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Dokumentenprozesse hybrid aufsetzen

Cloud und On-Premises intelligent kombiniert

Mit Vehemenz will SAP seine Kunden derzeit auf S/4Hana und in die Cloud bringen. Doch da sich mit komplexen Prozessen verbundene On-Premises-Anwendungen in Produktion und Lieferkette nicht so schnell ablösen lassen, läuft es meist auf einen Hybrid-Betrieb hinaus. Bei der Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen unterstützt der Softwarehersteller xSuite.

 (Bild: ©C.Castilla/stock.adobe.com)

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Über die Verbindung von SAP Manufacturing Integration and Intelligence (MII) und SAP Extended Warehouse Management (EWM) gelingt es Maschinenbauern heute schon, Produktionsprozesse weitgehend durchgängig zu gestalten. Der gleiche Anspruch einer End-to-End-Automatisierung lässt sich an das Thema Dokumentenverwaltung stellen. Bei der Rechnungsbearbeitung zum Beispiel streben viele Unternehmen den Idealfall einer Dunkelbuchung an: Ohne manuelle Arbeit werden Rechnungsdaten automatisch ausgelesen, geprüft und Rechnungen schlussendlich bezahlt. Die Automatisierung übernehmen bei dieser Art der Rechnungsverarbeitung Softwarelösungen wie die der xSuite Group. Voraussetzung ist die Digitalisierung des gesamten Rechnungseingangsprozesses. Das hierfür bislang erforderliche Scannen und Auslesen von Rechnungsdaten aus gescannten (oder PDF-) Rechnungen ist dabei allmählich auf dem Rückzug, denn die elektronische Rechnungsstellung, oft E-Invoicing genannt, setzt sich weltweit zunehmend durch. Immer mehr Länder erlassen entsprechende Verpflichtungen zur E-Rechnung.

E-Invoicing weltweit

Weltweit sind zahlreiche verschiedene Formate und Standards im Einsatz, beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, BIS Billing 3.0, Factur-X und InvoiceNow. Das Peppol-Netzwerk gilt vielen als Übertragungsweg der Zukunft für E-Rechnungen. Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine und ist mit dem Einschreiben mit Rückschein vergleichbar. Angeschlossene Organisationen können darüber geschäftliche Dokumente abgesichert austauschen und elektronische Rechnungen an Unternehmen und Behörden schicken. „Viele Fertigungsunternehmen sind heute mit internationalen Kreditoren vernetzt“, schildert Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group (Bild). „Sie sollten daher eine technische Lösung einsetzen, die all diese Formate annehmen kann, das heißt sie von einem Postfach abholt, ihre Inhalte ausliest und an dahinterstehende ERP-Systeme weiterleitet.“

Durchgängige Einkaufs- und Rechnungsprozesse

Über die Rechnungsverarbeitung hinaus zieht sich der Kreis indes hin zu durchgängigen Prozessen. Sie reichen von der Erstellung einer Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage und binden auch weitere Dokumentarten ein. Fachleute sprechen hier von Procure-to-Pay (P2P). Solche Prozesse mit Lieferanten lassen sich gut über die Cloud abbilden. Die Entwickler von xSuite haben dafür ein Business Partner Portal programmiert – eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können. Diese werden aus dem Portal automatisch in die Business-Software von SAP übernommen, was Einkauf und Buchhaltung erheblich entlastet. Mit dem Business Partner Portal von xSuite lassen sich drei zentrale Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten adressieren: Das Onboarding neuer Partner, der digitale Dokumentenaustausch und das Management von Rabattangeboten. Das Portal wird in der SAP Business Technology Platform (BTP) betrieben. Auf dieser Plattform können Kunden und Partner der SAP Anwendungen entwickeln und mit vorhandenen Systemen verbinden. Die Industry Cloud von SAP, über die branchenübergreifend vertikale Lösungen bereitgestellt werden, läuft ebenfalls auf der BTP, sodass die Lösungen einfach zusammenarbeiten.

Matthias Lemenkühler ist CEO der xSuite Group. (Bild: © Cornelia Hansen)

Matthias Lemenkühler ist CEO der xSuite Group. (Bild: © Cornelia Hansen)

SAP drängt auf S/4Hana in der Cloud

Cloud-Anwendungen in ihre Geschäftsprozesse einzubeziehen, wird für jene Fertigungsunternehmen wichtiger, die im Austausch mit Geschäftspartnern durchgängig digital arbeiten wollen. „Tatsächlich aber ist die Cloud heute noch nicht der vorherrschende Standard, dies wissen wir aus vielen Projekten in der Branche“, so Matthias Lemenkühler. Zwar drängt SAP seine Kunden im Zuge anstehender Migrationen auf die neue Produktplattform S/4Hana, diese weitgehend über die Cloud zu beziehen. Nach derzeitigem Stand allerdings reicht die Funktionalität der SAP-Cloud-Lösungen noch nicht aus, um tatsächlich alle Anwenderunternehmen zu einem Umstieg zu bewegen, die im eigenen Haus installierte Systeme betreiben, also on-premises. So bietet zum Beispiel das SAP-Cloud-Angebot für die diskrete Fertigung recht umfangreiche Funktionalitäten. Anders sieht es bei der Prozessindustrie aus, wo es noch Nachholbedarf gibt – etwa im Bereich elektronischer Herstellanweisungen. Auch die xSuite trifft bei ihren produzierenden Anwendern natürlich regelmäßig auf bestehende Prozesse und On-Premises-Systeme. Gerade im Bereich der Unternehmenssoftware, also bei den ERP-Systemen, existieren über Jahre gewachsene Strukturen, die nicht von heute auf morgen konsequent abgelöst werden sollen (oder können). Die Lösung sind Mischmodelle aus on-premises- und Cloud-Komponenten: der Hybrid-Betrieb. Dort setzt der Softwarehersteller an und unterstützt Unternehmen, ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse einfacher, flexibler und schneller zu gestalten – indem sie bestimmte Services aus der Cloud hinzunehmen.

Software für die Deployment-Modelle der SAP

‚Cloud first, aber nicht Cloud only‘ könnte das Motto für die Strategie hinter dem Hybrid-Ansatz lauten. SAP bietet unterschiedliche, miteinander kombinierbare Deployment-Modelle für S/4Hana, von on-premises bis zum Public-Cloud-Ansatz ‚S/4Hana Cloud‘. Unternehmen müssen überlegen, wie viel Standardisierung sie wünschen und abhängig davon das passende Deployment-Modell wählen. Matthias Lemenkühler: „Darauf stellen wir uns ein – mit SAP-integrierten Workflows für Einkauf, Buchhaltung und Auftragsbearbeitung sowie vor- und nachgelagerten Diensten wie Beleglesung und Archiv, lokal installiert oder aus der Cloud.“ Außerdem gibt es Services auf der BTP wie eben das Business Partner Portal. Damit bedient der Hersteller die unterschiedlichen Deployment-Modelle von SAP und lässt Unternehmen mit durchgehenden SAP-Zertifizierungen die Wahl, welches Cloud-Modell sie bevorzugen.

Technologieoffen bleiben

Schließlich gibt es viele Unternehmen, die noch auf einige Jahre zumindest in Teilen mit dem herkömmlichen SAP ERP arbeiten werden. Die Möglichkeit, elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, sollte nicht von der vorhandenen Anwendungslandschaft abhängen. Deshalb muss eine Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung flexibel sein – wie der Rechnungsworkflow der xSuite, den es entweder als Add-on oder aus der BTP gibt. Dabei gilt auch zu klären, welche Add-on-Lösung mit welchem Modell überhaupt realisierbar ist. SAP macht mit den sich ständig wandelnden Deployment-Modellen die Auswahl der passenden Add-ons nicht einfacher. Bei der S/4Hana Cloud wiederum ist keine Installation von Add-ons vorgesehen. Darauf antwortete xSuite mit der Bereitstellung einen komplett neues Produktes, basierend auf der BTP. Letztlich müssen sich alle Szenarien abbilden lassen, lautet die mittlerweile gängige Kundenanforderung bei der Eingangsrechnungsverarbeitung.

 (Bild: ©C.Castilla/stock.adobe.com)

(Bild: ©C.Castilla/stock.adobe.com)

Hybrid-Szenarien aus Cloud und On-Premises

Hybride Szenarien, sogenannte 2-Tier-Strategien, werden also die Regel sein. Dabei interagieren in Eigenregie betriebene, hochindividualisierte On-Premises-Systeme mit modernen Technologien wie künstliche Intelligenz, die aus der Cloud kommen. KI lässt sich dabei konkret einsetzen, um Mitarbeitende aus Einkauf und Buchhaltung von Routineaufgaben zu entlasten. Eine Rechnungslösung zum Beispiel liest die Inhalte einer Rechnung nicht nur aus, sondern ‚versteht‘ sie und kann bereits Vorschläge unterbreiten, wer der Kreditor ist, welche Kontierung in Frage kommt und vieles mehr. Unter diesen Alternativen müssen Angestellte dann nur noch auswählen, ohne alle Kontierungen auswendig zu wissen oder nachschlagen zu müssen.

Künstliche Intelligenz für Analysen

Künstliche Intelligenz aus der Cloud kann auch Dokumentenprozesse optimieren helfen. Selbstlernende Algorithmen lassen sich etwa für Analysen verwenden, also um Fragen zu beantworten, welches die zuverlässigsten Lieferanten oder günstigsten Preise sind oder wann der beste Bestellzeitpunkt ist. Die Antworten darauf leitet eine KI-Engine aus den Rechnungsdokumenten ab. Auch Betrugsversuche lassen sich automatisch erkennen: Wo fallen auffällig viele Rechnungen an oder solche mit überdurchschnittlich hohen Summen? So kann KI die Prozesse nochmal auf ein ganz anderes Level heben.

Tieferes Verständnis gefragt

In der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen liegt für produzierende Industrieunternehmen ein gewaltiger Hebel zu höherer Effizienz. Wirklich durchgängige Digitalisierung, gerade im Austausch mit Geschäftspartnern, funktioniert dabei nur unter Einbezug der Cloud. „Die Herausforderung für SAP-Kunden liegt momentan darin“, so Matthias Lemenkühler, „das oft nicht auf den ersten Blick verständliche Portfolio des ERP-Anbieters – gerade in Bezug auf die neue Produktgeneration S/4Hana – richtig einzuordnen und sinnvoll mit den bestehenden On-Premises-Systemen im eigenen Unternehmen zu kombinieren.“


Rechnungsverarbeitung und künstliche Intelligenz

Machine Learning funktioniert in der Regel umso besser, je mehr Datensätze zum Training herangezogen werden. Künstliche Intelligenz birgt im Umfeld von Public-Cloud-Lösungen besonders hohes Potenziel, wenn sich dort – etwa aufgrund mehr abgespeicherter Mandanten – höhere Datenmengen in das Training integrieren lassen, als im einzelnen on-premises installierten System. Hinzu kommt: Aus der Public Cloud gibt es bereits Out-of-the-Box-Lösungen, auf die man zugreifen kann. Laut Bitkom nutzten ein solches Angebot zur Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse 2021 bereits 46 Prozent der deutschen Unternehmen. Am Beispiel der Rechnungsverarbeitung zeigt sich gut, wie On-Premises-Systeme und KI-Komponenten aus der Cloud zusammenwirken können.

  • Die gesamte Eingangspost wird – unabhängig vom Eingangskanal (analog oder digital) – in der Cloud mit einem auf Machine Learning basierenden Regelwerk automatisch sortiert und Klassen zugeordnet, etwa Auftragsbestätigungen, Verträge (mit Lieferanten) und Rechnungen. Den Klassen entsprechend werden die Dokumente an die zuständigen Personen oder Folgesysteme weitergegeben. Rechnungen werden dann im Cloud-Archiv abgelegt und parallel in die Beleglesung zur automatisierten Verarbeitung weitergegeben.
  • Das Auslesen zum Beispiel des Rechnungsbelegs findet ebenfalls in der Cloud statt. Bei der anschließenden Validierung kann gewählt werden: wahlweise in der Cloud oder im On-Premises-SAP-System.
  • Die nächsten Bearbeitungsschritte der Rechnung wie Prüfung, Vervollständigung und Freigabe laufen im lokalen SAP-System ab.
  • Das abschließende Workflow-Protokoll wird zum bereits anfangs in der Cloud archivierten Rechnungsbeleg revisionssicher abgelegt.

Mit diesem Szenario nutzt ein Unternehmen die Effekte der Cloud wie schnelles, standortunabhängiges Arbeiten und hat gleichzeitig eine hohe Individualisierbarkeit, die ein lokales SAP-System gegenüber einer Public-Cloud-Lösung bietet.


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