Contract Lifecycle Management

Verträge digital verwaltet

Das Vertragsmanagement findet oft noch in Papierform statt. Dabei ermöglichen Lösungen für das Contract Lifecycle Management (CLM) längst eine digitale Abwicklung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

(Bild: ©David/stock.adobe.com)

Ob in der Beschaffung, Forschung und Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik, Kundenservice oder im Personalmanagement – auch in der Fertigungsindustrie geht nichts ohne Verträge, Vereinbarungen und Freigaben. Dokumente müssen innerhalb eines Unternehmens, aber auch mit externen Partnern ausgetauscht, signiert und abgelegt werden. Oftmals geschieht dies noch in Papierform. Um die in Fertigungsbetrieben geschäftskritischen Einflussfaktoren wie Effizienz und Reaktionszeit über die gesamte Wertschöpfung spannen zu können, bedarf es auch einer Transformation der vertraglichen Vereinbarungen. Software-Lösungen für das CLM (Contract Lifecycle Management) soll Vertragsprozesse vor und nach der Signatur beschleunigen sowie vereinfachen und so ein Element für die rechtsgültige und automatisierte Zusammenarbeit mit Vertragspartnern bieten.

Prozesse beschleunigen

Geschwindigkeitsvorteile im Zusammenhang mit externen Partnern ergeben sich beispielsweise beim Onboarding von Zulieferern: Im Fertigungsumfeld ist dies oftmals mit längeren Vorproduktionsprozessen wie Passformmustern, Labortests, Formenbau und Qualitätskontrollen verbunden. Gleiches gilt für die in der Fertigunsgindustrie gängigen Master Service Agreements (MSA). Das Aushandeln von Verträgen zwischen zwei oder mehreren Parteien, in denen die Konditionen für die Zusammenarbeit festgehalten und überwacht werden können, lässt sich durch CLM-Lösungen beschleunigen. Auch in Sachen Transparenz und Nachvollziehbarkeit bieten digitale Workflows Vorteile, etwa wenn größere Veränderungen in der Lieferkette anstehen und viele Abhängigkeiten zwischen internen Abteilungen und externen Partnern bestehen. Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ermöglicht unterschiedlichen Unternehmenseinheiten einen aktuellen Überblick über vereinbarten Bedingungen.

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Gesetzliche Bestimmungen wahren

Bei allen Vorteilen müssen gesetzliche Bestimmungen gewahrt werden, etwa wenn es um die Compliance und den Datenschutz geht. CLM-Lösungen ermöglichen es, Arbeitsschritte mit Kontrakten wie Kauf- und Arbeitsverträgen, Angeboten oder Bestellungen unter Berücksichtigung globaler Informationsschutz-Standards und -Normen wie der ISO27000:2013, der DSGVO, oder PCI Data Security zu digitalisieren.

Recruiting beschleunigen

Digitale Workflows eignen sich auch für interne Vertragsangelegenheiten, wie etwa das Recruiting. Arbeitsverträge können automatisiert erstellt und Genehmigungen inklusive elektronischer Unterschriften – auch als qualifizierte Unterschrift für z.B. befristete Einstellungen – beschleunigt werden. Beispielsweise lassen sich Zustimmungen zu aktualisierten Vorschriften am Arbeitsplatz per Klick (technisch: Clickwrap) rechtsgültig und automatisiert einholen, auch über mobile Geräte.

Integration und künstliche Intelligenz

Um den Datenaustausch und die Interaktion zwischen Benutzern zu ermöglichen, müssen sich CLM-Systeme in gängige Geschäftslösungen wie etwa von SAP, Microsoft oder Salesforce integrieren lassen. Dies lässt sich über vorgefertigte Schnittstellen realisieren. Künstliche Intelligenz (KI) ermöglicht es darüber hinaus, Verträge zu analysieren und dadurch Risiken zu identifizieren.

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Effiziente Workflows

Ein automatisiertes Vertragsmanagement ist ein Baustein auf dem Weg in die digitale Transformation. Das gilt vor allem dann, wenn viele Schnittstellen und Prüfungsschritte mit unterschiedlichen Partnern involviert sind. End-to-End-Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette können zu effizienten Workflows innerhalb und außerhalb des Unternehmens beitragen sowie die Sicherheit und Transparenz erhöhen.

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