Wenn nach Auftragseingang im Projektgeschäft die Konstruktion beginnt, steht meist schon ein knapp kalkulierter Liefertermin fest. Doch wie lassen sich Langläufer innerhalb dieser engen Zeitpläne effizient beschaffen? Mit den Funktionen von SAP-Projektsystem (PS), die kaum verbreitet aber erstaunlich einfach sind.
Im Strukturplan ist ein eigenes Projektstrukturplan-Element vorgesehen, das zu Beginn der Produktion freigegeben wird. (Bild: Consilio GmbH)
Wachsende Stücklisten, permanente Änderungen und enge Terminpläne gehören zu den wesentlichen Anforderungen in einem projektorientierten Umfeld wie dem Maschinen- oder Anlagenbau. Oft liegt ein Fokus dabei auf der Beschaffung und terminlichen Überwachung von Langläufern. Denn die Beschaffungsplanung für Langläuferteile ist elementar wichtig für die Einhaltung möglichst kurzer Produktlieferzeiten. Für die Planer bedeutet das, dass noch bevor die Konstruktion abgeschlossen ist und Stücklisten z.B. für Baugruppen für den Einkauf freigegeben sind, eine Beschaffung angestoßen werden muss. Daher ist Teamwork zwischen Konstruktion und Einkauf unverzichtbar und erfordert eine enge Abstimmung. Denn Effizienz zeichnet sich dadurch aus, dass vorab bestellte Langläufer nicht nach der Freigabe der konkreten Stücklisten nochmal beschafft werden – was in vielen Fällen passiert. Die SAP stellt mit der Anwendung Projektsystem und den Möglichkeiten in der Vorplanung eine nicht weit verbreitete, aber einfache Lösung zur Verfügung, diesem Problem zu begegnen.
Bereits vor der konstruktiven Freigabe müssen die Langläufer aufgrund ihrer Lieferzeiten beschafft werden, zumal lange und teilweise unsichere Lieferzeiten die Lage in der Industrie noch immer prägen. Langläufer zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie aufgrund ihres Werts oder ihrer individuellen Ausprägung oft nicht auf Vorrat, sondern erst nach Auftragseigang beschafft werden. Häufig sind bestimmte Komponenten als Langläufer bekannt und es wäre sinnvoll, diese in Stücklisten zusammenzufassen. Wachsen die Stücklisten im Umfang, könnten die Langläufer in ihnen markiert und über den Bezugsort dem Netzplanvorgang zur Vorabbeschaffung zugeordnet werden. Diese Stücklisten sind aber oft zu diesem Zeitpunkt noch nicht für den Einkauf freigegeben. Die alternative manuelle Zuordnung von Langläufern als Komponenten im entsprechenden Netzplanvorgang birgt das Risiko der Doppelbeschaffung, da nach Freigabe einer Stückliste für eine Baugruppe entweder die darin enthaltenen Langläufer oder die Komponenten am Netzplanvorgang zur Beschaffung entfernt werden müssen. Die Herausforderung besteht daher darin, die Stückliste der Langläufer und die konkreten Stücklisten der Baugruppen in Einklang zu bringen.
Für die Disposition und Beschaffung von Komponenten vor dem bestätigten Bedarf, der sich in diesem Fall aus der konkreten Stückliste nach Konstruktionsfreigabe ergibt, bietet sich auf ersten Blick die Vorplanung an. Doch wie funktioniert das in Kombination mit Projekten und Netzplänen? Vorplanbedarfe können Projektstrukturplan-Elemente (PSP) zugeordnet werden und sich bei entsprechender Einstellung mit den Komponentenbedarfen aus Netzplanvorgängen verrechnen. Im Project Builder ist diese Vorplanung allerdings nicht ersichtlich und die Verwendung von Stücklisten, etwa über Dummy-Baugruppen, ist ebenfalls nicht möglich. Dass die Erzeugung von Vorplanbedarfen auch über Stücklistenstrukturen im Projektsystem über den Project Builder möglich ist, wissen viele nicht. Dabei ist diese Möglichkeit ebenso einfach wie elegant. In den Materialstämmen der Langläufer sind hierzu die Strategiegruppe 70 (Vorplanung auf Baugruppenebene) und Mischdisposition 1 (Baugruppenvorplanung mit Endmontage) einzustellen. Wird eine Stückliste später freigegeben und im Projekt übernommen, verrechnen sich die konkreten Reservierungen auf Langläufern innerhalb desselben PSP-Elements und reduzieren somit den Vorplanbedarf.
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Mit der Auswahl ‘Planprimärbedarf auf PSP-Ebene’ kann über den Netzplanvorgang statt einer Reservierung eine Vorplanung erzeugt werden. (Bild: Consilio GmbH)
Zur Unterscheidung zwischen Vorplanung und Reservierungen aus konkreten Stücklisten kann dann mit zwei Netzplanprofilen gearbeitet werden. Noch einfacher wird es, wenn Langläuferteile in Dummy-Stücklisten zusammengefasst werden und diese über die Stücklistenübernahmen dem entsprechenden Netzplanvorgang zugeordnet werden.
Wer die Vorplanung im Projektsystem nutzt, kann die Planung und Beschaffung von Langläufern einfach und ohne Doppelbestellungen realisieren. Darüber hinaus lässt sich SAP PS auch mit anderen SAP-Modulen verbinden, ohne die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu beschneiden. Über ein Monitoring im Hintergrund können Firmen zudem Schwachstellen in den Abläufen identifizieren, um sie schließlich aufzulösen. Diese effiziente Verwaltung und Planung von Ressourcen und Zeit wirkt sich positiv auf das Ergebnis des Projektes aus, insbesondere bei der Beschaffung von Langläuferteilen – und in Folge auch auf die Lieferzeiten und natürlich die Termintreue.
Um ein Projekt von der Planung bis zum Abschluss zu realisieren, steht im SAP-System das Modul PS (Projektsystem) zur Verfügung. Das integrative Modul verschafft den Anwendern einen Überblick über alle Bereiche eines SAP-Projekts. Details wie Kosten, Kapazität, Termine und Bedarfe werden an einem zentralen Ort gepflegt und geordnet dargestellt. Es handelt sich dabei um die ERP-Integration verschiedener SAP-Module wie CO, FI, PM, SD, MM, QM oder PP, die in unterschiedlichen Sichten dargestellt werden, aber immer in Bezug zum Projekt. Die zentrale Arbeitsplattform ist dabei der sogenannte Project Builder, der wesentliche Funktionen bündelt. Mit SAP PS als Single-Point-of-Truth lassen sich sowohl große Projekte – wie der Bau einer kompletten Fertigungsanlage – als auch kleinere Vorhaben wie die Organisation eines Messeauftritts zielgerichtet unterstützen.
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