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Telefonie und Software verbinden

Speicherfolien-Systeme für die Radiologie, Technik für digitales Röntgen, Laser-Imager für die Bildausgabe sowie Röntgen- und Laserfilme: Das Produktportfolio der Medizintechnik-Sparte von Konica Minolta ist denkbar breit. Um eine lückenlose Kommunikation zwischen Kunden, den Mitarbeitern im Büro sowie den Kollegen in der Produktion zu unterstützen, setzt das Unternehmen auf ein softwarebasiertes Telefonsystem.


Bild: Swyx

Ein Umzug von München-Neuperlach ins benachbarte München-Riem bot dem Unternehmen die ideale Gelegenheit, seine veraltete Telefonanlage durch ein modernes, integriertes System zu ersetzen. Das in die Jahre gekommene System war zwar längst abgezahlt, kostete aber bei jeder Wartung weiterhin einen erheblichen Betrag. Auch in puncto Bedienkomfort und Funktionen ließ die Anlage zahlreiche Wünsche offen. „Dass Telefon und Computer nicht integriert sind, hat uns an der alten Lösung am meisten gestört“, kommentiert Marcus Koch, IT-Leiter von Konica Minolta. Softwarebasiert sollte das neue System sein – das stand für Koch von Anfang an fest: „Eigentlich sollte das heute in jedem Büro selbstverständlich sein. Unified Communications lautet hier das Stichwort.“ Softwarebasierte Unified Communications-Lösunen (UC) versprechen Unternehmen gleich mehrere Vorteile. „Unified-Communications-Lösungen tragen dazu bei, die Erreichbarkeit von Kommunikationspartnern zu verbessern, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Alle Kommunikationsdienste werden unter einer Bedienoberfläche zusammengeführt, was sowohl für den Kundenkontakt als auch für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens sehr wichtig ist“, erläutert Ralf Ebbinghaus, Vorstand Vertrieb und Marketing beim Systemhersteller Swyx.

Verbindung zum Customer Relationship Management

Die für Konica Minolta passende Lösung lieferte ein mittelständischer Anbieter: Das Münchner ITK-Systemhaus Telenova empfahl das System Swyxware. Die Unified-Communications-Software des Dortmunder Anbieters konnte IT-Leiter Koch schnell überzeugen – das Unternehmen entschied sich für die Installation des Systems mit 75 Usern. „Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass die Erreichbarkeit von Unternehmen und deren Mitarbeitern ein erfolgskritischer Faktor ist. Das softwarebasierte Telefonsystem hat darüber hinaus deutlich höheren Komfort in die neuen Räumlichkeiten miteingebracht“, erläutert IT-Leiter Koch. Zahlreiche Funktionen stellen sicher, dass durch die Verknüpfung von Telefon und PC die Effizienz am Arbeitsplatz steigt: Beispielsweise können Anrufe einfach per Mausklick aus Outlook-Kontakten oder anderen Anwendungen wie dem Customer Relationship Management-System (CRM) gestartet werden – zeitaufwändiges Eintippen gehört der Vergangenheit an.

Mitarbeiter sind dank der intelligenten Rufumleitung jederzeit und an jedem Ort auf ihrem Tischtelefon zu erreichen, sofern sie mit ihren persönlichen Zugangsdaten angemeldet sind. Ist ein Mitarbeiter nicht zu erreichen, verraten ausführliche Statusinformationen auf Anhieb, ob er sich beispieslweise in einer Besprechung oder im Urlaub befindet. Eingehende Telefonate werden in diesen Fällen an erreichbare Kollegen weitergeleitet. Bei einem Anruf mit Rufnummernübermittlung werden zudem automatisch Details zum Gesprächspartner angezeigt, die im Telefonbuch oder der Kundendatenbank gespeichert sind – etwa zu Rechnungs- und Bestellstatus oder eingesetzten Produkten .Der Kunde wird also nicht nur namentlich begrüßt, der Mitarbeiter kann sich sogar bereits auf dessen Anliegen einstellen.

Die softwaregestützte Verbindung von Telefonie-Dienst, Unternehmenssystemen und Online-Zugriff kann durch schnellen Datenzugriff und einfache Wartung Mehrwert für Unternehmen erschließen.
Bild: Swyx

Administration per Mausklick

Funktionen wie diese erleichtern die Arbeit des IT-Teams spürbar. Musste früher für jede Umprogrammierunge in Techniker des Herstellers angefordert und bezahlt werden, kann Koch solche Aufgaben heute mit wenigen Mausklicks selbst erledigen. Ändert sich der Name eines Mitarbeiters, werden diese Neuerungen nach der Änderung sofort im gesamten System abgebildet. Die Implementierung der Anlage vor Ort konnte innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen werden – ein weiterer Vorteil bei softwarebasierten Telefonsystemen. Dr. Michael Thomson, Entwicklungsleiter des Systemherstellers, erklärt: „Lösungen wie Swyxware sind sehr flexibel, setzen auf Microsoft Windows auf und werden in die vorhandene IT-Infrastruktur sowie in ERP- beziehungsweise CRM-Applikationen eingebunden. Das notwendige technische Know-how zur Administration ist schnell aufgebaut.“

Vom Faxgerät in die E-Mail-Anwendung

An den Arbeitsplätzen der Konica-Minolta-Mitarbeiter stehen auch weiterhin Tischtelefone. „Eigentlich sind bei softwarebasierten Telefonsystemen vorrangig Headsets oder Handgeräte ohne Tastatur im Einsatz“, erklärt Thomson. Dennoch wollte das Unternehmen den Mitarbeitern die gewohnten Telefonie-Leistungsmerkmale nicht nur am Bildschirm bieten. „In diesem Bereich waren wir konservativ“, berichtet IT-Leiter Koch: „Die Geräte geben uns das beruhigende Gefühl des Altbewährten.“ Auch das gute alte Fax erfreut sich bei dem Unternehmen noch großer Beliebtheit. „Viele unserer Aufträge kommen aus Arztpraxen und benötigen eine rechtsgültige Unterschrift. Da ist das Fax noch immer unschlagbar“, erklärt Koch. Die Faxe landen als E-Mail im Eingangskorb der angeschriebenen Arbeitsgruppen, einzelne Mitglieder des Managements haben zudem eigene Faxnummern.

Vom Handling der Faxe als E-Mail profitieren besonders die Außendienst- und Homeoffice-Mitarbeiter, die auch in der Ferne mit dem Telefonsystem von Konica Minolta verbunden sind. Über einen sogenannten ISDN-Primär-Multiplex-Anschluss werden Telefonate automatisch an die entsprechenden Handys weitergeleitet. Smartphone-Anwender kommen dank des neuen SwyxIt! Mobile Clients sogar mobil in den Genuss der SwyxWare-Funktionen. In Zukunft möchte das Unternehmen darüber hinaus das ‚One-Number‘-Konzept einführen: Jeder Mitarbeiter ist unter einer einzigen Nummer automatisch auf dem richtigen Endgerät erreichbar.

Der Trend geht zum integerierten System

Swyx-Vorstand Ebbinghaus sieht die Systemeinführung bei dem Fertigungsunternehmen als ein Beispiel für den Trend hin zu integrierten Systemen: „Die Entscheidung von für eine Unified-Communications-Lösung ist charakteristisch für die aktuelle Marktentwicklung. IT-Verantwortliche erkennen stärker die Geschäftsvorteile, die sich durch den Einsatz moderner Kommunikationslösungen bieten: Produktivitäts- und Informationssteigerung, bessere Kundenbetreuung und Zukunftssicherheit sind Faktoren, die Unternehmen überzeugen, Investitionen im Telekommunikationsbereich zu tätigen.“

Unternehmen erkennen zudem mehr und mehr, dass UC-Lösungen einen hohen Investitionsschutz bieten können. Wenn beispielsweise nachträglich weitere Funktionen hinzugefügt werden sollen, geschieht dies bequem per Software-Update.“ Dem alten Büro trauert zumindest bei Konica Minolta niemand hinterher. Und auch das Telefonieren ‚alter Schule‘ mag man sich kaum noch vorstellen: Kontakt im PC aufrufen, Telefonnummer an einem anderen Gerät eintippen – diese Abläufe haben bei dem Medizintechnik-Anbieter ausgedient. Koch erklärt: „Mit Swyxware ist bei uns die antiquierte Trennung zwischen Telefon und Computer endlich aufgehoben.“

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