Mit Unified-Communications-Software können Unternehmen viel ihrer internen und externen Verständigung effektiver gestalten. Dazu führen diese Anwendungen unterschiedliche Kommunikationswege wie E-Mail, Fax und Instant Messaging etwa auf einer Systemoberfläche zusammen oder integrieren sie direkt in entsprechende Abläufe.
Bild: Estos GmbH
Hinter dem Terminus Technicus Unified Communications (UC) steht der Ansatz, unterschiedliche Kommunikationswege zusammenzuführen, um die interne und externe Unternehmenskommunikation sowie Arbeitsprozesse zu vereinfachen und effektiver zu gestalten. Dafür gibt es mittlerweile eine Reihe von Anwendungen oder Lösungspaketen. Messaging Funktionen wie E-Mail, Fax, Anrufbeantworter und SMS sowie Computer Telefonie und Collaboration mit Instant Messaging, Präsenzmanagement, Desktop Sharing und Audio/Video-Kommunikation werden mit Hilfe der UC-Software etwa unter einer Anwenderoberfläche zur Verfügung gestellt. Planen Unternehmen, ihre ITK-Strukturen zu modernisieren und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu digitalisieren, sind jeweils unterschiedliche Funktionen sinnvoll. Unternehmen im produzierenden Bereich können nicht nur ihre Geschäftsprozesse durch Integration von Kommunikationsanwendungen optimieren, sondern auch ihre Kommunikation und Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Kunden und Lieferanten durch Funktionen wie Audio/Video-Chat, Präsenzmanagement und Instant Messaging verbessern.
Die Integration von Kommunikationsanwendungen in die bestehenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens wird auch als Communication Enabled Business Processes, kurz CEBP, bezeichnet. Für Produzenten ist immer noch besonders die Faxfunktion und die Anruferidentifikation interessant. Die Möglichkeit, Faxe direkt vom Arbeitsplatz aus mit dem PC zu versenden, erspart umständliche Umwege über den Drucker, Scanner oder das Faxgerät. Die Integration der Faxfunktion in das jeweils genutzte CRM– oder ERP-System oder eine andere Anwendung optimiert darüber hinaus die Arbeitsabläufe. Der Mitarbeiter kann direkt von einem Kontakt ein Faxdokument öffnen, Text schreiben und weitere Dokumente anhängen. Das Fax wird über die ‚E-Mail senden‘-Funktion ausgelöst, die Empfängernummer wird automatisch in der Faxadressierung eingefügt. Wir beschäftigen uns täglich mit der Frage, wie Künstliche Intelligenz oder Machine Learning die Produktionsplanung verbessern können. In diesem 20-minütigen Webinar erfahren Sie, wie Sie diese Technologien in Ihrer Produktion einsetzen können. Welche Use Cases haben sich bewährt? Mehr Informationen. ‣ weiterlesen
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Zusätzlich kann eine Nachricht automatisch im jeweiligen System gespeichert werden. Bietet eine UC-Lösung darüber hinaus die Möglichkeit, Faxe automatisiert aus dem CRM- oder ERP-System auszulösen, müssen bestimmte Dokumente nicht manuell versendet werden. Ein Beispiel: Unterschreitet der Lagerbestand eines bestimmten Artikels eine gewisse Anzahl und wird dies dann im ERP-System festgehalten, wird eine automatische Faxbestellung angestoßen. Den Report über den Versand der Faxbestellung erhält der dafür als zuständig hinterlegte Mitarbeiter in seinem E-Mail Posteingang. Die Anruferidentifikation ermöglicht es den Benutzern, das Anliegen eines Anrufers im Voraus zu erkennen: Im Gesprächsfenster, einem Popup-Fenster am PC-Bildschirm, bekommt er Informationen wie Name, Firmenzugehörigkeit und gegebenenfalls weitere Informationen angezeigt.
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