Markterfolg mit Software unterstützen
Zehn Vorteile integrierter Systeme
Die Suche nach effizienten Geschäftsprozessen stößt ohne IT-Unterstützung häufig an Grenzen. Wenn produzierende Unternehmen viele Aufgaben digital abwickeln, kann schnell eine heterogene Systemlandschaft entstehen, die teure Schnittstellenpflege erfordert. Eine Alternative stellen integrierte Anwendungen für Enterprise Resource Planning dar. Viele dieser Systeme bilden ein breites Spektrum an Aufgaben ab und lassen sich meist einfacher betreiben als das Nebeneinander von Einzellösungen mit ähnlichem Funktionsumfang.
Bild: Industrial Application Software GmbH
Die Qualität und Performance der eingesetzten IT-Systeme trägt bedeutend zum Markterfolg vieler mittelständischer Unternehmen bei. Je mehr die Software in der Lage ist, Prozesse in verschiedenen Unternehmensbereichen zu unterstützen, desto eher kann sich das Unternehmen dem Ziel von effizienten und transparenten Geschäftsprozessen annähern. Um den bestmöglichen Nutzen aus der IT zu schöpfen, gilt es aber auch, die einzelnen Anwendungen und Funktionsbereiche ausreichend miteinander zu verknüpfen. Dies scheint vielen Mittelständlern bewusst zu sein, wie eine sechsmonatige Untersuchung der Industrial Application Software GmbH zeigt. Die Umfrage wurde bei 577 mittelständischen Unternehmen aus Deutschland durchgeführt und ergab, dass 85,6 Prozent der Befragten das Potenzial eines integrierten und einheitlich eingesetzten Systems als sehr hoch einschätzen.
Nutzungsgrad der Unternehmenslösung erhöhen
Die wohl stärkste Form der Integration ist der Ansatz, alle Aufgabenbereiche in einer Software abzubilden. Viele Enterprise Resource Planning-Lösungen (ERP), wie beispielsweise auch das System Canias ERP, haben mittlerweile ein Modulportfolio, das weit über den klassischen ERP-Funktionsumfang hinausgeht. So beinhalten sie zusätzlich zu herkömmlichen Funktionsbereichen wie Materialwirtschaft oder Einkauf beispielsweise Bausteine für Kundenbeziehungsmanagement, Qualitätssicherung sowie Dokumenten- oder Projektmanagement. Da solche Komponenten nicht zu den traditionellen Kernfunktionen einer ERP-Software gehören, sind Spezialfälle und branchenspezifische Besonderheiten in der Regel dort nicht so detailliert abgebildet, wie in einer Speziallösung. Vorteile aus der Nutzung einer einzigen Lösung für ein breites Spektrum an Aufgaben können sich jedoch ergeben, wenn zusätzliche Softwarefunktionalitäten Anwendern das zeitraubende Umschalten zwischen Programmen ersparen und somit den Nutzungsgrad der Software erhöhen.
Spagat zwischen den Systemen
In vielen Unternehmen hat sich über die Jahre ein Nebeneinander von historisch gewachsenen Produktionsplanungs- oder Warenwirtschaftssystemen herausgebildet. Diese Systembrüche sind in der Regel mit Risiken verbunden, da sie ein effektives Arbeiten gefährden können. Zum einen existieren womöglich Anforderungen an Hardware, Betriebssystem, Datenbank, Software und so weiter, die nur schwer miteinander vereinbar sind. Dieser Spagat führt bei Unternehmen früher oder später zu einer finanziellen Mehrbelastung. Zum anderen bedingen solche Insellösungen den Einsatz von Schnittstellen, deren Verwaltung und Pflege zusätzlichen Aufwand mit sich bringen. Sie sind oftmals fehleranfällig und aufgetretene Unstimmigkeiten können nur schwer lokalisiert werden. Ist der Fehler nicht eindeutig reproduzierbar beziehungsweise zuordenbar, besteht für den Betrieb außerdem die Gefahr ‚zwischen die Fronten zu geraten‘.
Vorteile einer integrierten Business-Software
Einer wartungsintensiven Schnittstellenlandschaft und einem Nebeneinander von verschiedenen IT-Anwendungen lässt sich in vielen Fällen vorbeugen, wenn anstatt vieler Speziallösungen ein integriertes System umfassend eingeführt und genutzt wird. Einige der daraus resultierenden Vorteile lassen sich in zehn Punkten zusammenfassen:
- Einheitliche Datenbasis: Die Anwender arbeiten nur in einem System. Ein Zugriff auf mehrere isolierte Systeme ist nicht nötig, um einen aktuellen Ãœberblick zu bekommen oder Aktionen durchzuführen. Damit lässt sich das Risiko des ‚Nebeneinanderher-Arbeitens‘, bei dem keine Abteilung weiß, was die andere macht, meist deutlich reduzieren. Auf diese Weise können Unternehmensdaten in diesem System einfacher plausibilisiert werden.
- Zentrale Datenhaltung: Die Verfügbarkeit der Informationen an nur einer Stelle spart zum einen Speicherplatz und damit Kosten. Zum anderen entfällt in der Regel die mehrfache Pflege von Daten, wenn diese neu angelegt, geändert oder gelöscht werden. Dies senkt die Fehleranfälligkeit und führt zu einer höheren Datenkonsistenz.
- Echtzeitdaten: Schnittstellen bedingen immer eine zeitliche Verzögerung. Im ungünstigsten Fall kann sich die Situation während der Übertragung zwischen den Systemen verändert haben, ohne dass Anwender dies mitbekommen. Durch das Arbeiten in einer einheitlichen Lösung mit Echtzeitdaten lässt sich dieses Risiko minimieren.
- Integrierte Sicht auf den Gesamtprozess: Es ist für Prozessbeteiligte zeitnah ersichtlich, an welchem Prozessschritt gerade gearbeitet wird beziehungsweise welche Aktionen augenblicklich stattfinden. Auch gegenseitige Abhängigkeiten sind transparenter und mögliche Wirkungen von Maßnahmen lassen sich vielfach besser einschätzen.
- Auswertung und Analyse: Aussagen zu aktuellen Geschäftszahlen und -entwicklungen lassen sich in integrierten Lösungen meist schneller treffen, als es durch das Zusammenstellen von Informationen aus einer großen Zahl verschiedener Anwendungen möglich ist. Vorteile entstehen, wenn vorbereitende Tätigkeiten entfallen, um die Vergleichbarkeit der Daten zwischen den Systemen herzustellen. Auch die Zahl der Auswertungen, die über mehrere Applikationen hinweg erstellt werden müssen, lässt sich meist deutlich reduzieren.
- Anwenderkenntnisse: Benutzer einer einheitlichen Software können sich darauf konzentrieren, den Umgang mit nur einem IT-System zu meistern und dementsprechend tiefergehendes Know-how erwerben.
- Effiziente Administration: Systemadministratoren müssen nur eine Software verwalten. Dies kann die Wartung, Pflege und Fehlerbehebung vereinfachen und somit den Zeitaufwand dafür reduzieren.
- Releasefähigkeit: Bei einem Softwareupdate muss im Falle einer heterogenen IT-Landschaft geprüft werden, ob es Konflikte mit anderen Systemen hervorrufen kann. Möglicherweise sind Schnittstellen neu zu konzipieren und umzusetzen. Außerdem kann es leicht zu einer Häufung von Updates kommen, was Ressourcen bindet, die nicht mehr für das Tagesgeschäft zur Verfügung stehen.
- Eindeutige Ansprechpartner: Im Fehlerfall und bei operativen Fragen sind die Ansprechpartner klar definiert. Dies fördert eine schnelle und problembezogene Fehlerbehebung.
-  Kostenersparnis: In Abhängigkeit von der eingesetzten Software kann, neben dem geringeren Pflege- und Administrationsaufwand, gegebenenfalls eine Reduktion von Wartungs- und Lizenzkosten erreicht werden, weil diese nur für ein System anfallen. Aus demselben Grund sind bei einer integrierten Lösung meist niedrigere Anpassungs- und Upgradekosten zu erwarten, als wenn eine große Zahl an Insellösungen nebeneinander betrieben wird.
Streuverluste in der IT gefährden den Prozesserfolg
Selbstverständlich ist von den Unternehmen im Einzelfall zu prüfen und abzuwägen, ob alle Anforderungen mit einem vertretbaren Aufwand in einer zentralen ERP-Software umgesetzt werden können oder vielleicht doch ein weiteres System eingeführt werden soll. Allerdings macht dies sowohl die Administration und Pflege als auch die Auswertbarkeit der Systemlandschaft aufwendiger. Erfahrungsgemäß führen unübersichtliche Insellösungen letztlich zu Streuverlusten und können eine effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen erschweren.
Agilität für kleinere und mittlere Unternehmen
Integrierte Systeme – ihr konsequenter Einsatz vorausgesetzt – fördern meist die Transparenz und Stabilität von Geschäftsprozessen und liefern eine solide Grundlage für die Unternehmenssteuerung. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen können deutlich von einer schnellen und unkomplizierten Datenpflege und -auskunft profitieren, um etwa schnell auf Marktanforderungen zu reagieren. Dies lässt sich durch eine einheitliche Systemlandschaft ohne Schnittstellen unterstützen.
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