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Zentrale Schaltstelle für Geschäftsprozesse

Um eine dynamische Unternehmenssteuerung zu unterstützen, führte der Schmierstoff-Produzent Oelheld eine einheitliche IT-Struktur auf Basis einer Enterprise Resource Planning-Software ein. Die neue Architektur deckt Aufgaben vom Einkauf bis zur Chargenrückverfolgung ab. Dabei berücksichtigt das System in der Disposition auch Mengenabweichungen aufgrund von Dichte und Temperaturschwankungen.

„Die Hauptherausforderung ist, dass wir teilweise in Liter einkaufen aber in Kilogramm verkaufen
müssen beziehungsweise umgekehrt. Durch die Veränderung der Rezepturen und
damit der Dichte kann sich hier aber der Umrechnungsfaktor deutlich verändern, wobei die
Literangaben auch noch temperaturabhängig sind”, beschreibt Bernd Wagenhals (Bild), Prokurist
bei Oelheld, eine der Herausforderungen bei der Einführung des neuen Systems. Bild: Yaveon

Im Jahr 2012 feierte das Traditionsunternehmen Oelheld sein 125-jähriges Firmen- Jubiläum. In dieser langen Zeit hat sich die Firma, nicht zuletzt aufgrund ihrer Kreativität, zu einem namhaften Hersteller von Highend-Kühlschmierstoffen, Dielektrika und Schleifölen für die metallverarbeitende Industrie entwickelt. Der Produzent fertigt seine Produkte entsprechend den spezifischen Anforderungen seiner Kunden. Eine konsequente Internationalisierung des Unternehmens mit Standorten in Frankreich, Großbritannien, USA und China führt zu einer weiteren Steigerung der Produktund Prozesskomplexität. Um den sich verändernden Anforderungen des internationalen Marktes auch in Zukunft gerecht zu werden, setzt das Unternehmen seit 2012 durchgängig auf eine Microsoft-Plattform Strategie in der Unternehmens-IT. Dazu gehört eine Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV als zentrales System für die Geschäftsprozesse.

Konsolidierung der Unternehmensprozesse

2010 kam Bernd Wagenhals (Bild) als kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Oelheld an Bord mit dem Auftrag, die Organisation im Unternehmen durchgängiger und effizienter zu gestalten. Durch das stetige Wachstum des Betriebs und die zunehmende Internationalisierung konnten nicht mehr alle Fäden allein in der Geschäftsführung zusammenkommen, sondern es war an der Zeit eine robuste Führungsstruktur im Unternehmen aufzubauen. Dabei spielte die Etablierung einer durchgängigen IT-Infrastruktur, in der die Geschäftsprozesse über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg verknüpft sind, eine tragende Rolle. „In der Vergangenheit mussten für jede aktuelle Preiskalkulation mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten und es dauerte mindestens Stunden, um die nötigen Informationen zusammenzutragen. Ebenso war die Chargenrückverfolgung zwar gegeben, aber nicht auf Knopfdruck abrufbar. An den meisten anderen Stellen war das Wissen allein in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert und nicht für die Unternehmensführung transparent”, beschreibt Wagenhals die Ausgangssituation.

Neue Architektur bindet bestehende Systeme ein

Um das Unternehmen auch in Zukunft konsequent an Qualität, Effizienz und Kundenzufriedenheit ausrichten zu können, beschloss oelheld eine durchgängige IT-Plattform für Geschäftsprozessmanagement, Enterprise Resource Planning (ERP) sowie die Auswertung in einem Business Intelligence-System (BI) einzuführen. Den zentralen Baustein bildete die Auswahl des ERP-Systems. Dabei fiel die Wahl des Unternehmens auf Yaveon Probatch. „Ohne die Branchenerweiterung von Yaveon wäre Microsoft Dynamics NAV nicht zum Zuge gekommen, aber in der Kombination sind hier die moderne Systemarchitektur, die Office-Integration und Investitionssicherheit ideal gepaart mit einer erprobten Branchenlösung und guten Referenzen”, sagt Bernd Wagenhals. Zudem konnte der Software- Anbieter auch mit einer fertigen Schnittstelle zu Chemges, dem System für die Rohstoffdatenbank und die Sicherheitsdatenblätter, aufwarten. Damit konnte ein wesentliches Legacy-System auch in der neuen IT-Architektur mit übernommen werden, was die Aufwände in dem sensiblen Bereich der Rezepturentwicklung und der Einstufung der Artikel reduzierte.

Merkmalsverwaltung für zuverlässige Disposition

Ein durchgängiges Warenwirtschaftssystem umzusetzen und von Einkauf bis Verkauf automatisiert von der Kundenanforderung bis zur Bestellung durchlaufen zu lassen, war dabei aufgrund der Artikeleigenschaften gar nicht so einfach. „Die Hauptherausforderung ist, dass wir teilweise in Liter einkaufen aber in Kilogramm verkaufen müssen beziehungsweise umgekehrt. Durch die Veränderung der Rezepturen und damit der Dichte in der dritten Nachkommastelle kann sich hier aber der Umrechnungsfaktor deutlich verändern, wobei die Literangaben auch noch temperaturabhängig sind. Die Folge sind größere Abweichungen in der Disposition.” Die neue Software erwies sich mit ihrer Merkmalsverwaltung als ein geeignetes System, die hier physikalisch vorgegebenen Herausforderungen gut umzusetzen. Insgesamt verlief das Projekt genau in den geplanten Bahnen, die durch die Projektmethodik und das erfahrene Projektteam gezogen wurden. „Wir waren sogar am Anfang bereit einige Monate zu warten bis das für uns ideale Team bereit stand. Der problemlose Echtstart gab der Entscheidung Recht”, schildert der Prokurist. Im Vorfeld waren nur sehr alte und nicht verbundene Systeme im Einsatz und daher mussten viele Daten zum ersten Mal in ein System gebracht werden.

Leistungsfähige Schnittstelle gefordert

Bei über 750 Herstellvorschriften und 600 Lieferanten sowie einer veralteten Artikelbezeichnungsstruktur, stellte das intern einen Kraftakt dar. Mit der Entscheidung in der Forschung und Entwicklung auf das bewährte Chemges zu setzen und dieses für die Stammdaten und Gefahrstoffmerkmale als führendes System zu verwenden, war die Einrichtung einer leistungsfähigen Schnittstelle notwendig.

IT-gestützt vom Auftrag bis zur Qualitätskontrolle

Jetzt ist das Unternehmen in der Lage, die durch die Veränderungen in der Rezeptur- Entwicklung entstehenden Abweichungen im Verkauf genau nachzuvollziehen und geeignete Rundungsregeln zu entwickeln, die den Einklang von Material- und Wertefluss dauerhaft sicherstellen. Durch die Zusammenfassung aller Geschäftsprozesse in einem ERP-System arbeiten jetzt Auftragsabwicklung, Logistik, Produktion und Qualitätskontrolle Hand in Hand und die Chargenrückverfolgung ist auf Knopfdruck möglich. Desgleichen werden vom System alle Zertifikate und Spezifikationen verwaltet und können dementsprechend den Sendungen beigelegt werden. Präziser Überblick und die genaue Kostenkontrolle wurden durch eine umfassende Deckungsbeitragsrechnung verbessert. „In der Vergangenheit konnten wir nur die Gesamterlöse bewerten, jetzt können wir unseren Vertriebserfolg genau bemessen”, sagt Wagenhals. Mit der Auswertung der Kennzahlen in Qlik-View können sehr schnell die genauen Korrelationen erkannt und auf dieser Basis Maßnahmen ergriffen werden. „In Zukunft werden wir die Prozesse und dazugehörigen Kennzahlen noch klarer im Business Process Managemenagt-Modul von Yaveon visualisieren und erhalten so einen Regelkreis für die kontinuierliche Verbesserung sowie für eine dynamische Unternehmenssteuerung”, erläutert der kaufmännische Leiter im Ausblick auf die Möglichkeiten, welche die IT-Werkzeuge für die Führung des Unternehmens bieten. „Mit Yaveon als Partner für die Business-IT konnte ich meine selbstgesteckten Ziele in der Unternehmensentwicklung erreichen und bin auf dem Weg, sämtliche Geschäftsprozesse in das Qualitätsmanagementsystem einzubeziehen, ein gutes Stück weiter gekommen”, fasst Wagenhals zusammen.

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