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Robotic Process Automation

Anwendungsszenarien für den RPA-Einsatz

Robotic Process Automation kann manuelle Prozesse im Unternehmen beschleunigen. Doch wo genau setzt man die Technologie am besten ein? Hai Le, CEO von FPT Deutschland, gibt einen Überblick.

 (Bild: ©yewkeo/Fotolia.de)

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Neue Technologien können Unternehmen dabei helfen, Turbulenzen zu meistern. Dazu zählt beispielsweise Robotic Process Automation (RPA). Dabei werden manuelle Prozesse innerhalb bzw. zwischen Anwendungen von Software-Robotern automatisiert. Diese Arbeitsweise bietet in vielen Anwendungsszenarien den Vorteil, dass ein Zugriff auf Schnittstellen oder Konnektoren für die Automatisierung von Prozessen unnötig ist. Hai Le, CEO von FPT Deutschland zeigt fünf Beispiele, in denen der Einsatz von RPA einen Mehrwert bieten kann.

1. Extraktion und Migration von Daten

Wenn Altsysteme durch neue Lösungen ergänzt oder ersetzt werden, müssen Daten extrahiert und migriert werden. Dabei kann die Entwicklung von Schnittstellen und Konnektoren mit erheblichen Aufwand verbunden sein. RPA kann die Aufgabe von Schnittstellen übernehmen und als Vermittler zwischen den Systemen fungieren. Sie setzt die Extraktion und Migration der jeweiligen Daten automatisch um. Außerdem kann die Technologie die Übertragungen der Daten kontrollieren und Anomalien sowie Daten von geringer Qualität erkennen.

2. Kundenservice

Routine-Aufgaben aus dem Kundenservice eignen sich ideal für den Einsatz von RPA. Ein Szenario ist beispielsweise ihre Nutzung im Prozess rund um Liefernachweise, die die ordnungsgemäße Auslieferung der Ware bestätigen sollen. Entsprechende RPA-Lösungen können die Informationen aus den Dokumenten automatisch mit den internen Daten eines Unternehmens verknüpfen und so die Auftragsverfolgung beschleunigen sowie Reaktionszeiten gegenüber Kunden verbessern.

3. Rechnungsbearbeitung

Die Rechnungsbearbeitung gilt als ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess, da sie mehrere Vorgänge umfasst, die von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt werden. Dies macht den Prozess auch Fehleranfälliger. RPA kann in diesem Szenario beispielsweise Dokumente scannen und die Rechnungen an die einzelnen Abteilungen senden. Diese können sich anschließend um die Genehmigung und die Aktualisierung der Rechnungen kümmern.

4. Bestandsverwaltung

Im Back Office ist die manuelle Verwaltung von Beständen ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess. Mitarbeiter müssen in ihrem Lagerverwaltungssystem die richtigen Datenelemente validieren sowie relevante Informationen sammeln und vermerken. Die RPA-Technologie kann mit Blick auf die Bestandsverwaltung für Erleichterung sorgen. Sie kann Informationen zu neuen Bestellungen automatisch in die Datenbank eines Unternehmens aufnehmen und zugleich Stakeholdern via E-Mail eine Bestätigung dazu zuschicken.

5. Compliance

Unternehmen wenden Zeit und Ressourcen auf, um Compliance-Checklisten zu entwickeln, relevante Daten aus diesem Bereich aufzubereiten und regulatorische Berichte zu erstellen. Der Einsatz von RPA kann an der Stelle die Belastung von Mitarbeitern verringern. Die Technologie erlaubt es, aus allen verfügbaren Daten automatisch Berichte zu generieren, was den Zeitaufwand reduziert. Darüber hinaus kann die Technologie einfach und schnell an neue Vorschriften angepasst werden.

Klein anfangen

Entscheidend ist laut Le mit kleinen RPA-Projekten zu starten, aus ihnen zu lernen und dann darauf aufzubauen. Insgesamt bietet die Technologie für Unternehmen die Möglichkeit, Produktivität und Effizienz zu steigern, Fehler zu vermeiden sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Zudem werden Mitarbeiter entlastet.


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