Der ERP-Auswahlberater Trovarit begleitete Buhmann Systeme bei seiner Software-Neuausrichtung von der Prozessanalyse bis zur Systemauswahl. Ein zentrales Element war der Anforderungskatalog mit 850 Punkten. Im Marktvergleich bot die Software AMS.ERP die höchste Abdeckung – und ihr Hersteller erhielt den Zuschlag.
Die Abfüllanlagen von Buhmann erlauben das Dosieren und Verschließen von grundsätzlich allen fließ- und pumpfähigen Produkten, wie zum Beispiel Feinkostsalate, Streichwurst, Joghurt, Butter, Pudding, Saucen, Suppen, Heimtiernahrung oder Cerealien. (Bild: Buhmann Systeme GmbH)
Seit seiner Gründung vor über 40 Jahren hat sich Buhmann von einem kleinen Lohnfertiger zu einem mittelständischen Spezialisten für innovative Verpackungsmaschinen entwickelt, vor allem für Abnehmer aus der Lebensmittelindustrie. Das Unternehmen aus dem Allgäu liefert vor allem kundenspezifische schlüsselfertige Endverpackungs-, Abfüll- und Automatisierungsanlagen. Die Individualisierung der Verpackungslinien wird erreicht, indem die Standardmaschinen mittels Baukastensystem um verschiedene Automatisierungslösungen ergänzt werden. Buhmann hinterfragt seine eigene Ablauforganisation stetig. Die eingesetzte DOS-basierte Geschäftssoftware, mit der die Prozesse lange Zeit gesteuert worden waren, hatte aufgrund fehlender Weiterentwicklung des Herstellers ihren Zenit überschritten. Als dann der interne ERP-Verantwortliche in Rente ging, wollte Buhmann rechtzeitig auf eine zukunftsfähige Lösung umstellen. Um die Anforderungen im Konstruktions- und Fertigungsprozess im System abzubilden, die mit der Individualität der Produkte einhergehen, suchten die Verantwortlichen einen Software-Partner, der neben einer durchgängigen, auf die Losgröße 1+ zugeschnittenen Standardlösung auch passende Branchenexpertise mitbringt. Am Ende des 2016 gestarteten Auswahlprozesses entschieden sich die Verantwortlichen schließlich für die Software AMS.ERP von AMS.Solution.
Das Projekt lag maßgeblich in den Händen von Andreas Dornacher, der die ERP-Neuausrichtung von der Evaluierung über die Implementierung bis hin zur Nachbetreuung und Weiterentwicklung begleitete. Die Wahl des ERP-Systems basierte auf einem Abgleich mit dem 850 Punkte umfassenden Anforderungskatalog, in dem die Projektverantwortlichen zuvor die Funktionalitäten des neuen Systems definiert hatten. „Die 850 Punkte haben wir zusammen mit dem externen Beratungshaus Trovarit erstellt, das uns von der Prozessanalyse bis zur Systemauswahl phasenweise begleitete“, sagt Dornacher. Die externe Unterstützung sollte helfen, sich bei dem großen Angebot der ERP-Lieferanten zurechtzufinden und sicherzustellen, dass im Unternehmen Einigkeit darüber herrschte, welche Ziele mit der neuen Software erreicht werden sollten.
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„Nach einer gemeinsamen Grobanalyse mit Trovarit führten wir selbstständig eine Detailanalyse unserer Prozesse durch. Daraufhin definierten wir im Rahmen eines Workshops wiederum mit Trovarit die Punkte für unser Lastenheft“, skizziert der Projektleiter das Vorgehen. Anhand dieser Punkte filterte Trovarit über sein Tool IT-Matchmaker 16 potenziell passende Anbieter heraus. Nach einer Nutzwert- und Kostenanalyse sowie einer Bewertung der Standardfunktionalitäten blieben sechs Systemanbieter übrig, die ihre Systeme bei Buhmann präsentierten. Drei von ihnen waren bereits nach einer ersten Ansicht der Oberfläche und der Handhabung aus dem Rennen. Die restlichen drei wurden erneut zu jeweils eintägigen Workshops ins Haus eingeladen. „Im gesamten Key-User-Team, das ebenso wie die Fachabteilungen von Beginn an in den Evaluierungsprozess involviert war, arbeiteten wir dann die für uns besonders wichtigen Funktionalitäten heraus. Die meisten Übereinstimmungen gab es bei AMS.ERP“, berichtet Dornacher. Der Stücklistenübertrag aus dem Produktdatenmanagement-System (PDM) MaxxDB ins ERP-System erwies sich als ein essenzieller Punkt. Als noch wichtiger erachteten der Projektleiter und die Key User die integrierten Möglichkeiten zur Projektplanung im Modul sowie die mitlaufende Kalkulation, die jederzeit eine Übersicht zum aktuellen Stand des Projekts darstellt.
Mit den Endverpackungsanlagen lassen sich Beutel, Trays, Tiefziehpackungen, Aluminiumschalen, Dosen, Flaschen und Gläser in Kartonagen verpacken. (Bild: Buhmann Systeme GmbH)
Projektpläne wurden vor der Implementierung in Excel geführt, die nicht mit dem ERP-System verknüpft waren. Dieses Vorgehen kostete Zeit und produzierte Fehler. Heute sind alle relevanten Daten miteinander verlinkt: Die Eingaben im Projektplan haben Auswirkungen auf die Terminierung der Stücklisten und die Kapazitätsplanung der Fachabteilungen, was ein sauberes Arbeiten und ein Einhalten der Prozesse seitens der Anwender erfordert. Spätestens an dieser Stelle wird es in vielen ERP-Projekten brisant, wenn sich nämlich gewohnte Arbeitsabläufe verändern oder wenn zusätzliche Eingaben vermeintliche Mehrarbeit verursachen, deren positive Effekte sich den Mitarbeitern nicht sofort erschließen. Dies war bei Buhmann nicht der Fall. Im Gegenteil: Eine Mitarbeiterbefragung vor Projektstart hatte zutage gebracht, dass die Einführung einer durchgängigen ERP-Software mehrheitlich sogar gewünscht war. Die Implementierung begann im Mai 2017, der Echtstart erfolgte ein Jahr später im Mai 2018. Die Prozessanalyse und Systemauswahl mit Trovarit hatten zuvor ebenfalls zwölf Monate gedauert. Eingesetzt werden die Standardkomponenten des Systems und das Planungs-Tool von AMS zur langfristigen Kapazitätsplanung. Zudem nutzt Buhmann AMS.Time zur Zeiterfassung und AMS.BI für Analysen, Ad-hoc-Auswertungen und das strukturierte Berichtwesen. Auftrags- und Stammstücklisten werden aus der PDM-Software über eine Schnittstelle ins Multi-Projektmanagement-System eingespeist.
Das Rechnungs- und Finanzwesen der Lösung wurde bislang noch nicht implementiert. Stattdessen gibt es eine einbahnige Schnittstelle zu Datev, um das Zahlenwerk bei einem Releasewechsel mit Datev und AMS.ERP gegenprüfen zu können. „Aufgrund neuer Datenstrukturen im ERP-System haben wir diese Rückfallebene bewusst gewählt“, erläutert Andreas Dornacher. Ein angedachter, größerer Releasewechsel sollte reibungslos vonstattengehen, weil das System annähernd komplett im Standard belassen wurde. Im Rahmen der sogenannten Geschäftsprozessmodellierung (GPM), die der ERP-Hersteller seinen Integrationsprojekten voranstellt, ergab sich, dass Software und Aufbauorganisation des Unternehmens ohne große Zusatzprogrammierungen zusammenpassten. Dazu Andreas Dornacher: „Zu 98 Prozent sind wir im Standard geblieben.“
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Den größte Nutzen sieht Dornbacher heute in der Reduzierung genutzter Insellösungen, sodass die Kernprozesse des Unternehmens von der Kundenanfrage bis zur Lieferung transparenter ablaufen. „Wir erstellen die Vorkalkulation im ERP-System, übergeben die Budgetdaten ins Projektmanagement. Der Projektleiter erfasst dann über das Planungsmodul die Aktivitäten für das Projekt. Bei der Abwicklung der Prozessschritte im ERP-System sind wir bereits sehr weit“, bekräftigt Andreas Dornacher. „Die mitlaufende Kalkulation und die Nachkalkulation sind transparent und auf Knopfdruck verfügbar. Auch die Auswertungsmöglichkeiten funktionieren sehr gut.“ Gerade arbeitet der Projektleiter daran, die technische Auftragsabwicklung weiter in der Software zu integrieren und die interne Organisation so anzupassen, dass sich noch mehr Nutzen aus der Software ziehen lässt. „Die Software bietet noch viel Potenzial, das wir noch nicht ganz ausschöpfen. Das ist unsere Aufgabe für die Zukunft.“
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