Lieferanten, Reinigungskräfte oder externe Mitarbeiter – Industrieunternehmen werden täglich zahlreich besucht. Vielerorts werden die Gäste von Mitarbeitern der Firma händisch in den Systemen erfasst. Dabei könnten sich Besucher mit der passenden Software problemlos selbst einchecken.
Mögliche Einsatzszenarien für Besucher-Check-ins (Bild: eKiosk GmbH)
Kontaktlose Lösungen sind in vielen Bereichen des Lebens derzeit ein wichtiges Bedürfnis. Das betrifft auch das Besuchermanagement in Industriebetrieben. Dort gehen täglich Lieferanten, externe Dienstleister, Wartungstechniker, Kunden, Gutachter und anderen Personen ein und aus. Dabei müssen sich Gäste in der Regel beim Empfangspersonal melden, ihre Kontaktdaten eintragen, bekommen ein Besucherschild ausgestellt und werden gegebenenfalls noch persönlich über die Regeln während ihres Besuchs unterwiesen. Ähnlich verhält es sich bei der Abmeldung. In Hochphasen kann es bei dieser Methode zu Wartezeiten kommen. Außerdem müssen selbst regelmäßige Besucher oft jedes Mal die gleichen Prozeduren durchlaufen. Werden die erfassten Kontaktdaten in anderen Bereichen der Unternehmensverwaltung, etwa im CRM-System, benötigt, müssen sie zudem von Hand eingepflegt werden – was zu Ungenauigkeiten führen kann.
Unter den Begriff Digital Signage fallen IT-Lösungen rund um diese Herausforderungen, etwa Redpengoo des Dresdner Unternehmens eKiosk. Die Software hilft, den Check-in und Check-out von Besuchern samt individuellen Zutrittsberechtigungen zu automatisieren und zu zentralisieren. Gäste können sich selbst an einem digitalen Portier registrieren und erhalten bei Bedarf weitere Instruktionen oder einen Besucherausweis. Am Ende ihres Aufenthalts melden sie sich selbstständig wieder ab. Daten wiederkehrender Besucher, wie beispielsweise externes Personal oder Reinigungskräfte, können einmalig hinterlegt werden. Für die Software spielt es dabei keine Rolle, wie viele Gebäude mit wie vielen Zugängen sich auf dem Betriebsgelände befinden, Informationen werden zentral verwaltet und sind auch für andere Anwendungen des Unternehmens zugänglich. Der Medienbruch, beispielsweise zwischen hanschriftlichen Empfangslisten und den digitalen Office- und Managementtools der Firmen, ist damit vielleicht Geschichte.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte seine Produktionsstandards nachhaltiger ausrichten und führt ein zertifiziertes Umweltmanagement ein. Um die dafür benötigten Maßnahmen zu kontrollieren, hat sich ein Experte der Prüforganisation zu einem Audit angekündigt. Vom Unternehmen erhält er dazu per E-Mail zusammen mit seiner Einladung einen persönlichen QR-Code für den Check-in. Mit dem Code meldet sich der Auditor zum vereinbarten Termin im Empfangsbereich am digitalen Portier an. Damit wird er automatisch wie in einem Empfangsbuch erfasst. Seine Kontaktdaten sind durch die Online-Terminvereinbarung bereits hinterlegt. Bei Bedarf durchläuft der Besucher zusätzlich eine Sicherheitsunterweisung am Self-Service-Terminal und erhält im Anschluss einen personalisierten Besucherausweis mit Chip ausgedruckt. Dieser kann so beschaffen werden, dass er auch als Türöffner und Zugangsberechtigung oder -beschränkung dient. Während des Anmeldeprozesses bekommt ein Ansprechpartner im Unternehmen die Information, dass sein Besucher angekommen ist. Beim Verlassen des Geländes meldet sich der Auditor per QR-Code-Scan wieder ab.
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Digitales Besuchermanagement kann auch das Lieferantenmanagement effektiver gestalten. Mit der Software können der Strom an Lieferanten in die richtigen Bahnen geleitet und Störungen reduziert werden. Relevante Informationen wie Anmeldezeiten und Lieferantennamen stehen bei Bedarf beispielsweise dem Warenwirtschaftssystem zur Verfügung.
Besucher-Check-in für Self Service-Prozesse (Bild: ekiosk GmbH)
Auch das Fremdpersonalmanagement lässt sich durch digitales Besuchermanagement erleichtern. Die Software kann Fremdpersonal über Verhaltensregeln informieren, in die anstehenden Aufgaben einweisen und wichtige Hinweise übermitteln. Für die Gewährung und Kontrolle der jeweiligen Zugangsrechte der Externen sorgt der ausgedruckte Ausweis. Dessen Chip öffnet nur Türen zu den Bereichen, die das Servicepersonal auch betreten soll. Durch die Erfassung aller Besucher im digitalen Empfangsbuch werden Zugänge schnell überprüf- und Kontakte leicht nachvollziehbar. Die Lösung soll dabei stets den Vorgaben des Datenschutzes entsprechen.
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Die Software ist modular aufgebaut und kann individuell zusammegestellt werden. Für kleinere Betriebe reicht möglicherweise bereits der automatische Check-in, für eine große Fabrikanlage wird dagegen auch das Unterweisungsmanagement und die Ausweiserstellung benötigt. Zu den Optionen gehört neben dem Leistungsumfang der Software auch die Hardware, etwa ein QR-Code-Reader oder ein Ausweisdrucker. Bereitgestellt wird die Software nach Bedarf auf einem Server des Unternehmens oder über ein von eKiosk gehostetes Gerät. Künftig soll es zudem auch eine reine Cloud-Lösung geben.
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