Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Mitarbeiter-Portal bei Airbus

Belege im Self Service einsehen

Personalabteilungen erstellen Belege, versenden diese und beantworten Nachfragen der Belegschaft. Dieser Aufwand steigt mit der Unternehmensgröße. Um die eigene HR-Abteilung zu entlasten, stellt Airbus seinen Mitarbeitern nun ein Online-Portal zur Verfügung.

 (Bild: Formware GmbH / Airbus)

(Bild: Formware GmbH / Airbus)

Airbus ist mit mehr als 60.000 Mitarbeitern das größte Luft- und Raumfahrtunternehmen Europas. Der Konzern produziert und liefert Verkehrsflugzeuge und Helikopter sowie Lösungen für Verteidigung, Sicherheit und Raumfahrt. Die große Mitarbeiterzahl und die verschiedenen Arbeits- und Schichtmodelle sind für die Personalabteilung des Flugzeugbauers zum Monatsende regelmäßig eine Herausforderung. Die Belege der Entgeltabrechnungen wurden über den Druckdienstleister als Papierdokumente an die Mitarbeiter gesendet, was mit hohem Prüfaufwand und manueller Arbeit verbunden war. Zudem gingen zahlreiche Fragen etwa zu Schichtzuschlägen, Zeitabrechnungen oder Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Korrekturwünsche bei der HR-Service-Line ein, um z.B. Fehler der Vorrechnung in der Folgeabrechnung zu beseitigen.

Digitale Abrechnung

Airbus strebte deswegen ergänzend zu den Papierdokumenten eine digitale Entgeltabrechnung an. „Wir wollten möglichst viele Mitarbeiter für die digitale Entgeltabrechnung gewinnen, um unsere Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu reduzieren,“ so Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus Deutschland. Der Kontakt zum Output-Management-Spezialisten Formware kam über den Druckdienstleister Drescher zustande, der für den physischen Output in der Entgeltabrechnung verantwortlich war.

Elektronisches Archiv

Formware betreibt nun für Airbus ein elektronisches Archiv, das die Basis für den digitalen Lösungsansatz darstellt. In dem Online-Portal werden Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, Jahressteuermeldungen und Betriebsrentenkontoauszüge hinterlegt und gespeichert. Mitarbeiter können ihre Dokumente einsehen, downloaden oder ausdrucken. Die Dokumente werden dort drei Jahre lang gespeichert. Sobald die Abrechnungen im persönlichen Online-Postfach bereitstehen, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Der Zugriff erfolgt über die Webanwendung Connext Cube Mobile View von Formware. Diese ist endgerätunabhängig und von überall aus aufrufbar.

In sechs Monaten implementiert

Nach der Optimierung der Output-Prozesse nahm die Implementierung etwa sechs Monate in Anspruch. Eine Herausforderung bestand darin, die Firewalls der Airbus-IT für die definierte Webanwendung freizuschalten, um Zugriff zur Webanwendung und dem Archiv zu ermöglichen. Das war nicht nur für die Mitarbeiter wichtig, sondern auch für die HR Service Line, da über eine Webanwendung auch die Administration von Connext Cube erfolgt. Über die Möglichkeit zum Umstieg auf die digitale Lösung wurden die Mitarbeiter postalisch informiert. Dabei enthielt das Anschreiben die persönlichen Registrierungsdaten und wurde zusammen mit der Entgeltabrechnung versendet. Mit den Daten können sich die Mitarbeiter einloggen und die Personalabteilung kann über unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten die Umstellung weitestgehend automatisieren. Für die Sicherheit bei der Registrierung sorgt die Abfrage einer vorab definierten, geheimen Information.

Bei Fragen hilft ein Chatbot

Da bei der Anmeldung weitere Fragen auftauchten, die erneut in der HR-Service-Line aufliefen, entschied sich Airbus ergänzend für die Implementierung des Chatbots DialogBird von Formware. Er steht den Nutzern auf der Registrierungsseite des digitalen Archivs zur Verfügung und gibt Auskunft zu Standard-FAQs Zudem kann er einen Registriervorgang auslösen und veranlassen, dass Mitarbeiter, die sich registrieren wollen, das Schreiben mit dem Zugangscode erhalten. Damit sorgt der Bot für die Entlastung der HR-Service-Line: 10 bis 20 Registrierungen werden täglich über den Chatbot. Nach der Registrierung erhalten dei Mitarbeiter ihre Dokumente nur noch in digitaler Form. Aktuell nutzen rund 60 Prozent der Belegschaft die digitale Lösung. Die Umstellung erfolgte in unterschiedlichen Stufen. Mitarbeiter wurden drei Monate in Folge mit der postalischen Entgeltabrechnung über das digitale Portal informiert. Die rund 20.000 Beschäftigten, die das Portal noch nicht nutzen, werden aktiv angeschrieben. In der nächsten Umstellungsstufe ab 2022 ist geplant, dass neue wie alte Mitarbeiter die Dokumente nur noch digital über das Portal erhalten. Auch der Chatbot soll ausgebaut werden. Geplant ist, dass er auch im Bereich hinter dem Login zur Verfügung steht. Beispielsweise könnte er dort Auskünfte über Resturlaubstage, Überstunden oder Rentenansprüche geben.

HR-Abteilung entlastet

Über eine Webanwendung hat die Belegschaft von Airbus die Möglichkeit ihre Dokumente wie Entgeltabrechnung oder Steuerbescheide digital einzusehen. Ein Chatbot unterstützt bei Unklarheiten. Das digitale Archiv und die Chat-Lösung entlasten dabei die Personalabteilung.


Das könnte Sie auch interessieren:

Die Industrial Digital Twin Association hat mit PTC ein neues Mitglied. Gestartet mit 23 Organisationen, umfasst die Initiative nun 94 Mitglieder.‣ weiterlesen

Industrielle Montagelinien sind vielfältig: Einige arbeiten mit häufig wechselnden Produktaufbauten, während sich andere durch komplexe Prozesse und hohen Abstimmungsbedarf zwischen Werker und weiteren Experten auszeichnen. Das Fraunhofer IGD will Anwender mit einer Kombination aus Augmented Reality (AR) und künstlicher Intelligenz (KI) unterstützen.‣ weiterlesen

Rund 1 Million Industrieroboter werden allein im Automotive-Bereich eingesetzt. Laut der International Federation of Robotics ein Rekordwert. Das größte Wachstum beobachtet der Robotik-Verband derzeit in China.‣ weiterlesen

Firewalls gehören in Unternehmen zu den wichtigsten Sicherheitskomponenten, um das Netzwerk vor Angriffen zu schützen. Mehr noch, im integrierten und vernetzen Zusammenspiel mit weiteren Security-Lösungen, beispielsweise für die Endpoint-, Mobile- oder Cloud-Security und mit den immer wichtigeren Security-Services durch menschliche Experten, fügt sich die Firewall in ein ganzheitliches Security-Ökosystem ein, das alle IT-Bereiche im Unternehmen bestmöglich vor Angriffen und vor Schäden bewahren kann.‣ weiterlesen

Die Anforderungen an die Cybersecurity von überwachungsbedürften Anlagen werden deutlich konkretisiert. Betreiber müssen mögliche Gefährdungen ihrer Anlagen durch Cyberangriffe ermitteln und wirksame Gegenmaßnahmen entwickeln. Die zugelassenen Überwachungsstellen (ZÜS) werden zukünftig überprüfen, ob Cyberbedrohungen im Zusammenhang mit dem sicheren Betrieb der Anlagen ausreichend behandelt wurden.‣ weiterlesen

Mit dem Start der Anmeldung öffnet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die digitalen Pforten für den 19. Deutschen IT-Sicherheitskongress. Am 10. und 11. Mai 2023 findet der Kongress unter dem Motto 'Digital sicher in eine nachhaltige Zukunft' digital statt.‣ weiterlesen

Die längst verstaubt geglaubte Masche des 'Ich lasse mal einen USB-Stick mit Schadsoftware auf Parkplätzen zum Mitnehmen herumliegen' wurde doch tatsächlich noch einmal aus der Cybercrime-Kiste geholt.‣ weiterlesen

Sonicwall hat den Sonicwall Cyber Threat Report 2023 veröffentlicht. Dieser zweimal jährlich erscheinende Bericht gibt Einblicke in eine zunehmend diversifizierte Cyberbedrohungslandschaft und die sich verändernden Strategien der Bedrohungsakteure.‣ weiterlesen

Smart Factories bieten eine breite Angriffsfläche für Cyberattacken. Deshalb sichert die Freie Universität Bozen ihre 'Smart Mini Factory', eine Lernfabrik für Industrie-4.0-Technologien, mit der Endian Secure Digital Platform. Neben umfassender IT-Sicherheit ermöglicht die Plattform die Nutzung von Edge Computing und das Management von Rollen und Rechten.‣ weiterlesen