Dokumente in der unternehmensweiten IT-Landschaft
Entscheidend für die Effizienz der Dokumentlogistik ist, wie einfach und schnell Anwender in ihrer jeweiligen Arbeitsumgebung auf die Dokumente zugreifen können. Dazu muss das DMS-Repository an alle relevanten Unternehmensanwendungen angebunden werden. Entsprechend sollte die ERP-Schnittstelle eines PDM-Systems die Bereitstellung von Dokumenten direkt über die ERP-Oberfläche unterstützen. So lassen sich beispielsweise PDM-Dokumente zum Materialstamm von ERP-Anwendern kontextbezogen einsehen. Eine große Herausforderung stellt auch das hohe E-Mail-Aufkommen dar. Der Gesetzgeber behandelt E-Mails wie Geschäftsbriefe, sie unterliegen in punkto Archivierung denselben gesetzlichen Bestimmungen wie andere elektronische Dokumente.
Zusätzliche Brisanz gewinnt das Thema für international tätige Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder Niederlassungen zum Beispiel in den USA. Die amerikanische Zivilprozessordnung schreibt vor, dass Klägern schon vor dem Gerichtstermin alle das Produkt betreffenden elektronischen Informationen und damit auch E-Mails offenzulegen sind. Zudem legen viele Unternehmen Wert auf den unternehmensweiten Zugang zu E-Mails und die Zuordnung zu den sie betreffenden Vorgängen, etwa einem Projekt. Die PDM-Integration zu gängigen E-Mail-Clients wie MS Outlook oder Lotus Notes ermöglicht, ein- und ausgehende E-Mails gezielt im Dokument-Repository revisionssicher und kontextbezogen abzuspeichern.
Prozessunterstützung und -buchführung
Zusätzlich bestehen beispielsweise in der Medizintechnik strenge Compliance-Anforderungen wie FDA CFR 820.30 und ISO 13485 bezüglich der Nachweisfähigkeit von Prüfvorgängen. PDM-Systeme verfügen über leistungsfähige Workflow-Funktionen, die es ermöglichen, wiederkehrende Vorgänge zu definieren, zu automatisieren und zu protokollieren. Ein Beispiel ist die Befüllung eines Zeichnungsschriftkopfes, die anschließende Ausleitung der Zeichnung aus dem nativen Format in ein Sekundärformat wie PDF, die Ablaufkontrolle über den folgenden Prüf- und Freigabeprozess, die Stempelung der Freigabedaten auf das PDF-Format und schließlich die Publizierung auch im ERP-System. Sämtliche Schritte werden dabei lückenlos und automatisch protokolliert. Die neunte Ausgabe von Rockwell Automations „State of Smart Manufacturing“ Report liefert Einblicke in Trends und Herausforderungen für Hersteller. Dazu wurden über 1.500 Fertigungsunternehmen befragt, knapp 100 der befragten Unternehmen kommen aus Deutschland. ‣ weiterlesen
KI in Fertigungsbranche vorn
Weitreichende Synergie-Effekte durch Integration
Offene PDM-Systeme erfüllen die grundlegenden Anforderungen an ein unternehmensweites Dokumentenmanagement. Sie eröffnen deshalb signifikante Einsparpotenziale, wenn kein separates DMS-System beschafft, eingeführt, betrieben und gewartet werden muss. Sie stellen Unternehmen außerdem zahlreiche Zusatzfunktionen zur Verfügung:
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- Moderne PDM-Systeme sind für den Umgang mit großen Dateien ausgelegt. Dabei bieten sie performanten Zugriff selbst in interkontinentalen Weitverkehrsnetzen mit naturgemäß mäßigen Latenzzeiten.
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- Das Rechte-Management von PDM-Systemen erlaubt eine fein abgestufte Steuerung des Dokumentenzugriffs, so dass Know-how-Schutz etwa bei internationalen Joint Ventures vergleichsweise einfach sicherzustellen ist.
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- Zudem bieten PDM-Systeme weitreichende Funktionen für die dokumentzentrierte Kollaboration in Projekten sowie zur Projektsteuerung und -kontrolle.
- PDM-Systeme unterstützen Regelkonformität im Hinblick auf Gesetze, Normen und Richtlinien wie die EU-Maschinenrichtlinie oder RoHS, indem sie Anwendern das Verfahrenswissen ‚in Process‘ bereitstellen. Dieses Verfahren lässt sich unternehmensweit auch in anderen Anwendungsbereichen vorteilhaft einsetzen.
Moderne PDM-Systeme können so im Zusammenspiel mit anderen Bestandteilen der Unternehmens-IT die Dokumentlogistik effektiv unterstützen. Dabei eröffnet der Einsatz integrierter PDM/DMS-Lösungen signifikante Synergie-Effekte: Dieser Ansatz kann bessere Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse schaffen, für die technische und kaufmännische Unterlagen benötigt werden. Schließlich bieten entsprechende Systeme zusätzliches Potenzial etwa für kollaboratives Projektmanagement, Know-how Schutz und in Hinblick auf effektives Compliance Management.
