Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Papierlose Prozesse bei Schwartauer Werke

Freiraum schaffen für Marktvorteile

Obwohl Nahrungsmittelproduzenten unter hohem Preisdruck stehen, arbeiten sie selten mit durchgängig digitalisierten Prozessen. Bei den Schwartauer Werken sieht es anders aus. Dort werden Prozesse wie die Eingangsrechnungsverwaltung sofort auf digitale Gleise gelenkt. Das schafft Spielraum für Programme wie Delkredere und Reverse Factoring – also greifbare Marktvorteile.

Mehr als 40.000 Eingangsrechnungen gehen jährlich ein, die meisten von Lieferanten und Dienstleistern. Verwaltet werden sie digital. (Bild: Schwartauer Werke GmbH & Co. KGaA)

Mehr als 40.000 Eingangsrechnungen gehen jährlich ein, die meisten von Lieferanten und Dienstleistern. Verwaltet werden sie digital. (Bild: Schwartauer Werke GmbH & Co. KGaA)

Was digitale Prozesse und elektronische Akten angeht, hat die deutsche Lebensmittelbranche noch einigen Aufholbedarf. Dies stellt Dominik Behling, Bereichsleiter Finanzen der Schwartauer Werke, immer wieder fest. Wenn er auf Branchenevents erklärt, was sein Unternehmen in diesem Bereich umsetzt, staunen viele im Fachpublikum. Mittlerweile 21 Jahre ist es her, dass die Schwartauer Werke sich erstmals mit Enterprise Content Management (ECM), Workflows und elektronischen Archiven beschäftigt haben. Technologiepartner war von Beginn an die xSuite Group. Im Laufe der Jahre hat der Lebensmittelhersteller die Anwendungssoftware des Herstellers aus Ahrensburg immer weiter ausgebaut. Viel Papier gibt es heute bei den Schwartauer Werken nicht mehr, digitale Prozesse und elektronische Akten bestimmen das Bild. Zum Beispiel bei der Eingangsrechnungsbearbeitung: Bereits 1998 fing das Unternehmen an, Rechnungsbelege nach ihrer Bearbeitung einzuscannen und in einem elektronischen Archiv abzulegen. 2004 wurde die SAP-integrierte Eingangsrechnungsbearbeitung vom Dienstleister, damals noch WMD, eingeführt. Seitdem werden die Belege direkt nach ihrem Eintreffen gescannt, ausgelesen und validiert, um anschließend elektronisch an die rund 100 sachlichen Prüferinnen und 50 Freigeber zur Bearbeitung verteilt zu werden.

Keine Rechnung in Schubladen

Mit Einführung des elektronischen Workflows ist es Schwartau möglich geworden, Rechnungen innerhalb nur eines Tages für die Verbuchung und Bezahlung freizugeben. Da angesichts einer oft dünnen Personaldecke Belege auch einmal länger liegen bleiben müssen, war es für Finanzleiter Behling so wichtig, schon sehr früh auf Digitalisierung gesetzt zu haben. „Ohne den Rechnungsworkflow würden wir mit der Bearbeitung gar nicht mehr hinterherkommen“, ist er sich sicher. „Es gibt bei uns schon lange keine Papierrechnungen mehr, die in der Schublade auf Bearbeitung warten. Andere Unternehmen glauben mir das oft gar nicht.“ 40.000 Eingangsrechnungen zählen die Schwartauer Werke pro Jahr, größtenteils von Lieferanten und Dienstleistern. Aber auch sogenannte debitorische Belastungsanzeigen sind darunter – ein im Lebensmitteleinzelhandel bekanntes Phänomen. Dabei handelt es sich um Gegenrechnungen von Kunden, die eine Lieferung und damit Rechnung der Schwartauer Werke aus verschiedensten Gründen monieren, seien sie gerechtfertigt oder nicht. Auch diese Vorgänge müssen natürlich bearbeitet werden und bestehen fast ausschließlich aus Papierdokumenten, denn eine digitale Rechnungsstellung oder Ausgangspost ist bei den großen Lebensmitteleinzelhändlern noch weitgehend unbekannt. Daher müssen auch diese Unterlagen gescannt und dem elektronischen Prüfworkflow zugeführt werden.

Zeit für neue Programme

Die durch digitale Prozessgestaltung gewonnene Geschwindigkeit nutzen die Schwartauer Werke, um ihre Geschäftsbeziehungen weiter zu verbessern. So wurden fortschrittliche Instrumente wie ein Delkredere-Programm angeschlossen – eine besondere Form des Garantievertrages, bei dem sich Kreditoren über eine außenstehende Instanz (den delkredere-tragenden Verband) gegenüber einem Forderungsausfall versichern können. „So etwas funktioniert natürlich nur, wenn Rechnungen schnell verbucht sind“, sagt Dominik Behling. Bei den Schwartauer Werken nutzen dies vor allem die Rohstoff-Lieferanten. Auch andere Modelle wie Reverse Factoring (Lieferanten- oder Einkaufsfinanzierung) sind für die Schwartauer Werke nun, wo man alle Daten schnell zur Verfügung hat, möglich und sollen künftig verstärkt genutzt werden. Die Schwartauer Werke decken mit den xSuite-Lösungen aber noch mehr ab als nur die reine Rechnungsbearbeitung. Den Workflow nutzt etwa auch die Qualitätssicherung, die mit einer Capture-Lösung Zertifikate und Wareneingangsdokumente klassifiziert und im elektronischen Archiv abgelegt. Weiter gibt es eine Reihe elektronischer Akten; Vorreiter und Blaupause für andere Geschäftsbereiche war hier die technische Abteilung. Bei der elektronischen Technikakte handelt es sich um ein strukturiertes Ordnersystem zur Aufnahme von Dokumenten. In der Aktenlösung wurde dafür eine Sammelnummer als Oberbegriff eingerichtet. Unter diesem Dateikopf hängen verschiedene Einzelordner für Projekte und Fachbereiche. Die auf drei Standorte aufgeteilten Beschäftigten in den technischen Abteilungen können mit der elektronischen Akte von überall auf die digitalen Informationen zugreifen, und zwar so, dass sie unveränderbar, das heißt revisionssicher sind. „Sonst hätten wir dies ebenso gut über den Windows Explorer lösen können“, schildert Dominik Behling den Vorteil einer E-Akte.


Das könnte Sie auch interessieren:

Die Konsolidierung großer Datenmengen, um damit KI-Anwendungen für Produktionsprozesse zu entwickeln, fällt vielen Unternehmen noch schwer. Im Projekt ExDRa sollen Lösungen entstehen, die diesen Prozess spürbar vereinfachen. Dieser Text ist der Auftakt zu einer Artikelreihe zu den produktionsbezogenen Initiativen des vom BMWi geförderten Technologieprogramms Smarte Datenwirtschaft.‣ weiterlesen

Rockwell Automation hat einen neuen CTO. Zum 1 Juli hat Cyril Perducat das Amt des Chief Technology Officers übernommen.‣ weiterlesen

Um schon vor der Lieferung einer Werkzeugmaschine Einblicke in ihre Leistungsfähigkeit zu ermöglichen, arbeitet die Schweizer Starrag-Gruppe mit der NC-Simulationslösung Vericut. Anhand der ermittelten Daten lassen sich die für später angedachten NC-Programme feinjustieren, noch bevor die Maschine ihr Werk verlässt.‣ weiterlesen

Viele Firmen befassen sich gerade mit der Neuausrichtung Ihrer Lieferketten. Dabei bietet das europäische Estland auf einer Fläche so groß wie Niedersachsen beispielhafte Digitalisierungs- und Fertigungsexpertise. Zusammen mit dem vergleichsweise einfachen Marktzugang, der räumlichen Nähe und dem Rahmen der EU-Gesetzgebung dürfte das kleine Land ein zunehmend wichtiger Partner der hiesigen Industrie bei ihrer digitalen Transformation werden.‣ weiterlesen

Änderungen in Personalzeitwirtschaft und Entgeltabrechnung gehören im HR-Management zu den oft ungeliebten, aber dennoch regelmäßig anstehenden Aufgaben. Jede Änderung in den Betriebsvereinbarungen, Gesetzesnovellen oder tarifliche Neuregelungen verlangen die Überarbeitung von Schemen und Regeln in den Personalabteilungen. Und auch Adhoc-Änderungen müssen unmittelbar umgesetzt werden.‣ weiterlesen

ERP-Branchenlösungen sollen Standardgeschäftsprozesse und Spezialfunktionen unter einen Hut bringen. Innovachem für mittelständische Chemieunternehmen verbindet den Systemkern aus Basis von SAP S4/Hana etwa mit Modulen zur Rezepturentwicklung und Compliance-Prüfung. Das erspart so manche Programmierarbeit und Schnittstellenpflege.‣ weiterlesen

Aras Software hat einen neuen Geschäftsführer. Peter Schoppe hat mit Wirkung zum 1. Juli die Leitung des Plattformanbieters übernommen.‣ weiterlesen

Er ist schnell, leicht und verbraucht wenig Treibstoff: Der Hochgeschwindigkeits-Helikopter Racer kann Fluggeschwindigkeiten von bis zu 400km/h erreichen. Die Schalenbauteile seiner Außenhaut werden mit einem neuartigen Fertigungsverfahren hochautomatisiert hergestellt. Ein Forscherteam des Fraunhofer IGCV hat die Methode gemeinsam mit Airbus Helicopters entwickelt.‣ weiterlesen

Dualis hat den neuen Hauptsitz des Unternehmens in Dresden bezogen. Der reguläre Arbeitsbetrieb begann am 19. Juli.‣ weiterlesen

Kawasaki Gas Turbine Europe plant, produziert, installiert und wartet Gasturbinen. In Bad Homburg befindet sich das europäische Zentrallager des Tochterunternehmens von Kawasaki Heavy Industries. Um dort fehleranfällige Prozesse abzulösen, hat das Unternehmen eine Lagerwirtschaftslösung eingeführt, die alle Transportbewegungen dokumentiert.‣ weiterlesen

Störungen in der Lieferkette können schnell zu Problemen führen. Jaggaer hat vier Tipps zusammengestellt, wie Unternehmen Schwachstellen in der eigenen Lieferkette identifizieren können.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige