Auswertungen dauerten einen halben Tag
Probleme mit dem mittlerweile abgelösten System gab es vor allem im Bereich der Systempflege. Die Bestände stimmten häufig nicht, weil Artikel und Stücklisten nicht richtig hinterlegt waren. „Damit waren auch die Standardberichte für uns in vielen Bereichen nicht mehr nutzbar”, beschreibt Kirchhartz die Situation vor der Systemeinführung. Aus diesem Grund wurden in einem ersten Projektschritt zunächst alle Artikel, Debitoren und Kreditoren überarbeitet. Denn ein sauberer Datenbestand wirkt sich auch in anderen Bereichen aus. „Früher haben wir für eine Auswertung einen halben Tag gebraucht. Heute ist das ein Knopfdruck”, schildert Silvia Brüning-Fedder aus der Finanzbuchhaltung.
Variantengenerator statt zahlreicher Sonderartikel
Die Schwimmbecken bei Krülland werden meist nach Kundenwunsch gefertigt. So stehen verschiedene Beckenformen in verschiedenen Ausstattungen zur Verfügung. Komplexe Artikel wie Einhängefolien, Becken und Abdeckplanen wurden in der Vergangenheit in der IT über Sonderartikel abgebildet. „Wir produzieren Einhängefolien in quasi allen Größen. Da gibt es diverse Faktoren, die berücksichtigt werden müssen”, sagt Kirchhartz. Innerhalb des neuen Systems werden neue Artikel im Variantengenerator angelegt. Hier lassen sich die entsprechenden Parameter einstellen, um in Folge einen sauberen Artikel zu generieren. Das spart Zeit beim Anlegen der Artikelvarianten und reduziert gleichermaßen die Fehlerquote. „Diese Zeitersparnis hat nicht zuletzt auch im Vertrieb unsere Flexibilität gesteigert”, erklärt Kirchhartz. „Wir können zum Beispiel Sonderwünsche viel stärker berücksichtigen. Die Parameter werden teilweise direkt von den Kollegen ins System eingepflegt, noch während der Kunde am Telefon ist.” Ein weiteres Modul, welches der Produzent seit Einführung der ERP-Lösung nutzt, ist der automatische Belegversand. „Wir hatten in der Vergangenheit relativ oft Rückfragen von Kunden, die wissen wollten, wann die Ware kommt”, erklärt Kirchhartz. „Mit den Funktionen für den automatischen Belegversand konnten wir die Rückfragen auf ein Minimum reduzieren.” Auch der Vertrieb spart dadurch Zeit. Mussten an dieser Stelle früher manuell Dokumente erstellt werden, laufen auch diese Vorgänge nun automatisiert ab.
Weitere IT-Projekte bereits in Planung
Seit Anfang 2014 ist das Unternehmen in der Echtstart-Phase – der Betrieb läuft weitgehend reibungslos. Ergänzend zur Geschäftsanwendung hat das Unternehmen die Kassenlösung im Fachhandelsgeschäft implementiert, um einer einheitlichen IT-Lösung einen weiteren Schritt näher zu kommen. „Die Zusammenarbeit mit der GOB war sehr angenehm und konstruktiv. Auch weil seitens der Projektleitung sehr gut mitgedacht wurde“, schildert Tischler. Weitere Projekte mit dem IT-Integrator sind bereits in Planung. So soll in Zukunft das Kundenbeziehungsmanagement kontinuierlich ausgebaut werden. Der Launch des neuen interaktiven Webshops ist ebenfalls in naher Zukunft angedacht.
