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Entlastung für die Personalabteilung

Komplettsystem für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Immer mehr Unternehmen stellen ihre Offlinesysteme zur Zeit- und Betriebsdatenerfassung sowie Zutrittskontrolle auf Onlinelösungen um. Bei der Auswahl dieser Systeme sollten Entscheider Funktionsumfang und ihre Integrationsfähigkeit in die restliche Unternehmens-IT im Blick behalten.

Zeiterfassung | Zutrittskontrolle | Komplettsystem | Zeit und Zutritt

Bilder: ©G-Hall/istockphoto.com | AIDA ORGA GmbH

Die Herausforderungen, die an die moderne Zeiterfassung gestellt werden, sind zahlreich: von einem zeitgemäßen Look and Feel über technisch aktuelle Terminals bis hin zu einer automatischen Plausibilitätsprüfung bei der Datenerfassung sowie einer Onlineauskunftsfunktion für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Mit diesen Anforderungen im Blick hat Aida Orga ein entsprechendes Komplettsystem entwickelt und auf den Markt gebracht.

Schlüsselanhänger genügt

Die ursprüngliche Offlinezeiterfassung wird durch die Einführung der Aida-Lösung – ein Online-Zeiterfassungssystem – ersetzt. Die Mitarbeiter verfügen über einen Ausweis, der berührungslos funktioniert (Schlüsselanhänger). Mit diesen können sie sich an verschiedenen Terminals ein- und ausbuchen. Die Terminals sind im Idealfall an organisatorisch günstigen Punkten montiert und an ein Netzwerk angeschlossen. Die Planung und Verrechnung von Urlaub sowie Fehlzeiten lassen sich komplett über Aida abwickeln. Die Bedienung, wie das Eintragen der Fehlgründe, erfolgt entweder per Drag and Drop in einer grafischen Kalenderübersicht oder durch automatische Verarbeitung genehmigter Fehlgründe aus dem virtuellen Personalbüro.

Virtuelles Personalbüro

Über ein webbasiertes Tool lassen sich vielfältige Auskünfte und Anträge abwickeln, um die Arbeitsabläufe zu optimieren sowie Zeit und Arbeit sowohl für das Personalbüro als auch für die Mitarbeiter zu sparen. Das virtuelle Personalbüro besteht aus den Modulen Selbst-/Abteilungsauskunft und Workflow. Über den Browser stehen den Mitarbeitern verschiedene Funktionen zur Verfügung. Sie können dort in ihren persönlichen Konten Informationen zum Urlaubsstand, Zeitkonto, zu Zuschlagskonten und Auftragszeiten einsehen, den persönlichen Jahreskalender prüfen sowie einen Überblick darüber erlangen, welche Kollegen im Haus ist. Welche Funktionen jeder einzelne nutzen und sehen darf, lässt sich in den Einstellungen des Programms festlegen.

Zeiterfassung | Zutrittskontrolle | Komplettsystem | Zeit und Zutritt

Bild: Aida Orga GmbH

Gemeinsamer Datenpool

Die Integration der Komponenten Personalzeiterfassung und Auftragszeiterfassung führt durch die Verwendung eines gemeinsamen Datenpools oft zu Synergieeffekten. So sind die An- und Abwesenheitsdaten aus der Zeitwirtschaft sofort in der Betriebsdatenerfassung ersichtlich. Der daraus resultierende Abgleich der Zeiten macht fehlende Buchungen sichtbar. Um Aufträge an- und abzubuchen, können PCs in der Fertigung genutzt werden: Mit dem Webterminal von Aida sowie einem angeschlossenen Barcodescanner lassen sich Fertigungsaufträge arbeitsplatznah buchen sowie Mengenrückmeldungen und Qualitätskennziffern hinterlegen. Für die Kontrolle der Fertigungsabläufe steht die auftragsbezogene Vor- und Nachkalkulation sowie ein Abgleich von Anwesenheits- und Produktivstunden mit Gewichtung von internen und externen Tätigkeiten je Mitarbeiter und Kostenstelle zur Verfügung. Die konsolidierten Auftragszeiten können bei der Abrechnung der Mitarbeiter herangezogen werden. Eine etwaige Prämienabrechnung fließt dabei in die Bruttolohnabrechnung ein. Zudem wird die monatliche Lohnabrechnung, durch Übergabe der Zeitwerte und Faktoren aus Aida vereinfacht. Für einen permanenten Datenaustausch kann die Software an ein Enterprise Resource Planning-(ERP)System angeschlossen werden: Jeder darin angelegte Fertigungsauftrag wird automatisch per Download in der Zeiterfassung angelegt und steht zur Buchung bereit. Nach Auftragsbuchungen werden die Auftragszeiten an das ERP-System übergeben. Zudem werden Auftragsabschlüsse in Aida erledigt und an die ERP-Lösung übermittelt.

Zutrittskontrolle steuern

Des Weiteren lassen sich die Außen- und Innentüren eines Unternehmen mit der Zutrittstechnik des Anbieters sichern und überwachen. Die Identifikation der Mitarbeiter erfolgt durch kurzes Vorhalten des Schlüsselanhängers vor einen der Zutrittsleser an der Tür. Hat der Mitarbeiter die Berechtigung, die jeweilige Tür an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit zu öffnen, gibt das System die Tür frei.

System erweiterbar

Mit seinen Funktionen kann das Komplettsystem zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle Mitarbeiter in der Personalabteilung bei vielen Aufgaben entlasten. Die Workflows zur Urlaubsplanung können Kapazitätsschwankungen vorbeugen. Zudem werden durch Plausibilitätsprüfungen Fehler in Kennzahlen vermieden. Die Zutrittsberechtigung wird zusammen mit der Zeiterfassung in einer Datenbank verwaltet. Die Mitarbeiter benötigen lediglich einen Schlüsselanhänger. Komplexere Systemanforderungen können durch weitere Organisations- oder Sicherheitsmodule abgedeckt werden.

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