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Software für Qualitätsmanagement und Dokumentation

Wissen um das Wissen

Mit der Aktualisierung der Norm für Qualitätsmanagement, die im September 2015 als ISO9001:2015 in Kraft getreten ist, wurde erstmals das Thema Wissensmanagement in den Anforderungskatalog mit aufgenommen. Unternehmen müssen nun nachweisen, dass sie das notwendige Wissen, das zur Umsetzung von Geschäfts- und Produktionsprozessen notwendig ist, systematisch festhalten und für alle Mitarbeiter verfügbar machen. Tewipack Uhl nutzt dafür eine cloudbasierte Software.

Der Klebespezialist Tewipack Uhl hat sein unternehmensspezifisches Wissen mittels einer Software für Dokumentationsmanagement dokumentiert und für die Mitarbeiter zugänglich gemacht.

Bild: Tewipack Uhl GmbH

Die Tewipack Uhl GmbH versorgt den Maschinen- oder Leichtbau sowie die Automobil- und Elektroindustrie mit hochmoderner Klebetechnik. Auch Sonderanfertigungen oder spezielle, selbstklebende Stanzprodukte sowie passendes Zubehör gehören zum Portfolio des Unternehmens. Im Logistikzentrum des Klebespezialisten finden sich rund 8.000 Produkte. Um im Markt bestehen zu können, müssen Unternehmen mit der Ressource Wissen nachhaltig und effizient umgehen. Nicht selten bedeuten Wissensvorsprünge Vorteile gegenüber Wettbewerbern. Diesen Umstand greift die Revision der ISO9001 auf. Die aktuelle ISO9001:2015 verlangt systematisches Wissensmanagement. Unternehmen müssen im Zuge dessen nicht nur definieren, welches vorhandene Wissen für die Umsetzung der Unternehmensziele notwendig ist, sondern darüber hinaus auch sicherstellen, dass dieses Wissen aufrechterhalten wird und für alle Mitarbeiter verfügbar ist. Dieses Wissen umfasst Organisationsstrukturen, Prozesse ebenso wie Beziehungen zu Geschäftspartnern und Kunden. Zusätzlich müssen Unternehmen, die nach dem aktuellen Standard zertifiziert werden wollen, nachweisen, wie sie neues Wissen für die Zukunft aufbauen wollen.

Die Frage nach dem Wie

Wie ein systematisches Wissensmanagement umzusetzen ist, legt die Norm allerdings nicht fest. Um sich dennoch erfolgreich zertifizieren lassen zu können, hat die Tewipack Uhl GmbH die Aktualisierung von ISO9001 als Anlass genommen, um nach einer Software zu suchen, die als Ausgangsbasis für Dokumentations- bzw. Wissensmanagement dienen kann. Darüber hinaus sollte die Software verschiedene Management-Systeme unterstützen und eine Antwort auf weitere Normanforderungen geben. „Spätestens angesichts der neuen ISO-Normen war klar, dass wir mit unserer bisherigen Praxis mit Word-Dokumenten, die als PDFs im Dokumentenmanagement abgespeichert waren, nicht weiter kommen würden“, erklärt Alexander Uhl, Geschäftsführer Tewipack Uhl. „Aber auch ohne QM-Norm im Nacken waren die fehlenden Möglichkeiten zur Verifizierung nervig, von der Versions-Thematik ganz zu schweigen.“

Software aus der Cloud

Die Software, die der Mittelständler suchte, sollte über das Internet zu nutzen sein und Vorlagen bieten, um die Anforderungen der Norm unternehmensspezifisch und benutzerfreundlich abbilden zu können. „Uns war wichtig, dass wir das Tool in der Cloud nutzen können und allein dadurch war die Auswahl schon sehr eingeschränkt. Hinzu kam, dass die anderen Tools nicht annähernd so flexibel einsetz- und konfigurierbar waren.“ Überzeugen konnte schließlich das System Orgavision.

QM als Chefsache

Die Cloud-Software bietet ein integriertes QM-System, welches sowohl den unternehmensinternen, als auch den ISO-Norm-Anforderungen gerecht wird. „In Orgavision kann ich unsere spezifischen Prozesse und Abläufe unheimlich einfach flexibel abbilden. Ich kann selber die Inhalte unseres Unternehmens sehr gut darstellen. Man kann Vorfälle wie Fehler, Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter oder auch Unfälle gut dokumentieren und für alle Zugangsberechtigten verfügbar machen“, berichtet Uhl. „Die Software ermöglicht es uns, dass wir unser Wissen zentral und an einer Stelle verwalten können.“ Allein das sei ein großer Vorteil, so der der Geschäftsführer. Genauso wie die hohe Nachvollziehbarkeit von Prozessen, die das Tool mit sich bringt: „Mit der Software lassen sich Organigramme darstellen, mit allem, was dahinter steckt, wie z.B. den Arbeitsplatzbeschreibungen, Rollenbeschreibungen und den jeweiligen Prozessen“, erklärt Uhl. Dies sei früher nicht so offensichtlich gewesen. Themen, die vorher vornehmlich für eine Abteilung relevant waren, sind nun für jeden zugänglich. Man kann sehen, wer was macht, wo welche Workflows aufgehängt sind und was womit in Verbindung steht. Die Software bringe Transparenz ins Unternehmen, stellt der Geschäftsführer fest. Wissen zu bewahren ist somit einfacher als je zuvor.

Entwicklung und Produktion von Klebetechnik ist durch Innovation getrieben. (Bild: Tewipack Uhl GmbH)

Bild: Tewipack Uhl GmbH

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