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Datentausch bei der Corestruc-Gruppe in Südafrika

Verwaltungskosten um 65 Prozent reduziert

Lange war die Unternehmensgruppe Corestruc auf papierbasierte Verwaltungsprozesse angewiesen. Aufgaben wie das Controlling waren sehr mühsam und Rechnungen wurden teils erst nach vier Wochen bearbeitet. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) konnte viele dieser Abläufe deutlich beschleunigen.

Corestruc liefert Betonfertigteile etwa für Bauvorhaben der öffentlichen Hand. (Bild: DocuWare Europe GmbH)

Corestruc liefert Betonfertigteile etwa für Bauvorhaben der öffentlichen Hand. (Bild: DocuWare Europe GmbH)

Corestruc gehört zu einem Konglomerat aus elf verteilten Firmen mit 250 Angestellten aus der Beton-, Immobilien- und landwirtschaftlichen Industrie. Das Unternehmen selbst plant und erstellt Betonfertigteile für öffentliche Infrastrukturprojekte und den privaten Bausektor. Papierbasierte Verwaltung war im Corestruc-Hauptsitz im südafrikanischen Polokwane früher Tagesordnung, vor allem aufgrund der räumlichen Verteilung der Tochtergesellschaften. Da die dezentral beschäftigten Mitarbeiter im Durchschnitt nur einmal monatlich nach Polokwane reisten und die vor Ort erhaltenen Dokumente mitnahmen, wurden eingehenden Rechnungen früher nur etwa alle vier Wochen bearbeitet. Zwar wurden wichtige Dokumente mitunter vorab eingescannt, um sie per E-Mail zu verschicken. Dies führte jedoch im weiteren Verlauf häufig zu Kontrollverlust, etwa wenn nach Eingang der Originalbelege unklar war, ob die Vorabkopie bereits bearbeitet war oder nicht. Daher blieb es meist bei der papierbasierten Variante mit entsprechenden Verzögerungen. Zusätzlich kam es zu Nachteilen durch die zentrale Archivierung der Belege. Denn die Tochtergesellschaften waren bei Rückfragen auf die Kollegen im Hauptsitz angewiesen – Belege mussten herausgesucht, kopiert und verschickt werden. Beim Wechsel des ERP-Systems suchte Corestruc deshalb auch nach einer kompatiblen DMS-Lösung für die Verwaltungsprozesse. Ausschlaggebend für die Lösung DocuWare war unter anderem der lokale Support durch den Vertriebspartner in Südafrika.

Digitaler Briefkorb

Der Einsatz der neuen DMS-Lösung begann mit der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei wird zunächst aus der ERP-Software von Sage ein Bestellbeleg erzeugt, der gemeinsam mit den relevanten Indexdaten direkt an das digitale Archiv übergeben wird. Die eingehende Lieferantenrechnung wird anschließend von der Tochtergesellschaft gescannt und landet im digitalen Briefkorb der zentralen Buchhaltung in Polokwane. Dort wird der Beleg über einen elektronischen Stempel mit der Bestellnummer verknüpft. Im darauffolgenden Freigabe-Workflow werden die Unterlagen den räumlich getrennten Bereichsleitern in digitalen Aufgabenlisten vorgelegt. Bis zur abschließenden Bezahlung kontrolliert das DMS den kompletten Ablauf und synchronisiert sämtliche Daten mit Sage. So können berechtige Mitarbeiter auch über das ERP-System jederzeit den Status von Rechnungen prüfen und bei Bedarf nachhaken. In der Qualitätssicherung geht man sogar noch einen Schritt weiter. Aufgrund umfangreicher gesetzlicher Dokumentationspflichten muss Corestruc zu jedem Zeitpunkt nachweisen können, in welchen Gebäuden ein bestimmtes Teil verbaut wurde. Um diesen Pflichten besser nachzukommen, wurden die Smartphones der mobilen Installationsteams mit der DocuWare-App ausgestattet. Unterlagen werden so direkt vor Ort eingescannt oder auch gegengezeichnet und stehen im Anschluss allen anderen Berechtigten ortsunabhängig in Echtzeit zur Verfügung gestellt.

Bearbeitungszeit reduziert

Mit der DMS-Lösung konnte Corestruc die Bearbeitungszeiten reduzieren und darüber hinaus den Informationsfluss zwischen Verwaltung und Tochtergesellschaften verbesseren. Verwaltungsleiter Tian de Jager zeigt sich zufrieden: „Bei der Modernisierung unserer IT-Systeme war DocuWare eine entscheidende Komponente. Unsere Analyse hat ergeben, dass wir damit etwa 65 Prozent unserer internen Verwaltungskosten einsparen.“ Gleichzeitig stehen Belege dank standortübergreifendem Zugriff allen berechtigten Mitarbeitern ohne Zeitverlust zur Verfügung. Das wirkt sich positiv auf die Vertriebsseite aus: Wenn die einzelnen Teams etwa bei Ausschreibungen schneller miteinander kommunizieren, kann auch ein Angebot früher an den Kunden übermittelt werden – und je früher ein Angebot vorliegt, desto höher ist die Erfolgsquote. Aufgrund der guten Erfahrungen plant Corestruc, DocuWare-Lösungen auch im Personalwesen einzusetzen.

Bei Corestruc war DocuWare bei der Modernisierung der IT-Systeme eine entscheidende Komponente. (Bild: DocuWare Europe GmbH)

Bei Corestruc war DocuWare bei der Modernisierung der IT-Systeme eine entscheidende Komponente. (Bild: DocuWare Europe GmbH)


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