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Appendix oder Schaltstelle?

Zehn Schwachstellen typischen Ersatzteilmanagements

Konventionell verwaltete Ersatzteillager lassen meist viel Raum für Optimierungen. „Das ist insofern erstaunlich, als man Ineffizienzen relativ einfach erkennen und abstellen kann“, sagt Martin Gerwens, im Vorstand des Softwareanbieters GreenGate. Um für diese ‚low hanging fruits‘ zu sensibilisieren, hat die Frima eine Schwachstellenanalytik mit zehn typischen Kostenfallen im Ersatzteillager erarbeitet.

Unter Effizienzgesichtspunkten eine tickende Zeitbombe: konventionelles Ersatzteilmanagement. Angesichts des erheblichen Optimierungspotenzials sollte das Thema eine Neubewertung erfahren. (Bild: GreenGate AG)

Unter Effizienzgesichtspunkten eine tickende Zeitbombe: konventionelles Ersatzteilmanagement. Angesichts des erheblichen Optimierungspotenzials sollte das Thema eine Neubewertung erfahren. (Bild: GreenGate AG)

Problematisch ist für Martin Gerwens von GreenGate bereits die Haltung vieler Unternehmen: „Ersatzteile und Lager gelten immer noch als zwar ungeliebter, aber notwendiger Appendix des operativen Instandhaltungs-Geschäfts.“ Diese Perspektive verkenne das Optimierungspotenzial, das sich der GreenGate AG in 20 Jahren Instandhaltungsanalyse vor allem beim Ersatzteilmanagement in produzierenden Umgebungen offenbart habe. Gerwens: „Deswegen steigen wir mit der von jedem nachvollziehbaren 10-Punkte-Schwachstellenanalytik in unsere Roadmap zur Digitalisierung des Ersatzteilmanagements ein.“ Die Roadmap zum digitalen Ersatzteilmanagement adressiert zwei Herausforderungen: hohe Verfügbarkeit von Ersatzteilen für hohe Anlagenverfügbarkeit bei gleichzeitiger Reduzierung von Ineffizienzen. Sie könnte besonders interessant sein für Unternehmen mit hohen Anlagenintensitäten, vollkontinuierlicher Produktion, intensiver Anlagenverkettung und verteilten Infrastrukturen.

Kostenfallen im Ersatzteillager

Kapitalbindungskosten – Irrational hohe Ersatzteilbestände sind zu verzeichnen, wenn keine adäquate Volumenanpassung erfolgt. Volumenanpassungen im Lager erfolgen nur, wenn digital dokumentiert und so nachvollziehbar ist, dass die Anlagenverfügbarkeit nicht unter niedrigeren Ersatzteilbeständen leidet.

Lagerhaltungskosten – Der Unterhalt vieler Lager ist meist unnötig. Die Anpassung der Lagerplätze an Instandhaltungsworkflows und -bedarfe kann mit der Auflösung von Schwarzlagern und einer Modernisierung der Einlagerungsmethoden einhergehen.

Dispositionskosten – Ist ein Ersatzteil nicht digital und strukturiert hinterlegt, droht ein Domino-Effekt nicht wertschöpfender Tätigkeiten: Zum Zeitaufwand für die Suche des richtigen Ersatzteils im richtigen Lager kommt der Zeitaufwand für erhöhte Wegezeiten. Dadurch potenzieren sich die Wartezeiten von Kollegen aus Instandhaltung und Produktion.

Stillstandskosten – Fehlen benötigte Ersatzteile, drohen Produktivitätsverluste durch Maschinenstopp, Ausschuss und erhöhte Rüstzeiten. Noch schlimmer kommt es, wenn das Unternehmen neben dem Verlust von Reputation und Liefertreue auch Konventionalstrafen hinnehmen muss.

Beschaffungskosten – Der Ersatzteil-Einkauf gilt als neuralgischer Punkt: Wird er nicht abteilungs- oder werksübergreifend koordiniert, lässt sich weder mengen- und rabattoptimiert einkaufen, noch lassen sich Lieferzeiten und Lieferkosten optimieren. Für beides brauchen Firmen ein Lieferantenmanagement über Händler, Hersteller und Service hinweg, das auch den Einkauf überteuerter OEM-Teile unterbinden könnte. Kooperieren technischer Einkauf und die Instandhaltung bei der Ersatzteilbeschaffung nicht, kann es zum Kauf falscher Ersatzteile kommen, deren Menge nicht bedarfs- und verbrauchsorientiert (Sukzessiv-/Spontanverschleiß) berechnet ist. Als Kostentreiber gelten weiterhin sogenannte Notstandskäufe, wenn ein gelagertes Ersatzteil nicht zu finden ist.

Auditkosten, Zertifizierungen, Rechtliches – Ist das Ersatzteilmanagement unzureichend dokumentiert, können Wiederholungs-Audits notwendig werden. Als problematisch gilt auch die durch gesetzliche Auflagen erschwerte Verschrottung nicht mehr benötigter und nie dokumentierter Ersatzteile.

Anlagenkosten – Wer seine Ersatzteile mit PC-Listen, Klemmbrettern, Bestellblöcken, Aktenordnern und Königswissen managt, wird die Vorteile der Kombination aus Predictive Maintenance und digitalisiertem Ersatzteilmanagement kaum erschließen können.

Lagerverluste – Digitalisiertes Ersatzteilmanagement ermöglicht eine ganze Reihe weiterer Aktivitäten: Weiterverkauf nicht benötigter Ersatzteile gegen Überlagerung, Reparatur von Austauschteilen, Eigenproduktion mittels 3D-Druck, akkurate Garantieüberwachung, ausschließliche Einlagerung bekannter Teile, Ersatzteile nach Kritikalität sortieren und Registrierungen gegen Diebstahl.

Planungsverluste – Ist Wissen zu Ersatzteilen personell konzentriert und nicht digital hinterlegt, ist eine ersatzteilbasierte Bewertung der Beschaffung neuer Anlagen und Maschinen kaum möglich. Ebenso ist keine hinreichende Datenbasis zur Bewertung möglicher Ausfallszenarien vorhanden.

Wissensabfluss – Individuell konzentriertes Wissen ist kein orts- und zeitunabhängig verfügbares Unternehmenswissen. Fehlen valide Informationen zum Ersatzteilmanagement, erfolgt nur ein vager Abgleich der Ersatzteilstrategie mit weiteren Teilstrategien im Unternehmen wie der Instandhaltungs- und Fertigungsstrategie.

Schnelle Erfolge möglich

„Wir hatten schon Kunden, die allein durch eine fundierte Volumenanpassung im Ersatzteillager über 1,2 Mio. Euro an gebundenem Kapital freischaufeln konnten,“ sagt Gerwens. Ein weiteres Unternehmen sparte 80.000 Euro oder 15% des Bestandsvolumens in wenigen Monaten. „Wieder andere haben die vergleichsweise wenig aufwendige Digitalisierung des eigenen Ersatzteillagers als Startpunkt für die schrittweise Digitalisierung ihrer kompletten Infrastruktur und Betriebsmittel genutzt“, sagt Martin Gerwens.


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