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Reifegradmodelle im Projektmanagement

Reif für Veränderungen?

Reifegradmodelle sollen Unternehmen bei der Qualitätsbeurteilung von Projektmanagementprozessen sowie deren kontinuierlicher Optimierung helfen. Sie signalisieren dem Markt Qualität und Zuverlässigkeit und sichern so die eigene Wettbewerbsposition.

Reifegradmodelle im Projektmanagement

Bild: House of PM GmbH

Um für den Wettbewerb gut aufgestellt zu sein, ist Prozessoptimierung für Unternehmen aller Branchen zunehmend unabdingbar. Einige Unternehmen bedienen sich zur Bewertung der Qualität ihrer Prozesse sogenannter Reifegradmodelle, auch wenn dies mit organisatorischem und finanziellem Aufwand verbunden ist. Unternehmen können jedoch langfristig davon profitieren. Klar strukturierte Projektmanagement-Prozesse sind in vielen Branchen, wie in der Automobilindustrie, ein vorausgesetzter Standard. Um diesen Qualitätsanforderungen zu genügen, lassen sich Unternehmen anhand von Reifegradmodellen gezielt auf ein bestimmtes Level hin entwickeln. Die Modelle finden ebenfalls im Bereich der Compliance, im Risikomanagement oder im Anforderungsmanagement Anwendung.

Verlust der Reputation

Nach außen signalisiert der Reifegrad ein genormtes Maß an Professionalität. In hochspezialisierten Branchen werden Aufträge häufig nur an Zulieferer vergeben, die einen nachweislich hohen Reifegrad haben. Es wird Wert darauf gelegt, dass bei allen Zulieferern ein Prozesssystem implementiert ist, das unter anderem ein hochentwickeltes Projektmanagement enthält. Systemlieferanten, die für ihre Auftraggeber Komponenten entwickeln, dokumentieren und konstruieren, müssen nachvollziehbare Prozesse nutzen und gleichbleibende Lieferqualität leisten. Einige Reifegradmodelle wie das IPMA-Delta-Modell, das jeweils einzelne Prozessgebiete mit Reifegraden beurteilt, fordern diesbezüglich sogar, nicht mit Unternehmen unterhalb des eigenen Grades zusammenzuarbeiten – andernfalls fällt das auf die Bewertung des eigenen Betriebs zurück. Reifegrade begleiten ein Unternehmen von der Entwicklung bis zum Zeitpunkt der Produktion des ersten Produkts unter Serienbedingungen. Und auch für die Zulieferer ist der Beginn der Serienproduktion ein wichtiger Meilenstein. Sie müssen bis dahin alle Teile auf Serienstand gebracht und den Produktionsfluss soweit optimiert haben, dass die Abrufe bedient werden können. Als System-, Teile- oder Komponentenlieferant gilt es dabei die Reife vorzuweisen, alles entsprechend auf diesen Zeitpunkt hin zu planen, damit eine pünktliche Lieferung möglich ist. Wem das nicht gelingt, verliert nicht nur Aufträge, sondern womöglich seine Reputation und setzt im schlimmsten Fall sogar die Zukunft des Unternehmens aufs Spiel.

Signal der Qualität

Reifegrade sollen eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit signalisieren, um so die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu sichern. Sie unterstützen auch bei der behördlichen Zulassung von Produkten und Dienstleistungen und finden sich so insbesondere in ausgesprochen sensiblen Industrien wieder, die von Behörden anhand strenger Auflagen überprüft werden. Auch global aufgestellte Unternehmen können sich an Reifegradmodellen orientieren, etwa wenn es darum geht einen kompetenten Geschäftspartner zu finden.

Bestandsaufnahme

Alle Reifegradmodelle haben gemeinsam, dass sie sich mit dem Projektmanagement beschäftigen – entweder voll umfänglich oder in Teilen. Man kann auch von einem Kompetenz- bzw. Standardisierungsgrad sprechen. Es handelt sich um eine Ist-Aufnahme, auf deren Basis Maßnahmen identifiziert werden, die zur Erhöhung der Kompetenzen umgesetzt werden. Zuvor ist jedoch zu klären, welche Verbesserungen die Organisation, die Projekte oder die Mitarbeiter überhaupt benötigen beziehungsweise, was der angestrebte Zielzustand ist. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage, welchen Stellenwert das Projektmanagement im Unternehmen hat und wie dessen Beitrag zum Unternehmenserfolg gesehen wird. Nur wenn diese Fragen geklärt wurden, ergibt es Sinn, die Investition in eine Reifegradentwicklung zu tätigen. Die gewonnene Transparenz wird nicht von jedem geschätzt: Mitarbeiter müssen schließlich konsequent rechtfertigen, wie sie ihre Projekte umsetzen.

Die richtigen Projekte

Oftmals betreffen die Veränderungen auch die Entscheidungen der Unternehmensspitze. Gerade im fortgeschrittenen Stadium lassen sich mit Reifegraden Kriterien für Projekt- oder Produktportfolios entwickeln, um die richtigen Projekte zu identifizieren und die falschen stillzulegen. Dieser Vorgang entlarvt Fehlentscheidungen und bedeutet unter Umständen auch ein Eingeständnis von Versäumnissen. Es werden aber auch andere Probleme transparent, wie die Arbeitsüberlastung von Projektmanagern. Dies kann zu einer Kündigung und somit zu einem Verlust von Knowhow führen. Reifegradmodelle können dabei helfen, diesem Effekt entgegen zu wirken, indem sie Unternehmen unabhängiger von den Mitarbeitern machen, denn durch das Prozesssystem und seine Standardisierung wird Wissen über Arbeitsabläufe und Abhängigkeiten in die Unternehmung getragen.

Nur mit Vertrauen

Die Einführung von Reifegradmodellen fordert von der Geschäftsführung als auch von allen Projektteams Akzeptanz und Einsatz. Die erfolgreiche Einführung ist an Bedingungen geknüpft.

  • Unternehmen, die ihre Projektmanagement-Prozesse nach eigenen, nicht nachvollziehbaren Maßgaben handhaben, sind in der Regel nicht für Reifegrade empfänglich, da Reifegradmodelle das Ziel haben, das Projektmanagement im Unternehmen transparent und wiederholbar zu machen.
  • Mitarbeiter müssen den Nutzen sowie die Ziele verstehen.
  • Insbesondere die Geschäftsführung muss dahinter stehen und dies kommunizieren, denn die Veränderungen kosten Geld und bringen bürokratischen sowie zeitlichen Aufwand mit sich.
  • Für Unternehmen, die sich an zeitnahen Resultaten orientieren, empfehlen sich alternativ Programme, die schon in kleinen Schritten Ergebnisse aufzeigen.

Die Reifegradentwicklung ist eine Veränderung in der Organisation. Sie setzt eine Unternehmenskultur und daraus resultierend eine Projektkultur voraus, die Änderungen eher als Chancen sieht, ohne die Risiken zu verleugnen.

Nutzen transparent machen

Intern schaffen Reifegrade einen Orientierungsrahmen und machen damit die Prozesskette planbar und messbar. Bei der Einführung gilt es jedoch zu beachten, dass keine blockierende Bürokratie erschaffen wird, sondern ein Fortschritt für alle Beteiligten erzielt wird. Um den erhöhten Aufwand und die festeren Vorgaben zu rechtfertigen, muss der Nutzen für das Unternehmen transparent gemacht und die Mitarbeiter daran beteiligt werden. Erst wenn die Vorteile auch für den Einzelnen sichtbar sind, wirken sich die Modelle positiv aus.

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