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Konnektoren zur Kollaboration

Zusammenarbeiten mit Microsoft Teams

Mit Microsoft Teams hat der Redmonder Software-Gigant seit etwa einem Jahr eine Collaboration- und Kommunikationsanwendung in Stellung gebracht, die vergleichbare Microsoft-Tools wie Skype for Business schon bald ersetzen wird. Das Programm kann aber weit mehr als nur Gruppenchat: Im Werkzeug lassen sich zahlreiche Microsoft-Lösungen und 3rd-Party-Software miteinander verknüpfen – bis hin zu gängigen ERP-Systemen.

Microsoft Teams

Bild: Microsoft Corporation

Mit der zunehmenden Nutzung von Clouddiensten und damit auch von Office 365 hatten sich Unternehmen bereits daran gewöhnt, Tools wie SharePoint, Skype for Business, Outlook, Excel, Word und Co. separat zu nutzen. Mit dem Programm Teams, das seit rund einem Jahr auf dem Markt ist, sollen die Onlinedienste nun besser gebündelt werden. Seit der Einführung nutzen über 200.000 Unternehmen weltweit das Tool, haben innerhalb eines Jahres mehr als drei Millionen virtuelle Arbeitsräume erstellt, die Teams genannt werden. Hier werden Dokumente verarbeitet, Einzel- und Gruppengespräche per Chat oder per Audio und Video geführt, Notizen gesammelt sowie Kalender und Aufgaben verwaltet.

Integration und Konnektoren

Damit diese Aufgaben aber auch wirklich zentral in der Teams-App erledigt werden können, integriert diese sämtliche weiteren Tools. SharePoint Online zur Dateiablage, Exchange Online zur Speicherung von Chats und Unterhaltungen, OneNote für Notizen und Kalender sowie Aufgaben mittels Microsoft Planner können hier beispielhaft genannt werden. Das bedeutet aber auch: Wer Teams nutzen möchte, benötigt Office 365. Wer Teams über die grundlegenden Funktionen hinaus einsetzen möchte, kann die Collaboration-Anwendung um Microsoft-Lösungen wie Power BI, aber auch um Lösungen von Drittanbietern erweitern. Einige davon werden zur direkten Integration von Microsoft direkt angeboten. Andere wiederum, beispielsweise ERP- und CRM-Systeme wie Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft Dynamics NAV, Navision oder SAP-Anwendungen sowie Salesforce müssen separat erworben und durch das Unternehmen mittels Konnektoren angebunden werden.

Anbindung per Konnektor

Dieser Aufwand kann sich lohnen: Auswertungen mit Power BI und den aktuellen Daten aus dem ERP-System, Kommunikation über bestimmte Projekte und mit Kunden sowie Partnern, die Planung anhand synchronisierter Kalender, Informationen zu Lagerbeständen, Lieferzeiten und vieles mehr sind mit entsprechender Anbindung möglich.

Produktivität im Fokus

Wie bei nahezu allen Collaboration-Tools soll auch durch Teams die Produktivität gesteigert werden. Diesen Effekt sollen beschleunigte Prozesse und die schnelle, selbstbestimmte Einrichtung von Gruppenräumen sowie der unkomplizierte Austausch mit Kollegen erzielen helfen. Treffen mit Kunden oder Lieferanten – aber auch Absprachen mit Produktionsleitern in weltweit verstreuten Werken – können per Teams und Videokonferenz stattfinden, ohne dass die IT-Abteilung vorher eigene Technik aufsetzen müsste. Teams unterstützt dabei Web Apps, Smartphones, Tablet-PCs und weiterhin natürlich die klassischen Desktop-PCs.

Power BI integriert in Microsoft Teams

Bild: AppSphere AG

Mehr als Gruppenchat

Da sich Teams geräteunabhängig nutzen und mit datenführenden Systemen verknüpfen lässt, kann die Anwendung mehr leisten als eine reine Kollaborationslösung. Bei entsprechender Einrichtung kann das Tool Anwendern einen zeitnahen Überblick über die Produktionshalle, die Supply Chain oder den Produktlebenszyklus verschaffen und gleichzeitig die Kommunikation mit den jeweiligen Verantwortlichen erleichtern.

Dezentrale Verantwortung

Der Umgang mit einer solchen Kommunikationslösung erfordert durchaus Eigenverantwortung von den Mitarbeitern, die sich in Trainings, Webinaren und etwas Übung erlernen lässt. Auch die IT-Abteilung eines Unternehmens muss sich auf das Werkzeug einstellen: Obwohl Teams den Administratoren die ein oder andere Aufgabe erspart, müssen Änderungen und meist monatliche Updates überwacht, die automatische Softwareverteilung im Blick behalten und 3rd-Party-Tools geprüft, zugelassen oder gesperrt werden. Auch Gast-Einladungen oder Nutzungsrichtlinien liegen in der Hand der IT-Abteilung.

Microsoft legt sich fest

Microsoft hat angekündigt, dass Teams auf längere Sicht der einzige angebotene Kommunikations- und Kollaborationsclient sein wird. Damit könnte die Unterstützung für andere Tools wie Skype for Business bald entfallen. Für Unternehmen und Microsoft-Anwender bedeutet das, sich recht bald mit Teams auseinanderzusetzen und den Nutzen für das eigene Unternehmen zu bewerten.

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