Noch immer prägt die Covid-19-Pandemie die globale Wirtschaft. Dabei sind längst nicht nur Lieferketten ins Stocken geraten. Auch für die Implementierung neuer IT-Systeme wie der eines ERP-Systems stellen sich mitunter Herausforderungen, wenn der persönliche Kontakt fehlt. Ein Zwischenfazit zu den Chancen und Grenzen einer Remote-ERP-Einführung.
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Je komplexer ein IT-System, desto aufwendiger ist der Abstimmungsaufwand seiner Einführung. Für ERP-Systeme – als Datenrückgrat vieler Unternehmen mit immer mehr Schnittschnellen gespickt – gilt diese Gleichung mehr denn je. Das Credo lautet daher: Kommunikation. Auf sie kommt es an, um gemeinsame Ziele und Projektpläne zu entwickeln und – präzise dokumentiert – abzuarbeiten, um sämtliche Informationen zu bündeln und diese stets aktuell allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Standard-Werkzeuge oder -vorgehen gibt es nicht, zumal jedes Projekt ein wenig anders ist. Auch aus diesem Grund war der persönliche Kontakt aus einem Einführungsprojekt bislang kaum wegzudenken. In der Corona-Pandemie waren Dienstleister genau wie die Industrie dazu gezwungen, umzudenken. Und so wurde, wo es ging – von zuhause gearbeitet. Das Fazit der Remote-Arbeit ist größtenteils positiv und hat sich inzwischen in vielen Unternehmen im Wechsel mit Bürotagen erfolgreich etabliert. Doch hat sich die Einführung aus der Ferne auch für ERP-Systeme bewährt?
Wie überall sind an die Stelle persönlicher Abstimmungsrunden von Angesicht zu Angesicht Videokonferenzen und digitale Workshops getreten. Die Nutzung eines integrierten Projektmanagement- und Kollaborationstools ist in diesem Kontext zwar alles andere als neu, erhält aber einen anderen Stellenwert. Konsequent ist es Dreh- und Angelpunkt der gesamten Kommunikation. So reduziert sich durch Chats oder Videotelefonie in definierbaren Gruppen die Nutzung dezentraler Kommunikationsmittel wie E-Mail und Telefon. Und auch die strukturierte und vollständige Dokumentation ist einfach: durch zentrale Dateiablage, Online-Bearbeitung sowie automatische Versionierung und Rückverfolgung.
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Doch ist es mit der Einführung einer Kommunikations- und Projektsoftware getan? Tatsächlich zeigt die Erfahrung insbesondere mit Einführungsprojekten bei KMU, dass die Hürden höher liegen und oft sogar ganz anders gelagert sind. So fehlen häufig ausreichende technische Möglichkeiten, um allen Beteiligten das benötigte Equipment für die reibungslose Remote-Arbeit bereitzustellen. Dazu zählen Endgeräte, Webcams und Headsets. Hinzu kommt, dass die Übertragungsqualität sowohl im privaten Umfeld als auch in größeren Meetingräumen – wenn diese überhaupt zur Verfügung stehen – nicht ausreichen, um erfolgreich Remote-Workshops mit mehreren Personen durchzuführen. Und zuletzt fehlen notwendige Routinen mit projektbezogenen Kommunikationsmitteln. Zwar stehen Projektverantwortliche auch in klassischen Einführungsprojekten vor dieser Herausforderung. Diesen Veränderungsprozess aus der Ferne zu steuern, ist aber deutlich schwerer.
Erfolgsentscheidend für die Einführung eines ERP-Systems sind weniger die prinzipiellen Chancen eines konsequenten Remote-Vorgehens, als vielmehr die individuelle Berücksichtigung der örtlichen Begebenheiten. An ihnen gilt es sich zu orientieren: organisatorisch und technisch. Hier kommt es auf eine sorgfältige Bestandsaufnahme an – vielleicht mit dem persönlichen Kontakt als Königsweg. Zum Standard wird die Klärung der Frage, welche Projektschritte remote und welche vor Ort umzusetzen sind. Reduzieren lassen sich dank Remote-Optionen Vor-Ort-Termine folglich in jedem Falle – zugunsten der Effizienz und Wirtschaftlichkeit.
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