Dokumentation nach ISO9001 und ISO14001

IT-gestützt rezertifizieren

Eigentlich wollte der Klebstoffproduzent Tümerlein für die Rezertifizierung nach ISO9001 und ISO14001 das Managementhandbuch durch eine selbstprogrammierte Software ersetzen. Warum jetzt stattdessen die webbasierte Anwendung Orgavision benutzt wird, schildert dieser Artikel.

Die 1889 gegründete Türmerleim GmbH produziert und entwickelt Hochleistungsklebstoffe für den Einsatz in der Holzverarbeitung, Etikettierung sowie Verpackungsindustrie. Vor dem Hintergrund einer Revision der ISO9001 und ISO14001 aus dem Jahr 2015 war es das Ziel des Unternehmens, die bestehende Zertifizierung erfolgreich fortzuführen und entsprechend zu reagieren. Die Norm legt jedoch nicht fest, wie genau Unternehmen das systematische Wissensmanagement umzusetzen haben, um sich weiterhin für eine der international wichtigsten Normen im Qualitätsmanagement zertifizieren lassen zu können. Michael Viete, Qualitätsmanagementbeauftragter und zuständig für die Pflege des Integrierten Managementsystems (IMS) bei Türmerleim überlegte daraufhin, das bisherige Managementhandbuch durch eine selbstentwickelte Software zu ersetzen. Die Wahl fiel jedoch stattdessen auf die webbasierte Software Orgavision des gleichnamigen Unternehmens. Zu Beginn nutzte Türmerleim eine kostenfreie vierwöchige Testversion: „Wir haben sämtliche Dokumente und Formblätter unseres Einkaufs, wie Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, in die Testversion implementiert um zu prüfen, wie praxistauglich das System für uns ist.“ Nach Ablauf der Testphase waren sowohl Michael Viete als auch sein Kollege aus der IT und die Geschäftsführung vom System überzeugt.

Vorbereitet auf das Audit

Türmerleim war es besonders wichtig, die Dokumente für das Qualitäts- und Umweltmanagement innerhalb eines Systems so zu strukturieren, dass alle Arbeits- und Prüfprozesse inklusive etwaiger Vorgaben in Audits dargestellt werden können. Neben den Forderungen der ISO-Revision wurde auf diesem Wege auch das Hauptaugenmerk auf eine benutzerfreundliche Umsetzung der Dokumentenlenkung gesetzt. Laut diesen Normen muss beispielsweise die Historie eines Dokuments mit Versionsverlauf inklusive Prüfung und Freigabe nachvollziehbar sein. Ändern sich also Prozesse oder Verfahren, muss nicht nur ein Dokument, sondern alle damit verbundenen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie Formblätter überarbeitet werden. Da jede Änderung sehr tiefreichend ist und eine normgerechte Dokumentation mit sich bringt, wäre dies ohne unterstützende Software ein sehr aufwändiger Prozess. „Normanforderungen, die für uns in der Programmierung eines eigenen Systems sehr komplex gewesen wären, lassen sich mit Orgavision ganz einfach umsetzen. Diese Herausforderung war mit orgavision gelöst“, erzählt Viete.

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Normgerechte Dokumentation

Jedem Prozess werden Zuständigkeiten zugeteilt, die sich mit den damit verbundenen Aufgaben befassen. Freigabe und Prüfung aller Dokumente erfolgt über einen automatischen Workflow, bei dem die Zuständigen E-Mails erhalten und – wenn notwendig – an ihre Aufgaben erinnert werden. Sobald ein Dokument aktualisiert wird, übernimmt das Tool automatisch die neuen Daten in alle verknüpften Dateien und dokumentiert normgerecht, wer wann etwas geändert hat. Für vertrauliche Schriftstücke, die nur einem begrenztem Mitarbeiterkreis zur Verfügung gestellt werden dürfen, bietet die Software die Möglichkeit, ein individuelles Rollen- und Rechtesystem abzubilden, das den Zugang auf bestimmte Pfade und Dokumente einschränken lässt. So kann genau festgelegt werden, wer etwas lesen oder ändern darf, und wer nicht.

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Strukturierter Ansatz hinterlegt

Der klar definierte und strukturierte Ansatz zum Wissensmanagement nach ISO9001: 2015 und ISO14001:2015 brachte der Türmerleim GmbH die Rezertifizierung für Qualitäts- und Umweltmanagement. Qualitätsmanager Viete zeigte sich besonders zufrieden mit dem ersten, mit dem neuen Tool durchgeführten, Audit: „Der Auditor war sichtlich beeindruckt, wie strukturiert wir mithilfe von Orgavision die gestiegenen Anforderungen der Normen abgebildet haben.“ Die Schlagwortsuche trug dabei maßgeblich zum einfachen Auffinden der benötigten Dokumente während der Rezertifizierung bei. Denn nach Eingabe einer Prüfmethode werden dem Nutzer alle zum Prozess gehörenden Dokumente angezeigt.

Zugriff von jedem Arbeitsplatz

Der Zugriff auf das Tool kann von jedem Arbeitsplatz aus erfolgen. „Die Akzeptanz ist groß, die Kollegen loben vor allem die Suchfunktion“, berichtet Viete. Die intelligente Volltextsuche erleichtert den Mitarbeitern das Arbeiten, benötigte Dokumente können schnell gefunden werden. In Anlehnung an das Prinzip der Mitarbeiterbeteiligung aus dem Qualitätsmanagement haben Mitarbeiter außerdem die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzubringen, auf Fehler oder Lücken hinzuweisen oder Abläufe zu kommentieren – eine Funktion, von der die Mitarbeiter auch Gebrauch machen. Die Anmerkungen erhalten die im System hinterlegten Verantwortlichen per Mail. Der gesamte Prozess nach dem Ideenvorschlag kann nachverfolgt werden, indem die Prozessverantwortlichen alle Ergebnisse im Tool sammeln und dokumentieren. Diese Dokumentation reicht von der ersten Idee bis hin zur Verfolgung und Inkrafttreten konkreter Maßnahmen. Mithilfe der Orgavision-Lösung erfüllt die Türmerleim GmbH alle Norm-Anforderungen und sieht auch in der klaren, internen Strukturierung einen großen Nutzen. Die klar beschriebenen Prozesse bei Türmerleim werden so auch zukünftigen Audits standhalten.