen. „Wir haben heute eine abgestimmte, integrierte Unternehmensplanung, die alle notwendigen Teilpläne beinhaltet,“ sagt Pfeil. Insbesondere die größere Transparenz in den Vertriebszahlen und im Personalbereich mache sich bemerkbar. Abweichungen werden schnell erkannt und es kann gegengesteuert werden. Das Vorhandensein aller Detailpläne, die Integration aller Module und die definierten Reports nennt Pfeil als Vorteile des Systems. Er plant, das Vertragsmodul und auch die Planung auf Kostenstellen im nächsten Jahr einführen. Auch die Nutzer äußern sich zufrieden über die klaren Strukturen des Systems, die Datenübernahme aus der SAP-Anwendung und die insgesamt schnell zu erlernenden Handhabung. Pfeil erwartet aber auch eine Weiterentwicklung des Systems in der Zukunft und hofft auf eine Integration der Cloudtechnologie, sodass auch von Zuhause aus ein Zugriff möglich wird.

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