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Digitalisierte Abläufe nach dem ERP-Systemwechsel

Adieu, manueller Prozess!

Typischer Ablauf eines Prozesses im Handel. (Bild: Step Ahead AG)

(Bild: Step Ahead AG)

Belege werden automatisch eingelesen

„Wir haben die papierbasierten Prozesse mit der Integration von DocuWare extrem beschleunigt: Die ITV GmbH ist heute lückenlos digitalisiert“, berichtet Projektleiter Wolf Strobel. Das System liest ERP-Belege wie Lieferscheine oder Rechnungen automatisch ein. Diese werden in eine- automatisierten Freigabeprozess weitergeleitet und revisionssicher im zentralen Dokumentenpool archiviert. 95 Prozent des Rechnungsversands laufen komplett automatisiert per Mail, die restlichen fünf Prozent der Kunden wünschen derzeit noch Rechnungen auf Papier. Auch Personaldokumente wie Lohnabrechnungen, Mitarbeiterverträge und Krankmeldungen liegen digitalisiert vor und werden mit automatisierten Workflows bearbeitet. Per Outlook-Integration werden darüber hinaus automatisch ein- und ausgehende E-Mails archiviert. Da das DMS in das ERP-System integriert ist, können die Mitarbeiter aus der ERP-Oberfläche direkt auf alle abgelegten Dateien zugreifen.

Lagerlogistik optimiert

Auch die Lagerlogistik hat ITV mit Einführung des neuen Systems verbessern können. Durch die Integration der MDE-Software stieg die Geschwindigkeit beim Kommissionieren sehr stark. Die mobile Datenerfassung verwaltet monatlich ca. 2,5 Millionen Artikel und 10.000 Positionen. Darüber hinaus unterstützt sie die Kommissionierung von monatlich ca. 3.000 Lieferungen. Über eine Schnittstelle zum Rechnungswesen greift auch die Finanzbuchhaltung auf die Echtzeitdaten aus dem ERP-System zu.

Weitere Projekte geplant

Seit der Systemeinführung hat die ITV GmbH ihre Prozesse dauerhaft verbessern können. Der Informationsaustausch zwischen Einkauf, Verkauf, Produktion und Logistik ist heute systemseitig sichergestellt. Peter Wittkämper, Geschäftsführer der ITV GmbH, zeigt sich mit der neuen Lösung zufrieden: „Wir haben eine wesentlich höhere Transparenz in den einzelnen Prozessen gewonnen und können durch automatisierte Workflows Fehler vermeiden, die sich früher bei der manuellen Bearbeitung immer wieder eingeschlichen haben.“ Für die Zukunft plant das Unternehmen die Digitalisierung noch weiter voranzutreiben. So soll im nächsten Schritt der Produktionsstandort in Italien in Echtzeitanbindung an den Unternehmenssitz in Bielefeld angeschlossen werden. Weitere Punkte auf der Agenda sind Optimierungen in der Lagerlogistik u.a. durch permanente Inventur, die Echtzeitverfügbarkeit von Daten aus der Maschinenproduktion sowie die Integration einer CAQ- Software zur Qualitätssicherung.


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