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Dokumente und Prozesse digital verwalten

60 Aktenordner weniger Papier pro Jahr

Im Jahr 2017 hat die Optiflex-Unternehmensgruppe einen neuen Firmenhauptsitz in Siegen bezogen – aus zwei Standorten wurde einer. Dabei sollte auch die Dokumenten-Verwaltung einheitlich gestaltet werden. Mit der Lösung von DocuWare gelang es zudem, viele papierbasierte Prozesse zu digitalisieren.

Die Optiflex-Gruppe entwickelt Hydraulik- und Pneumatiklösungen. (Bild: Optiflex)

Die Optiflex-Gruppe entwickelt Hydraulik- und Pneumatiklösungen. (Bild: Optiflex)

Die Optiflex Unternehmensgruppe hat sich in den vergangenen Jahren zu einem führenden Anbieter im Umfeld von Hydraulik- und Pneumatiklösungen entwickelt. Dabei setzt das Unternehmen entsprechendes Dienstleistungsangebot: Neben technischen Seminaren sowie Planungs- und Beratungsleistungen wurde etwa ein 24h-Vor-Ort-Hydraulik- und Druckluftservice etabliert. Dafür wurde eine aus sieben Kleintransportern bestehende Fahrzeugflotte zu mobilen Werkstätten umgerüstet, die europaweit eingesetzt werden.

Einheitliche Prozesse

Im Mai 2017 wurde eine neue Firmenzentrale in Siegen eingeweiht, in der zwei bislang getrennte Standorte zentralisiert wurden. Dies erforderte auch die Migration zuvor getrennter Geschäftsprozesse und die Neustrukturierung der Dokumentenverwaltung. Ziel war die Einführung eines zentralen digitalen Dokumentenmanagements, das Bearbeitungseffizienz und Kundenorientierung steigert, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sicherstellt, sowie darüber hinaus die Arbeit der mobilen Einsatzteams unterstützt.

Lösungssuche

Um eine geeignete Lösung zu finden, wurde eine Arbeitsgruppe aus Mitgliedern der Geschäftsführung sowie späteren DMS(Dokumentenmanagementsystem)-Anwendern aus den Bereichen Rechnungs- und Auftragswesen gebildet. Am Ende fiel die Wahl auf DocuWare, wobei die Benutzerführung und verfügbare Mobile-App ausschlaggebend waren. Im Rahmen einer knapp zweimonatigen Planungs-, Implementierungs- und Testphase wurden die Voraussetzungen für den produktiven Betrieb des DMS geschaffen. Zwei Sharp-Multifunktionsdrucker vom Typ MX-3070 wurden angeschafft, zudem wurden mehrere Arbeitsplätze im Rechnungs- und Auftragswesen mit zusätzlichen bzw. größeren Bildschirmen ausgestattet. Nach der Integration des unternehmensweit eingesetzten ERP-Systems Miclas an den zentralen Dokumenten-Pool wurden Anfang 2017 in einem ersten Projektschritt die selbsterzeugten Belege automatisiert in das digitale Archiv übertragen. „Da bei Optiflex Geschäfts- und Kalenderjahr übereinstimmen, war uns dieser Termin für den Produktivstart wichtig. Auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Workflows fest definiert waren und einige Geschäftsprozesse noch parallel, das heißt digital und in Papierform, abgewickelt wurden“, erklärt Philipp Müller, Gesellschafter und Prokurist der Optiflex GmbH, der die DMS-Einführung verantwortlich begleitete. Parallel zum Einzug im Mai 2017 wurden – entsprechend ihrer Relevanz – Geschäftsprozesse in den Unternehmensbereichen Rechnungswesen, Auftragsbearbeitung und Bestellwesen durch digitale Workflows abgebildet. Auf die Digitalisierung von Altdokumenten aus den Vorjahren wurde dabei verzichtet.


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