Softwaregestützte Lieferantenauswahl

Für stabilere Lieferketten

Angestellte im Einkaufs- und Beschaffungsmanagement erleben gerade turbulente Zeiten. Zu den unerwarteten Ereignissen in den Lieferketten werden 2023 neue Gesetze Dynamik ins Supply Chain Management bringen. Mit einem standardisierten Auditierungsverfahren für Lieferanten kann eine Software von Innolytics viel Arbeitslast abnehmen.

Bleiben die zur Leistungserbringung erforderlichen Materialien und Vorprodukte aus, steht die Produktion still. Wie angespannt die Lieferkapazitäten in vielen Branchen sind, zeigen vom IFO-Institut veröffentlichte Zahlen. Ihnen zufolge klagen zurzeit rund 70 Prozent der Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes darüber, dass Liefer-Engpässe ihre Produktion behindern. Am stärksten betroffen ist die Autoindustrie, gefolgt vom Maschinenbau. Auch von den Herstellern elektronischer Produkte klagen vier Fünftel über Lieferprobleme – wobei jedoch unklar bleibt, welche Unternehmen hiermit genau gemeint sind. Denn Sensoren und Chips werden laut Aussagen des Unternehmensberaters Alban Maier von der Assention AG, Pfäffikon (CH), „heute in fast allen technischen Geräten verbaut“. Deshalb heißt es zurzeit auch oft bei Waschmaschinen, Rasierapparaten und E-Bikes ’nicht lieferbar‘. Ähnliches gilt für zahlreiche Konsum- und Gebrauchsgüter wie Sneakers und Wanderschuhe, Adventskalender und Christbaumkugeln – weshalb viele Handelsunternehmen schon um ihr Weihnachtsgeschäft bangen.

Wo liegen die Ursachen

Dass ihre Lieferketten sich als so fragil erweisen könnten, hätten bis zum Ausbrauch der Corona-Pandemie viele Unternehmen nicht gedacht. Das Virus führte allerdings zu einem weltweiten Einbruch der Industrienachfrage, also reduzierten auch viele Hersteller von Vorprodukten ihre Produktionskapazitäten. Diese fehlen nun, da die Weltwirtschaft auch aufgrund vieler staatlicher Konjunkturprogramme unerwartet schnell wieder Fahrt aufgenommen hat. Mit der Folge, dass laut Maier „eine starke Nachfrage auf verringerte Produktionskapazitäten bei den Vorprodukten und Förderkapazitäten bei den Rohstoffen trifft“. Hinzu kommt, dass durch die Pandemie der weltweite Gütertransport noch gestört ist. Zudem fallen aufgrund von Quarantäneverordnungen in Asien, speziell China, immer wieder Produktionsanlagen und Häfen vorübergehend aus. Dies verschärft die Logistikprobleme und lässt die Transportpreise stark steigen. Zudem versuchen viele Unternehmen wegen der anhaltenden Unsicherheit, ihre Lagerbestände mit Vorprodukten wieder auf- und auszubauen, erklärt Maier. Auch das verschärft die Güterknappheit und schafft Lieferengpässe.

Auf Lager oder Just-in-Time?

Aufgrund dieser Erfahrung überdenken viele Unternehmen ihr Beschaffungsmanagement. Vor Corona fuhren nicht wenige im Einkauf ein Global Sourcing gemäß der Maxime ‚Gekauft wird, wo es am billigsten ist‘. Nun spielen „neben dem Preis und der Produktqualität zunehmend auch andere Faktoren bei ihren Einkaufsentscheidungen eine wichtige Rolle“, sagt Managementberater Peter Schreiber. So z.B. die Liefersicherheit. Nach Schreibers Erfahrungen denken einige Unternehmen – bisher Verfechter einer Just-in-time-Produktion und -Bevorratung – darüber nach, ihre Lagerbestände künftig wieder zu erhöhen. Andere erwägen, wieder mehr Komponenten selbst herzustellen und bei der Beschaffung verstärkt auf standortnahe Lieferanten zu setzen. Dadurch können die Unternehmen auch besser die Forderungen des neuen Lieferkettengesetzes umsetzen. Zudem überdenken nicht wenige Unternehmen, so Schreiber, ihre bisherige Strategie, aus Kosten- und administrativen Gründen die Zahl ihrer Lieferanten zu reduzieren. Stattdessen erwägen sie „für wichtige Vorprodukte, die sie bisher von einem Lieferanten bezogen, einen Zweit- und Drittlieferanten an Bord zu holen, um ihre Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten zu verringern.“ Der auf B2B-Vertrieb spezialisierte Berater zeigt sich dadurch erfreut. Denn das eröffnet nicht wenigen seiner Kunden aus dem Industriegüter-Bereich die Chance, mit Industriekunden ins Geschäft zu kommen, deren Türen ihnen bisher verschlossen waren – sofern sie ihre höhere Liefersicherheit überzeugend darlegen können.

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Die Lieferantenauswahl

Etwas anders sieht es bei den Unternehmen aus, die einen Lieferantenwechsel erwägen oder deren Zahl erhöhen möchten. Sie müssen sich zunächst einen Überblick verschaffen und potenzielle Lieferanten bewerten. Dieser Prozess erfordert Zeit, was oftmals gerade für mittelständische Unternehmen ein Problem darstellt. Dieses Problem kann mit digitalen Tools, wie etwa dem vom Leipziger Startup Innolytics entwickelten digitalen Lieferantenauditierungsverfahren, angegangen werden. Dieses soll den für die Lieferantenauswahl benötigten Zeitaufwand reduzieren und Risiken vermeiden. Das auf den ISO-Normen 9001 (Qualität), 27001 (Informationssicherheit) und 26000 (Nachhaltigkeit) basierende Verfahren funktioniert wie folgt:

• • Das Unternehmen schickt seinen (potentiellen) Lieferanten den Link zu einem Fragebogen, der neben den ISO-Anforderungen auch die des Lieferkettengesetzes umfasst.
• • Die Lieferanten füllen den Fragebogen aus und erhalten eine Sofortauswertung mit einer Risikoanalyse und einem automatisch erstellten Maßnahmenplan.
• • Die Lieferanten schicken diese beiden Dokumente an den (potenziellen) Auftraggeber zurück.

Wenn alles reibungslos klappt, erfahren Unternehmen nach Angaben noch Innolytics in weniger als einer Stunde, welche ihrer Anforderungen das Qualitäts-, Informationssicherheits- und Nachhaltigkeitsmanagement ihrer (potenziellen) Lieferanten erfüllen. Diese Daten helfen bei der Lieferantenauswahl und den Vertragsverhandlungen mit ihnen.

IT-gestützt Lieferanten wählen

Dieses Verfahren hat nach Aussagen des Innolytics-Geschäftsführers Dr. Jens-Uwe Meyer folgende Vorzüge:

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Innovationstreiber Thin[gk]athon: Kollaborative Intelligenz trifft auf Industrie-Expertise

Der Thin[gk]athon, veranstaltet vom Smart Systems Hub, vereint kollaborative Intelligenz und Industrie-Expertise, um in einem dreitägigen Hackathon innovative Lösungsansätze für komplexe Fragestellungen zu generieren. ‣ weiterlesen

• • Das Unternehmen sichert sich gegen rechtliche Risiken ab, indem es zum Beispiel die Selbstauskunft der Lieferanten zu einem rechtlich verbindlichen Bestandteil seiner Verträge mit diesen macht.
• • Es standardisiert die Abfragen für Ausschreibungen und die Lieferantenauswahl, was den aufkommenden Mehraufwand im Fahrwasser des Lieferkettengesetzes reduzieren hilft.
• • Unternehmen können das Tool dazu nutzen, ihre eigenen IS0 9001-Anforderungen leichter zu erfüllen, indem sie die zugrundeliegenden Kriterien auch selbst umsetzen.
• • Sie können mit dem Fragebogen die Ursachen von Mängeln bei ihren Lieferanten erkunden und ein aktives Risikomanagement betreiben.

Verfügbare Systemversionen

Angeboten wird die Auditierungssoftware von Innolytics in einer kostenlosen Testversion. Damit können Unternehmen den Link mit dem Auditierungsfragebogen an ihre Lieferanten mailen, um deren Selbstauskunft einzuholen. Zudem sind kostenpflichtige Enterprise- und Enterprise-Plus-Version erhältlich. Diese Versionen unterstützen den Aufbau einer Datenbank, in der sich die Anforderungen der Partnerunternehmen detailliert verwalten lässt. Bei der Enterprise-Plus-Version können Anwender die Lieferantenanforderungen außerdem selbst anpassen. Dies werde im Beschaffungsprozess oft notwendig, so Meyer, wenn sich die Marktanforderungen oder gesetzliche Vorgaben änderten.

Die Chemie muss stimmen

Schreiber sieht in solchen Lösungen „ein Tool, mit dem Unternehmen die Vorauswahl ihrer Lieferanten systematisieren und vereinfachen können“. Steht jedoch die konkrete Entscheidung für eine Auftragsvergabe an, ist es gerade bei strategisch relevanten Vorprodukten und Materialen wichtig, auch die Organisation des Lieferanten kennenzulernen. Zudem gelte es zuvor, die strategische Relevanz der einzelnen Produkte und Leistungen zu bestimmen, um zu den richtigen Selektionskriterien zu gelangen und diese auch unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten zu gewichten, betont Schreiber – denn gerade die letzten Monate hätten gezeigt, „wie schnell schon das Fehlen solcher Kleinteile wie Schräubchen und Dichtungen, Sensoren und Klemmen die gesamte Produktion lahmlegen kann“. Ähnlich sieht es Alban Maier gerade bei der Wahl jener Dienstleister, mit denen ein Hersteller fast täglich zusammenarbeiten. Dann muss, so Maier, „auch die Chemie stimmen – und inwieweit das der Fall ist, erfährt man nur im persönlichen Kontakt“.