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Ein BI-Tool für 1.200 Anwender

Zentralisiertes Reporting bei ZF Friedrichshafen

ZF Friedrichshafen suchte für das Reporting eine zuverlässige Lösung, die mit den vielen Änderungen im innovationsgetriebenen Geschäft zurechtkommt. Während die Kennzahlen früher in Handarbeit zu nicht immer einheitlichen Reports aufbereitet wurden, liegen sie jetzt zentral ab – im richtigen Design und für alle berechtigten Nutzer.

Der traditionsreiche Automobilzulieferer muss einem hohen Innovationsdruck standhalten.(Bild: ZF Friedrichshafen AG)

Der traditionsreiche Automobilzulieferer muss einem hohen Innovationsdruck standhalten.(Bild: ZF Friedrichshafen AG)

Wie vereinheitlicht man das Reporting einer Matrix-Organisation von sieben Geschäftsbereichen und zahlreichen Querschnittsfunktionen? Einer solchen Herausforderung sah sich das Projektteam der ZF Freidrichshafen AG gegenüber, als der Vorstand beschlossen hatte, ein einheitliches Reporting einzuführen und ein Management Information System (MIS) für das ZF Management aufzusetzen. Der bisherige Reportingprozess erfüllte nicht mehr die Ansprüche des Unternehmens. Unterschiedliche Unternehmensbereiche zogen die Daten aus SAP-Software in Microsoft Excel-Datenblätter und erstellten darin manuell ihre Reports. Jeder Report war folglich bereichsspezifisch gestaltet, mit unterschiedlichen Kennzahlen und unterschiedlichem Layout. Die Excel-Reports gingen dann per E-Mail an einen definierten Empfängerkreis. Das erschwerte die Auswertung und Datenvergleiche. Querverbindungen waren gar nicht oder nur mit hohem Aufwand herzustellen. Die Anforderungen an ein neues System standen schnell fest:

  • •  ein Single Point of Truth (Spot), um die Datenqualität sicherzustellen,
  • •  einfache Nutzung,
  • •  einheitliches Layout und einheitlicher Inhalt, um die Vergleichbarkeit herzustellen,
  • •  Wechsel vom Push- in den Pull-Modus, das heißt die Reports werden nicht mehr per E-Mail versendet, sondern liegen zentral ab und können bei Bedarf abgerufen werden.

Umfangreiches Rollenkonzept

Eine weitere Anforderung an das Zielsystem war eine starke und zuverlässige Autorisierung. Dazu musste ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept umgesetzt werden, um den Zugriff auf die Daten zu steuern. Vertriebsmitarbeiter sollten z.B. nur auf die Daten zugreifen, die die von ihnen betreuten Kunden betreffen. Das Team bei ZF nutzte die erste Konzeptphase des Projektes, die etwa ein Jahr dauerte, um die Kennzahlen zu definieren, die im Report abgebildet werden sollten. Außerdem wurde ein Styleguide für die Reports und Dashboards erstellt. Dabei kombinierten sie den International Business Communication Standard (IBCS) mit dem Corporate Design des Unternehmens, um in Zukunft ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen.

Keine Out-of-the-Box-Lösung

Etwa 60 BI-Tools wurden angeschaut und bewertet. Am Ende fiel die Wahl auf Board. Der Proof of Concept (PoC) des schweizer Software-Herstellers überzeugte das ZF-Team ebenso wie die enge Zusammenarbeit mit dem Board-Team. Dieses sorgte dafür, dass es auch Lösungen für die Anforderungen gab, die nicht ‚Out-of-the-Box‘ zu realisieren waren. Beispielsweise wurde ein Corporate-Identity-Designer entwickelt, der die Umsetzung von Design-Anforderungen an das Reporting-System erleichtert.


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