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Betriebsanleitungen automatisiert erstellen

Für jeden die passende Anleitung

In der Aerzener Maschinenfabrik werden pro Jahr etwa 15.000 Betriebsanleitungen in rund 30 Sprachen erstellt. Weil das den Maschinenbauer viel Zeit kostete, suchte er nach einer Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren. Fündig wurde die Firma bei der Redaktionssoftware Cosima go! von Docufy.

(Bild: Aerzener Maschinenfabrik GmbH)

(Bild: Aerzener Maschinenfabrik GmbH)

Die Aerzener Maschinenfabrik gehört zu den weltweit führenden Anbietern von zweiwelligen Drehkolbenmaschinen. Das Stammhaus befindet sich seit der Gründung des Unternehmens in Aerzen in der Nähe von Hameln. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt ca. 2500 Mitarbeiter, davon 1000 im Stammhaus in Deutschland. Neben dem Einsatz neuester Maschinen wollte der Maschinenbauer auch seine Betriebsanleitungen auf den neuesten Stand der Technik bringen. Die Abteilung Technische Redaktion hat daher ihre Prozesse rund um die Betriebsanleitungen optimiert und digitalisiert: Seit November 2018 ist dafür das Redaktionssystem Cosima go! von Docufy im Einsatz.

 (Bild: Aerzener Maschinenfabrik GmbH)

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15.000 Anleitungen pro Jahr

Pro Jahr werden bei Aerzen etwa 15.000 Betriebsanleitungen in 30 Sprachen erstellt. Vor der Einführung der Docufy-Lösung existierten rund 90 Standard-Betriebsanleitungen in bis zu zehn Sprachen, ergänzt um unterschiedliche Zusatzblätter, die mittels der Programme PageMaker und InDesign erstellt wurden. Die zeitintensive Sprachenverwaltung, der hohe Aufwand bei der Erstellung und der Pflege von Betriebsanleitungen, hoher Lagerbestand, die daraus resultierenden Kosten sowie steigende Qualitätsansprüche machten den Einsatz eines Redaktionssystems notwendig. Daher entschied sich das Unternehmen für die Docufy-Lösung. „Die Oberfläche von Cosima ist ansprechend, die Funktionen nachvollziehbar und die Bedienung intuitiv. Zudem hat uns die Kombination mit der Risikobeurteilungssoftware Docufy Machine Safety überzeugt“, fasst Angela Pedack ,Technische Redaktion und Dokumentation bei Aerzen, die Entscheidung zusammen. Docufy Machine Safety ist dabei eine Spezialsoftware, die es Unternehmen ermöglicht, die Vorgaben der Maschinenrichtlinie zu erfüllen. Die rechtskonforme Erstellung von Risikobeurteilungen zur CE-Kennzeichnung wird damit vereinfacht und beschleunigt.

Weniger Standard-Anleitungen

Mit dem Einsatz des neuen Redaktionssystems wurden die Standard-Betriebsanleitungen bei Aerzen auf mittlerweile 33 in maximal 30 Sprachen reduziert. Die einzelnen Betriebsanleitungen werden nun automatisiert bzw. teilautomatisiert mit der Cosima-go!-Schnittstelle in Verbindung mit dem Produktkonfiguratur und dem ERP-System von SAP erzeugt. Grundlage dafür sind Dokumente im Redaktionssystem, die inhaltlich eine große Anzahl an Varianten darstellen. Bei der Übergabe der Produktkonfiguration an das Redaktionssystem werden Inhalte gefiltert und mit Dokumenten aus SAP ergänzt. Die so entstandene Betriebsanleitung wird als PDF erzeugt und für weitere Prozesse bereitgestellt. Dazu gehören die automatisierte Bestellung und Fertigung in der Druckerei, die automatisierte Archivierung im ERP-System zu dem jeweiligen Auftrag und die ebenfalls automatisierte Bereitstellung in einer Cloud für den Download durch den Anwender. Anstelle von inhaltlich allgemein gehaltenen Betriebsanleitungen, die sonst manuell beschafft, verwaltet und konfektioniert werden mussten, gibt es nun ein fertiges Bundle – und das durch die Sprachvariantenverwaltung und des Übersetzungsmanagements in Cosima auch in der erforderlichen Sprache. Stylesheets sorgen dafür, dass jede Betriebsanleitung automatisch im einheitlichen Layout erstellt wird. Die individuell generierte Betriebsanleitung wird bei jeder Maschinenauslieferung zur Verfügung gestellt. Ein Druckdienstleister liefert die Betriebsanleitung ‚just in time‘ mit dem Inverkehrbringen der Maschine. Große Lagerbestände und das Vernichten veralteter Betriebsanleitungen werden so vermieden. „Für Aerzen bedeutet dieser Prozess und dieses Vorgehen einen enormen Verbesserungsschritt in Bezug auf Qualität, Bereitstellung, Herstell- und Lagerkosten unserer Betriebsanleitungen“, sagen Angela Pedack und Heiko Nickel vom Projektteam.

 (Bild: Aerzener Maschinenfabrik GmbH)

(Bild: Aerzener Maschinenfabrik GmbH)

Mobiler Datenzugriff

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern, Partnern oder auch Kunden Betriebsanleitungen oder andere Informationen auch über Smartphones und Tablets bereitstellen wollen, bietet Docufy die Anwendung TopicPilot: Diese publiziert unternehmensweit verfügbare Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web. Das Tool kann mit den vorhandenen Datenbeständen sofort eingesetzt werden. Eine Volltextsuche ist wesentlicher Bestandteil der Anwendung. Auch bei Aerzen sind die Weichen für eine mobile Zukunft durch den Einsatz von Cosima go! bereits gestellt. Denn im System ist standardmäßig schon eine Schnittstelle zu TopicPilot programmiert. So wäre auch dieser Schritt recht einfach zu bewältigen.


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