Schlüssel zum Digitalisierungserfolg
Das Einmaleins fürs Pflichtenheft
Agile und anwenderfreundliche Geschäftssoftware ist ein Schlüssel zum Digitalisierungserfolg. Um die passende ERP-Lösung möglichst reibungslos einzuführen, muss schon das Lasten- beziehungsweise Pflichtenheft stimmen. Auf die folgenden fünf Punkte sollten Unternehmen bei der Erstellung achten, um den Grundstein für den Projekterfolg zu legen.
1. Zuerst die Projektplanung durchdenken
Bevor es losgeht, sollten Unternehmen bedenken: Die ERP-Auswahl ist ein Projekt. Die Einführung ein anderes. Deshalb sollten sie sich an die Grundregeln für erfolgreiches Projektmanagement halten und keine ERP-Auswahl starten, solange keine Klarheit über die damit verbundenen Ziele, die zur Verfügung stehenden Mittel und die zeitlichen Vorstellungen besteht. Ist die Freigabe zur Auswahl aber erteilt und gibt es eine klare Budgetvorstellung, dann steht dem Beginn des ERP-Auswahlprojekts nichts mehr im Wege. Ein gutes Projekt braucht auch eine eindeutige zeitliche Vorgabe. Für einen im Mittelstand üblichen ERP-Auswahlprozess ist mit mindestens drei Monaten zu rechnen. Gilt es aber, die Entscheidung für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Intercompany-Prozessen oder aber internationalen Anforderungen zu treffen, kann die notwendige Zeitachse für eine professionelle ERP-Auswahl auch schnell auf sechs Monate anwachsen. Die generellen Prozessabläufe und Organisationsstrukturen des jeweiligen Unternehmens sollten vor dem Start eines ERP-Auswahlverfahren also unbedingt bekannt sein.
2. Geschäftsprozesse stehen im Fokus
Die erfolgreichsten Projekte sind erfahrungsgemäß die, bei denen sich Interessent und Anbieter gemeinsam an einen Tisch setzen und offen über die individuellen Anforderungen reden. Dabei sollten die Geschäftsprozesse ganz klar im Vordergrund stehen und nicht die Features, denn die ergeben sich automatisch aus den Prozessen. Wichtig im Anbieter-Entscheidungsprozess sind die weichen Faktoren, die kein ERP-Pflichtenheft abdeckt: Die Chemie zwischen Hersteller und Kunde muss stimmen, denn die ‚Ehe‘ mit dem ERP-Anbieter hält durchschnittlich acht bis zehn Jahre. Sind die Ziele abgesteckt, fällt es auch leichter, die fachlichen Anforderungen an das neue ERP-System festzulegen, also das ERP-Pflichtenheft aufzustellen. Der sicherste Weg dazu ist, dass Projektverantwortliche bereits heute im Einsatz befindliche Funktionen auflisten und diese dann Schritt für Schritt um die gewünschten Funktionen der einzelnen Fachabteilungen ergänzen.
