Vier-Punkte-Plan

Die Datenintegrität verbessern

Nur wer seinen Daten vertrauen kann, trifft wirklich fundierte Entscheidungen. Die Grundlage dafür sind vollständige und korrekte Stammdaten. Bei der Einführung einer entsprechenden Lösung gilt es jedoch, verschiedene Punkte im Blick zu behalten.

Stammdaten waren lange Zeit das Stiefkind unter den Unternehmensdaten. Das Hauptaugenmerk lag vor allem auf den Bewegungsdaten. Mit der Digitalisierung ändert sich das. Das belegt auch eine vom Analystenhaus BARC veröffentlichte Studie. Darin eroberte sich erstmalig das Thema ‚Master Data Management und Datenqualitätsmanagement‘ den ersten Platz unter den Top BI- und Datenmanagementtrends 2018. Die Gründe, die für ein unternehmensweites Stammdatenmanagement sprechen, sind vielfältig.

Information für das gesamte Unternehmen

Stammdatenmanagement ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf alle Teile, Teilegruppen oder Sparten. Denn erst vereinheitlichte Werte oder Statistikschlüssel erlauben ein Mandanten-übergreifendes Berichtswesen. Jenseits des Reporting bietet ein zentral gemanagter Teilestamm aber auch hohen operativen Mehrwert: Teileinformationen werden damit im gesamten Unternehmensverbund auffindbar. Auch, wer sich ein umfassendes Bild über seine Kunden oder seine Lieferanten machen will, kommt am Thema Stammdatenmanagement nicht mehr vorbei. Denn nur so lassen sich Informationen zu allen Kunden einer Branche, einer Region oder auch einer Produktgruppe vollständig bündeln. Dubletten werden vermieden. Compliance-Prüfungen der Adressen können bereits erfolgen, wenn ein Kunde oder Lieferant erstmalig im System angelegt wird. Kostspielige Mehrfachabfragen bei Auskunfteien entfallen.

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Nicht für jedes Unternehmen geeignet

Die Tatsache, dass sich ein Trend an der Spitze einer Rangliste etabliert hat, bedeutet aber nicht, dass auch jedes Unternehmen aus Fertigung und Handel auf diesen Zug aufspringen müsste. Es kann sich jedoch lohnen, ein Programm für Stammdatenmanagement zu etablieren. Insbesondere Unternehmen mit einer komplexen Firmenstruktur können davon profitieren – sei es, dass voneinander abhängige Geschäftsprozesse über mehrere Tochterunternehmen mit getrennten ERP-Mandanten laufen. Oder, dass ähnliche Geschäftsfelder in mehreren Mandanten abgebildet sind, beispielsweise in verschiedenen Auslandsniederlassungen. Zudem gilt, je höher der Anspruch an die Datenqualität ist, umso eher müssen Unternehmen aktiv werden. Denn wenn sich Fehler unentdeckt durchs System ziehen, kann dies hohe Kosten verursachen. Das Master Data Management darf sich zudem nicht nur auf ein System, etwa das ERP-System, beschränken. Systemübergreifende Prozesse zur Datenpflege und -bereinigung lassen sich heute mit Werkzeugen für das Data Quality Management einfach etablieren.

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Vier-Punkte-Plan

Unternehmen, die ihre Teile-, Kunden- oder Lieferantenstämme qualitativ verbessern und zentral managen wollen, können sich an vier Punkten orientieren:

• Zunächst sollte eine Bedarfsanalyse vorgenommen werden. Ergibt diese, dass ein Stammdaten-Management grundsätzlich sinnvoll und nützlich ist, müssen die Daten näher beleuchtet werden.
• Eine grobe Analyse der vorhandenen Datenstrukturen gibt nicht nur Aufschluss darüber, welche Elemente zu vereinheitlichen sind. Sie untersucht auch, ob eine Zusammenführung grundsätzlich machbar ist. Dabei werden sowohl die eigentlichen Stammdaten untersucht als auch Hilfsstammdaten, wie Teilegruppen, Regionen oder Branchen. Besonders hilfreich ist dabei, sich die Reporting-Anforderungen vorzunehmen. Auf dieser Grundlage lässt sich prüfen, ob die neue Datenstruktur den gewünschten Nutzen bringt.
• Im Anschluss geht es in die Detailplanung, und die Struktur der jeweiligen Datenelemente wird definiert. Dieser Schritt beantwortet dann Fragen, wie: Werden Nummernkreise für Teile so verwendet, dass sich diese problemlos konsolidieren lassen? Wie wird nach Teilen gesucht oder gefiltert? Wie sehen die verwendeten Sachmerkmalsleisten aus? Zusätzlich wird dann auch festgelegt, welche Daten dezentral angelegt, ergänzt oder geändert werden. Dazu zählen beispielsweise bei den Teilen die Dispodaten, Lagerorte oder auch Preise.
• Integraler Bestandteil der Vorbereitungsphase ist auch eine Prozessplanung. Denn selbst wenn sich Stammdaten nicht so oft ändern wie Bewegungsdaten, müssen sie von Zeit zu Zeit aktualisiert und ergänzt werden. Daher ist festzulegen, welcher ERP-Mandant welche Datensätze neu anlegen oder ändern darf. Daraus ergibt sich das passende Berechtigungskonzept. Die zentral vorgenommenen Änderungen sind dann wiederum an alle Mandanten zu verteilen.

Nachrüstbare Lösung

Am einfachsten lässt sich ein Stammdatenmanagement bereits im Rahmen eines ERP-Projekts etablieren. Ein Programm zum Management von Teile- oder Kundenstämmen kann aber auch relativ einfach nachgerüstet werden – um die Produktivität der Kernprozesse zu steigern und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherzustellen.

Wilhelm Baumeister ist Product Accounting bei ProAlpha.