Personalabteilungen erstellen Belege, versenden diese und beantworten Nachfragen der Belegschaft. Dieser Aufwand steigt mit der Unternehmensgröße. Um die eigene HR-Abteilung zu entlasten, stellt Airbus seinen Mitarbeitern nun ein Online-Portal zur Verfügung.
(Bild: Formware GmbH / Airbus)
Airbus ist mit mehr als 60.000 Mitarbeitern das größte Luft- und Raumfahrtunternehmen Europas. Der Konzern produziert und liefert Verkehrsflugzeuge und Helikopter sowie Lösungen für Verteidigung, Sicherheit und Raumfahrt. Die große Mitarbeiterzahl und die verschiedenen Arbeits- und Schichtmodelle sind für die Personalabteilung des Flugzeugbauers zum Monatsende regelmäßig eine Herausforderung. Die Belege der Entgeltabrechnungen wurden über den Druckdienstleister als Papierdokumente an die Mitarbeiter gesendet, was mit hohem Prüfaufwand und manueller Arbeit verbunden war. Zudem gingen zahlreiche Fragen etwa zu Schichtzuschlägen, Zeitabrechnungen oder Feiertags- und Nachtzuschläge sowie Korrekturwünsche bei der HR-Service-Line ein, um z.B. Fehler der Vorrechnung in der Folgeabrechnung zu beseitigen.
Airbus strebte deswegen ergänzend zu den Papierdokumenten eine digitale Entgeltabrechnung an. „Wir wollten möglichst viele Mitarbeiter für die digitale Entgeltabrechnung gewinnen, um unsere Personalabteilung zu entlasten und Kosten zu reduzieren,“ so Uwe Hellwege, Head of HR Service Line bei Airbus Deutschland. Der Kontakt zum Output-Management-Spezialisten Formware kam über den Druckdienstleister Drescher zustande, der für den physischen Output in der Entgeltabrechnung verantwortlich war.
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Formware betreibt nun für Airbus ein elektronisches Archiv, das die Basis für den digitalen Lösungsansatz darstellt. In dem Online-Portal werden Entgeltabrechnungen, Zeitnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, Jahressteuermeldungen und Betriebsrentenkontoauszüge hinterlegt und gespeichert. Mitarbeiter können ihre Dokumente einsehen, downloaden oder ausdrucken. Die Dokumente werden dort drei Jahre lang gespeichert. Sobald die Abrechnungen im persönlichen Online-Postfach bereitstehen, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Der Zugriff erfolgt über die Webanwendung Connext Cube Mobile View von Formware. Diese ist endgerätunabhängig und von überall aus aufrufbar.
Nach der Optimierung der Output-Prozesse nahm die Implementierung etwa sechs Monate in Anspruch. Eine Herausforderung bestand darin, die Firewalls der Airbus-IT für die definierte Webanwendung freizuschalten, um Zugriff zur Webanwendung und dem Archiv zu ermöglichen. Das war nicht nur für die Mitarbeiter wichtig, sondern auch für die HR Service Line, da über eine Webanwendung auch die Administration von Connext Cube erfolgt. Über die Möglichkeit zum Umstieg auf die digitale Lösung wurden die Mitarbeiter postalisch informiert. Dabei enthielt das Anschreiben die persönlichen Registrierungsdaten und wurde zusammen mit der Entgeltabrechnung versendet. Mit den Daten können sich die Mitarbeiter einloggen und die Personalabteilung kann über unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten die Umstellung weitestgehend automatisieren. Für die Sicherheit bei der Registrierung sorgt die Abfrage einer vorab definierten, geheimen Information.
Da bei der Anmeldung weitere Fragen auftauchten, die erneut in der HR-Service-Line aufliefen, entschied sich Airbus ergänzend für die Implementierung des Chatbots DialogBird von Formware. Er steht den Nutzern auf der Registrierungsseite des digitalen Archivs zur Verfügung und gibt Auskunft zu Standard-FAQs Zudem kann er einen Registriervorgang auslösen und veranlassen, dass Mitarbeiter, die sich registrieren wollen, das Schreiben mit dem Zugangscode erhalten. Damit sorgt der Bot für die Entlastung der HR-Service-Line: 10 bis 20 Registrierungen werden täglich über den Chatbot. Nach der Registrierung erhalten dei Mitarbeiter ihre Dokumente nur noch in digitaler Form. Aktuell nutzen rund 60 Prozent der Belegschaft die digitale Lösung. Die Umstellung erfolgte in unterschiedlichen Stufen. Mitarbeiter wurden drei Monate in Folge mit der postalischen Entgeltabrechnung über das digitale Portal informiert. Die rund 20.000 Beschäftigten, die das Portal noch nicht nutzen, werden aktiv angeschrieben. In der nächsten Umstellungsstufe ab 2022 ist geplant, dass neue wie alte Mitarbeiter die Dokumente nur noch digital über das Portal erhalten. Auch der Chatbot soll ausgebaut werden. Geplant ist, dass er auch im Bereich hinter dem Login zur Verfügung steht. Beispielsweise könnte er dort Auskünfte über Resturlaubstage, Überstunden oder Rentenansprüche geben.
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Über eine Webanwendung hat die Belegschaft von Airbus die Möglichkeit ihre Dokumente wie Entgeltabrechnung oder Steuerbescheide digital einzusehen. Ein Chatbot unterstützt bei Unklarheiten. Das digitale Archiv und die Chat-Lösung entlasten dabei die Personalabteilung.
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