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Das Personalwesen bei Schuler Präzisionstechnik

Prozesse automatisiert und abgesichert

Wachstum hatte die Personalarbeit bei Schuler Präzisionstechnik vor Herausforderungen gestellt. Die manuelle Bearbeitung von Vorgängen kostete Zeit und war umständlich. Daher wurde ein digitales Personalmanagement-System auf Basis einer Software für Enterprise Content Management (ECM) aus der Taufe gehoben.

 (Bild: ELO Digital Office GmbH)

(Bild: ELO Digital Office GmbH)

Schuler Präzisionstechnik ist seit 1925 auf die Produktion hochpräziser Drehteile und Baugruppen für Kunden aus der Medizin- und Motorentechnik sowie dem Maschinen- und Anlagenbau spezialisiert. Heute beschäftigt das in Gosheim auf der Schwäbischen Alb ansässige Traditionsunternehmen mehr als 400 Mitarbeiter. In seiner bis ins 19. Jahrhundert zurückreichenden Geschichte wuchs die Firma stets mit den Anforderungen ihrer heute über 80 Kunden. Parallel zu dieser Entwicklung hat die Zahl der Mitarbeitenden kontinuierlich zugenommen – einschließlich der begleitenden Personalunterlagen. Die manuelle Bearbeitung von Vorgängen gestaltete sich immer aufwendiger. Ein Umdenken bei der Personalarbeit war dringend angeraten, um effiziente Abläufe zu etablieren. Die Basis dafür sollte ein digitales Personalmanagement-System schaffen.

Zeitintensive Personalarbeit

Die enorme Menge an Dokumenten hatte nicht nur den Arbeitsaufwand im Personalwesen erhöht. „Das größere Problem war, dass wir im HR-Bereich zwei unterschiedliche Systeme im Einsatz hatten, die sich nicht zu einem einheitlichen Personalmanagement verbinden ließen“, schildert Günter Schneider, Leitung Personal und Finanzen bei Schuler Präzisionstechnik. Um sich für die Zukunft wettbewerbsfähig aufzustellen, traf Schuler daher im Frühjahr 2018 die Entscheidung, sämtliche Personalprozesse neu zu gestalten und zu digitalisieren, die beiden HR-Systeme zu verschmelzen sowie ein übersichtliches Personalcontrolling inklusive Auswertungsmöglichkeiten einzurichten. Dafür sollten die Anwendungsprogramme ELO ECM Suite und die digitale Personalakte ELO HR Personnel File von ELO Digital Office implementiert werden. Beides gelang innerhalb weniger Monate zusammen mit einem ELO Business Partner.

Personalmanagement digital

Bis 2018 waren die beiden folgenden nicht miteinander korrelierenden HR-Systeme im Einsatz: Interflex für die Zutrittskontrolle und Zeiterfassung sowie Sage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Mit der digitalen Personalakte konnte eine Datenanbindung geschaffen werden, die beide Systeme zu einem einheitlichen digitalen Personalmanagement verknüpft. Alle neuen und geänderten Mitarbeiterdaten aus Interflex fließen seither automatisch in das ECM-System ein, das für jeden neuen Mitarbeiter eine Personalakte anlegt. Die restlichen Mitarbeiterstammdaten aus Sage wurden mit den bereits im ECM-Archiv gespeicherten Stammdaten abgeglichen und entsprechend nachgetragen oder angepasst.

 (Bild: ELO Digital Office GmbH)

(Bild: ELO Digital Office GmbH)

 

Workflows fürs Onboarding

Im Rahmen einer Neueinstellung entstehen teilweise mehr als 30 Dokumente, wie Nachweise über durchgeführte Belehrungen oder Anträge für benötigte IT-Zugangsdaten. Damit waren zeitaufwendige papiergebundene Prozesse gekoppelt: Heute stößt die ECM-Lösung für jede neu angelegte Personalakte automatisch einen Workflow an, um die mit dem Neueintritt verbundenen Dokumente zu generieren. Dabei können die Mitarbeiter in der Personalabteilung formularbasiert die entsprechenden Dokumente auswählen und beantragen. Um all die Dokumente weiterzuverarbeiten, kommen die jeweiligen Fachabteilungen ins Spiel. So die IT-Abteilung, wenn es um IT-Zugangsdaten geht. Hierbei unterstützen Word-Vorlagen, die ebenfalls in der ECM-Lösung verwaltet und in den Workflow aufgenommen werden. Durch die Verzahnung der Systeme lassen sich die Word-Vorlagen automatisch mit Stammdaten füllen und personalisieren. So konnte der Personaleintrittsprozess standardisiert und die damit einhergehenden Prozesskosten reduziert werden. „Durch den Personaleintrittsworkflow haben alle involvierten Bereiche die notwendigen Unterlagen rechtzeitig vorliegen und können die Neuzugänge zeitnah erfassen bzw. unterweisen. Zudem wird über entsprechende Eskalationsstufen an fehlende Dokumente erinnert“, ergänzt Schneider.

Abläufe sicher gestaltet

Auch die Dokumente für den Personaleintrittsprozess werden bei Schuler Präzisionstechnik automatisiert erzeugt und per Workflow an die Verantwortlichen weitergeleitet. Dabei sorgen standardisierte Abläufe im Personalbereich für eine höhere Prozesssicherheit. Dashboards vermitteln dem HR-Team einen Überblick über Kennzahlen wie die Anzahl dauerhafter Mitarbeiter, Auszubildenden, Mitarbeiter in der Probezeit und befristete Arbeitsverhältnisse. Diese Daten lassen sich nach ihrem Abruf in einem Ad-hoc-Workflow weiterverarbeiten. Die ECM-Lösung unterstützt neben der Einhaltung aktueller Datenschutzrichtlinien wie der EU-DSGVO auch Compliance-Anforderungen wie die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht.

Ausbau geplant

Im nächsten Schritt soll die HR-Lösung durch das digitale Bewerbermanagement ELO HR Recruiting sowie eine digitale Seminarverwaltung für Mitarbeiterschulungen ergänzt werden. Es soll Stück für Stück eine ganzheitliche Lösung entstehen – von der Bewerbung über das Recruiting bis zum Onboarding, inklusive digitaler Personalverwaltung und Weiterbildungsmanagement.


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