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ERP-System und DMS integriert

Punkten im Doppelpack

Planen und Steuern mit dem ERP-System, das DMS zum Versionieren und Archivieren – dieses Software-Duo ist nicht ohne Grund zentrale Säule vieler Unternehmensinfrastrukturen. Warum das so ist und wie tief die Integration sein sollte, schildert dieser Artikel.

 (Bild: ©Blue Planet Studio/stock.adobe.com)

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Als führendes betriebswirtschaftliches System werden mit der ERP-Software Ressourcen bis hin zu den Produktionsprozessen geplant und gesteuert, aber auch Angebote, Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Viele Unterlagen müssen aufgrund gesetzlicher Regularien oder Vereinbarungen mit Kunden über mehrere Jahre aufbewahrt werden. Nicht nur deshalb ist die Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in die ERP-Anwendung meist empfehlenswert.

Was DMS leisten

Ein DMS bietet zahlreiche Funktionen, welche die Arbeit an und mit Dokumenten massiv vereinfachen. Dabei sind die meisten am Markt verfügbaren Systeme mittlerweile intuitiv bedienbar, sodass ihre Einführung keine Wochen oder gar Monate mehr in Anspruch nimmt. Die wesentlichen Effekte, die mit diesen Systemen erzielt werden sollen, sind:

Zeit- und Kostenersparnis – In einem DMS werden Dokumente und Informationen zentral zusammengeführt. Dort können sie schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden.

Standortunabhängiges Arbeiten – Zu Hause können Mitarbeiter auf geschäftsrelevante Informationen ebenso schnell zugreifen wie im Büro.

Transparenz – Oft arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Dokument und nehmen Änderungen darin vor. Ein DMS stellt sicher, dass diese Änderungen zentral geschehen und über eine Versionshistorie rückverfolgbar sind.

Schnell auskunftsfähig – Sachbearbeiter können Kundenanfragen zu Bestellungen oder Rechnungen auch dann beantworten, wenn der zuständige Kollege gerade nicht verfügbar ist.

Fristen einhalten – Verträge fristgerecht zu kündigen oder Rechnungen mit Blick auf Skontomöglichkeiten schnell zu bezahlen, funktioniert nur dann, wenn die dazugehörigen Dokumente verfügbar sind und mithilfe einer Wiedervorlagefunktion rechtzeitig bearbeitet werden. Ein passend genutztes DMS hilft dabei enorm.

Die Tiefen der Integration

Der einfachste Weg, die vom ERP-System erstellten Dokumente in einem DMS aufbewahren, ist jener über die sogenannten Hotfolder. Die darin abgelegten Dokumente werden unmittelbar in das DMS hochgeladen und dort revisionssicher archiviert. Darüber hinaus beinhaltet ein DMS zahlreiche Funktionen, die in ERP-Lösungen nur mit hohem Aufwand implementierbar sind. Hierzu gehören die Versionierung von Dokumenten, das Fristenmanagement sowie die Vergabe von Zugriffsrechten. Außerdem bieten die Funktionen Möglichkeiten zur Prozesssteuerung, mit denen sich beispielsweise Rechnungen schneller freigeben lassen. Die Nutzung von Hotfoldern zum Importieren von Dokumenten versetzt ERP-Anwender allerdings nicht in die Lage, auf diese Dateien im DMS direkt zuzugreifen. Sie sind vielmehr gefordert, zwischen den beiden Anwendungen hin- und herzuwechseln, was wenig komfortabel ist. Deshalb ist eine nahtlose Integration beider Systeme sinnvoll. Mit dieser werden die in der ERP-Applikation erzeugten Dokumente automatisch im DMS abgelegt und dabei auch mit Metadaten versehen und klassifiziert. Sind sie dort gespeichert, werden jegliche Änderungen protokolliert und sind in der Historie für alle nachvollziehbar. Als weiterer Vorteil der Integration sind alle Dokumente zentral im DMS abgelegt und auch Nicht-ERP-Anwender können auf diese zugreifen. Damit reduzieren sich zum einen Lizenzkosten, zum anderen sind keine unterschiedlichen Dokumentenversionen im Umlauf.

Schnittstelle zu Platzhirschen

Für ERP-Anwender gestaltet sich der Zugriff mitunter so, dass sie aus dem Kundendatensatz die Dokumente per Mausklick auswählen und sich anzeigen lassen können, ohne zur Oberfläche des DMS wechseln zu müssen. Die meisten DMS-Anbieter sind sich dieser Anforderung bewusst und stellen daher Schnittstellen zu etablierten ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, ehemals Navision/NAV, zur Verfügung.

Komplexität in der Nische

Wenn Unternehmen ein eher unbekanntes ERP-System im Einsatz haben, lassen sich Geschäftssystem und DMS nicht gleichermaßen gut integrieren. Der Grund sind etwa fehlende internationale Standards. Zwar kommunizieren die meisten Lösungen über eine REST-API, diese gilt allerdings als kleinster gemeinsamer Nenner: Sie ist unterschiedlich nutzbar und der Funktionsumfang in verschiedener Weise aufrufbar. So sollten Unternehmen, die bereits ein ERP-System nutzen und nun ein DMS einführen wollen, im Vorfeld klären, welche Lösungen mit ihrem bestehenden ERP-System integrierbar sind. Muss diese Anbindung erst entwickelt werden, entstehen Kosten für die Programmierung und das anschließende Testen. Um dafür die reale Anwendungsumgebung zu imitieren, müssen ERP-System und DMS redundant aufgesetzt und mit echten Daten befüllt werden. Das Testen sollte darüber hinaus nicht nur auf funktionaler Ebene erfolgen, sondern ebenfalls zeigen, ob die Bedienung für Endanwender plausibel ist. Für große Unternehmen ist dieser Aufwand aber durchaus vertretbar, da die Vorteile einer unmittelbaren Integration überwiegen und sich im Arbeitsalltag schnell bezahlt machen. Für kleinere und mittelständische Unternehmen, die ein ERP-System im Einsatz haben und diesen Aufwand scheuen, bedeutet das meistens nicht, dass sie auf die Einführung eines DMS verzichten sollten. Denn in der Praxis hat sich gezeigt, dass für deren Anwendungsfälle die Übertragung von Dokumenten über Hotfolder ausreichend ist. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um eingehende Dokumente handelt, die das DMS im Volltext ausliest, klassifiziert, und Anwendern dann zur Verfügung stellt.

Nie zu spät, wenn der Nutzen stimmt

Eine bidirektionale Brücke zwischen ERP-Systemen und DMS ist bei Einführung von digitalen Business-Lösungen sehr wichtig. Für eine spätere Integrationen ist es aber fast nie zu spät, solange der Nutzen erkannt und von allen Anwenderparteien getragen wird.


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