Projektanforderungen fest im Blick halten

Mit agilem Rollout zum Configure Price Quote-System

Stolpersteine bei der Integration einer komplexen CPQ-Lösung sind Zeit- und Budgetüberschreitungen, Qualitätsmängel oder eine Entwicklung an den Kundenbedürfnissen vorbei. Agile Methoden bei der Softwareeinführung helfen, die Anforderungen stets im Fokus zu halten, auch wenn sie sich im Projektverlauf verändern.

Bild: ©bnenin/stock.adobe.com / CAS Software AG

„Wie führen wir das Wissen vieler verschiedener Personen zusammen, um eine erfolgreiche CPQ-Einführung zu gewährleisten?“ Das war eine der zentralen Fragen, die sich die Herbold Meckesheim GmbH während der Implementierung ihrer Configure Price Quote-(CPQ)-Lösung stellte. Eine Anforderung war dem internationalen Recyclingexperten für Kunststoffe dabei besonders wichtig: die effiziente Verbindung zwischen Kunde, Vertrieb und technischem Produktwissen. Bei der Einführung der CPQ-Lösung CAS Configurator Merlin vertraute das Familienunternehmen auf die agile Projekteinführungsmethode von CAS Merlin.

Im Mittelpunkt des Projekts

Bei der Einführung der CPQ-Lösung wird in enger Zusammenarbeit zwischen Softwarehersteller und Auftraggeber die Software iterativ erstellt, angepasst und eingeführt. Unterstützt wird die Einführung durch mehrere Workshop-Phasen, in denen Schritt für Schritt eine lauffähige Softwareversion erstellt wird, die sich auch an verändernde Anforderungen anpasst. Das Wissen muss nicht gleich zu Beginn des Projekts vollständig vorliegen, sondern lässt sich stufenweise identifizieren, aufbereiten und zentralisieren.

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Agile CPQ-Einführung

Erster Schritt zur Einführung einer CPQ-Lösung bei Herbold Meckesheim war die Analyse des Ist-Zustandes. Dabei standen Fragen im Mittelpunkt wie: Wer verfügt über das Knowhow bezüglich des Zusammenbaus der Maschinen? Wer erstellt das Angebot? Wer definiert und analysiert die Anforderungen des Kunden? Von wem und wie werden die entsprechenden Stücklisten und Bauanleitungen erstellt? Schnell wurde klar, dass die benötigten Informationen bei vielen verschiedenen Personen und in unterschiedlichen Formen – teilweise als Excel-Tabellen im ERP-System – vorlagen. Das Ziel war deshalb, das Wissen der Experten übersichtlich und an einer Stelle in der Software zu bündeln. Durch die zentrale Wissensorganisation können veränderte Zuständigkeiten unter Mitarbeitern leichter aufgefangen und die Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter erheblich verkürzt werden. Zusätzlich wurde bei Herbold Meckesheim eine Schnittstelle zum bestehenden ERP-System geschaffen und die Software CAS GenesisWorld eingeführt. Das Customer Relationship Management-System (CRM/XRM) hilft dem Unternehmen, Produktdaten und Kundeninformationen zu verknüpfen.

Agiles iteratives Vorgehen auf dem Weg zur Configure Price Quote-Lösung. (Bild: CAS Software AG)

Learning by doing

Auf Basis langjähriger Projekterfahrung empfahl der Softwarehersteller, das Projekt mit gemeinsamen Workshops zu starten. Schon bald konnten die Mitarbeiter selbstständig Produkte modellieren und die Modelle anpassen. Die Erkenntnisse dieser gemeinsamen Workshops in der Prototyp-Phase gingen für Herbold Meckesheim weit über die reine Anwenderschulung hinaus: Mit dem Starterpaket des IT-Partners konnten Vorteile und Einsparpotenziale identifiziert sowie die Komplexität und Aufwände, die eine Softwareeinführung mit sich bringt, intern anschaulich kommuniziert werden. Neben den Workshops beinhaltet das Starterpaket auch die Auslieferung eines ersten lauffähigen Systems. „Da uns direkt der volle Funktionsumfang von CAS Configurator Merlin zur Verfügung stand, war der Konfigurator vom ersten Tag an für uns greifbar“, schildert IT-Leiter Roland Tasca. Seit 2013 ist die Lösung CAS Configurator Merlin bei Herbold Meckesheim im Einsatz. Mit ihrer grafischen Modellierung, ihrer schnellen Einarbeitungszeit und der integrierten Dokumentengenerierung ließ sich der gesamte Angebotsprozess um 50 Prozent beschleunigen.

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CPQ as a Service

CPQ-Anbieter mit einem Software-as-a-Service-Modell können den Einführungsprozess für Unternehmen noch einfacher gestalten. Mit dem Cloud-Bezugsmodell können Unternehmen ohne große Initialkosten, mit transparenter Kostenaufstellung und flexibler Modulbuchung das Configure Price Quote-Prinzip kennenlernen, um die Mehrwerte für das eigene Unternehmen zu evaluieren. Dabei müssen natürlich die Konfigurationsdaten als sensible Informationen behandelt und entsprechend der DSVGO-Richtlinien geschützt werden. Gütesiegel wie ‚Software Made in Germany‘ oder auch ‚Software Hosted in Germany‘ können dabei helfen, den passenden Anbieter zu finden.

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