Modulare ECM-Software

Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement

Digitalisiertes Dokumentenmanagement gilt als Standard, mit greifbaren Vorteilen bei Geschwindigkeit und Fehleranfälligkeit. Das Spektrum moderner Lösungen ist groß, doch folgende Funktionsbereiche bieten einen meist besonders lohnenswerten Einstieg ins ECM.

Viele aktuelle Enterprise Content Management-Systeme (ECM) sind modular aufgebaut. Das versetzt Unternehmen in die Lage, sich Teilbereiche der Organisation auszusuchen und dort ein Pilotprojekt zur Umstellung auf digitale Dokumentenlenkung starten zu können. Verläuft dieses erfolgreich, lassen sich weitere Bereiche nachziehen. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten für ECM-Systeme sind vielfältig. Welche Optionen sich besonders anbieten, um eine ECM-Infrastruktur zu etablieren, erörtert der vorliegende Fachbeitrag.

Rechnungsprüfung und -bearbeitung

Ein guter Einstieg in ein ECM-System sind die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, können sich Prüfung, Freigabe und Bezahlung beschleunigen, was Prozesskosten senkt. ECM-Systemintegrator Optimal Systems hat für ein Whitepapier berechnet, dass die manuelle Bearbeitung von Rechnungen Versender bis zu vier Euro, Empfänger bis zu 30 Euro kosten kann. Ein Umstieg von der manuellen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung spart bis zu 80 Prozent dieser Kosten ein, rechneten die Autoren der Firma weiter aus. Diese Einsparungen können sogar noch höher ausfallen, denn digitale Prozesse senken zugleich die Fehlerquote. Korrekt integriert, können Anwenderfirmen mit folgenden Effekten rechnen:

• • Mehr Transparenz und Tempo im gesamten Rechnungsprozess,
• • schnellere – da automatisierte – Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen,
• • Einhalten gesetzlicher und wirtschaftlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD),
• • revisionssichere Archivierung sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet meterweise Aktenordner mit Rechnungen,
• • Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind protokolliert.

Die digitale Personalakte

Im Personalmanagement sollte der Mensch im Fokus stehen, für das Administrative herum gibt es elektronische Lösungen. So übernimmt die digitale Personalakte die Stammdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt die Informationen an einem zentralen Ablageort. Die digitale Personalakte gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Sie den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen, Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen. Die digitale Personalakte ermöglicht beispielsweise:

• • zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur,
• • Vorlagen- und Fristenverwaltung, Reporting und praktische Volltextsuchen,
• • Management von Wiedervorlagen,
• • Pflichtdokumenten-Monitoring etwa für Arbeitsverträge,
• • Auswertungen und Recherchen.

Indem ECM-Software Angestellte befähigt, gerade benötigte Information schneller aufzufinden, steigt meist deren die Effizienz. Eine digitale Personalakte spielt aber noch vielfältigen Zusatznutzen aus, wenn sie etwa mit einem digitalen Bewerbermanagement integriert wird.

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Digitales Bewerbermanagement

Qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu halten ist eine der derzeit größten Herausforderungen für Unternehmen. Bis eine Stelle erfolgreich besetzt werden kann, gilt es Anforderungen zu definieren, eingehende Bewerbungen auszuwerten und später die Vorauswahl intern abzustimmen. Ein digitales ECM-Tool zum Bewerbermanagement kann aufbauend auf den Daten einer digitalen Personalakte anfallende Prozesse digital lenken. Die ECM-Lösung von TA Triumph-Adler mit der Software von Enaio von Optimal System stellt darüber hinaus Funktionen zur Verfügung, die im Sinn eines E-Recruitings eine Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Unternehmenswebsite oder die Kommunikation mit kommerziellen Karriereportalen unterstützen. Das digitale Bewerbermanagement der Lösung begleitet den Prozess von der Ausschreibung bis zum unterschriebenen Vertrag mit folgenden Funktionen:

• • Qualifikationskatalog: Definition gesuchter Hard und Soft Skills,
• • Stellenmanager: Erstellung von Soll-Profilen auf Basis des Qualifikationskatalogs,
• • Bewerbermanager: Verwaltung von Kandidatenprofilen,
• • Matching: Automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen,
• • Workflow-Unterstützung, etwa mit Vorlagenverwaltung und Serienbrief-Funktion,
• • Workflows zur Fristüberwachungen und Vertreterregelungen,
• • Daten-Auswertung und -Export,
• • Integration der Eingangsquellen wie Post, E-Mail und Portale.

Wenn Bewerber nicht zur ausgeschriebenen Stelle passen, ihr Profil aber Potenzial für zukünftige Stellenausschreibungen birgt, lassen sich automatisch Nachrichten ausgeben, ob die Bewerber in den internen Talentpool der Firma aufgenommen werden wollen. Diese Datensammlung steht als Beschleuniger für zukünftige Stellenbesetzungen zur Verfügung.

Die digitale Projektakte

Märkte und Technologien unterliegen ebenso stetem Wandel wie die Kundenbedürfnisse. Den Wandel der eigenen Organisation gestalten Firmen in der Regel über interne Projekte. Diese drehen an Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von Stellschrauben, um das Unternehmen zukunftsfähig zu halten. Manche Projekte sind überschaubar, andere komplex – in beiden Fällen helfen digitale Projektakten bei der Verwaltung interner Vorhaben. Typische Funktionen betreffen dabei:

• • Dokumentation und Kontrolle von Projekten,
• • Prozessoptimierungen und unternehmensweite Bereitstellung von Projektinformationen,
• • Transparenz von Projektverläufen und ihre rechtssichere Abwicklung.

  

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Verträge digital verwalten

Ein weiteres Anwendungsfeld, bei dem ECM-Systeme gute Dienste leisten können, ist das digitale Vertragsmanagement. In Unternehmen werden täglich Verträge erstellt, verwaltet und aktualisiert. Fehlender Überblick führt oft zu verpassten Terminen für Widerrufe oder Skonti. Werden Verträge digital verwaltet, können ECM-Systeme melden, wenn Fristen abzulaufen drohen oder Termine anstehen. Im Vertragsmanagement sollten sich mit der Nutzung eines entsprechenden ECM-Systems eine Reihe der folgenden Effekte einstellen:

• • Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung, Aktualisierung und Suche von Verträgen,
• • Überblick über Vertragsprozesse,
• • Steuerung von Kostenvorteilen durch Kontingente und Konditionen,
• • umsichtiges Personalmanagement etwa bei auslaufenden Zeitverträgen oder bei fristgerechten Kündigungen,
• • Bereitstellung standardisierter Vertragsvorlagen,
• • einfachere und zuverlässigere Einhaltung interner und gesetzlicher Regeln.

Digitale Lieferantenakte

Auch im Einkauf laufen viele wichtige Informationen zusammen. Mit einer digitalen Lieferantenakte halten Produzenten ihre Lieferanten- und Bestellvorgänge transparent, um grundsätzliches Optimierungspotenzial in den Einkaufsprozessen auszuschöpfen. Die Funktionen in der ECM-Lösung von TA Triumph-Adler mit der Enaio-Software dazu betreffen etwa die Archivierung von Korrespondenz mit Lieferanten und die Steuerung ausgehender Zahlungen.

Fuhrparkmanagement

Mit digitalen Kfz-Akten verwalten Unternehmen ihren Fuhrpark. Dabei geht es um den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand, aber auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern. Eine digitale Fuhrparkverwaltung hält sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen bereit und hilft bei der Disposition und Auftragsabwicklung. Die hier vorgestellten Felder decken nur einen kleinen Teil des möglichen Spektrums aktueller ECM-Systeme ab. Doch bieten die vorgestellten Szenarien und Prozesse meist einen besonders lohnenswerten Einstieg in die digitale Dokumentenlenkung.