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Technische Produktdokumentation im Maschinenbau

Wissensbasis für viele Jahre

"Wes Brot ich ess, des Lied ich sing!" In diesem Sinne folgt das Unternehmen des Maschinenbaus an erster Stelle den Wünschen des Kunden hinsichtlich der Produktkomplexität und -individualisierung. Dieser Herausforderung stellt sich der Maschinenbau täglich in allen Phasen der Produktentstehung und -begleitung.




Bild: © branex/Fotolia.com

Ein zentraler Punkt der Produktinformation ist die Dokumentation. Sie unterliegt einer regelmäßigen Überarbeitung, weil jeder Service-Einsatz nachvollziehbar gehalten werden muss und weil jede Prüfung mit den daraus resultierenden Folgearbeiten nachweisbar zu sein hat. Viele Firmen bewältigen diese Aufgabe inzwischen mit Bravour. Schon im Konstruktionsprozess werden Baukastensystematiken und Module erarbeitet und für die nachfolgenden organisatorischen Bereiche festgelegt. Den ersten Nutzen dieser Arbeitsweise erfährt die Dokumentationsabteilung. Der Technische Redakteur strukturiert auf Basis des in der Konstruktion festgelegten Baukastens die Dokumentation der einzelnen Bauteile und Baugruppen. Aus der anschließenden Verknüpfung von Stückliste und Produktbeschreibung ergibt sich die Dokumentation.

Anlagen und Anlagenteile wie Komponenten, Baugruppen und gegebenenfalls auch Bauteile unterliegen der regelmäßigen Überprüfung durch TÜV, Ämter oder ähnliche Institutionen. Dank einer modularen Struktur der Dokumentation lässt sich jedem Anlagenelement das jeweilige Prüfungsergebnis zuordnen. Bei einer eventuellen Beanstandung eines Anlagenelementes wird eine Überarbeitung oder ein Austausch vorgenommen. Jede Änderung wird so den Moduldokumentationen zugeordnet. Das Ziel der Pflege dieser Änderungen ist die stets aktuelle Kenntnis über den Zustand der Gesamtanlage.

Vereinfachte Verwendung

Die Modularisierung vereinfacht zudem die Verwendung des Internets durch Verlinkung der einzelnen Module anstatt riesige Texte zu scrollen. Die Vereinfachung drückt sich dadurch aus, dass die Informationen mit Zugriffsrechten versehen eingestellt werden. So sind die Informationen online jeweils für bestimmte Personen verfügbar. Ab diesem Moment wird der Nutzen mobiler Geräte, auf denen in der Regel keine großen Datenvolumen abgespeichert werden, deutlich. Der Nutzer dieser Information erhält so Zugriff auf den stets aktuellen Informationsstand. Die Zielgruppen der Dokumentation sind sehr mannigfaltig. Sie erstrecken sich von den internen Nutzern wie Einkauf, Vertrieb, Schulung und Service zu den externen Kunden, Vermittlern oder auch Beratern und Resellern. Jeder erhält nur den für ihn notwendigen Teil der Dokumentation. Dies wird schnell durch den Einsatz von Metadaten erreicht, mit denen die Gesamtheit der Informationen zur Dokumentation genau und zielgruppengerecht aufbereitet ist. Wichtig sind aber auch die Informationen, die firmenintern verbleiben sollen. Sie werden ebenfalls von der Dokumentationsabteilung zusammengetragen und finden ihre Verwendung für interne Zwecke, wie Produktüberarbeitung oder -verbesserung, aus Gründen der Nachweispflicht oder auch für Patentbeschreibungen.

Im Informationsfluss

Die Modularisierung der Technischen Dokumentation eröffnet weitere Möglichkeiten hinsichtlich der Verbesserung von Qualität und Abläufen. Die heutige Technik, die Organisation der IT-Systeme und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen eine Zusammenstellung der Betriebsanleitung so, dass sie die Maschine (Typ, Baureihe et cetera), die zum Kunden ausgeliefert wird, exakt beschreibt. Die Qualität der Dokumentation verbessert sich durch Wiederverwendung der Module gegenüber dem regelmäßig neu erstellten Dokumentationstext – zudem reduzieren sich die Erstellungskosten. Dies ist weithin bekannt und lässt sich schnell und einleuchtend erklären: Jeder neu erstellte Text kostet Zeit und damit Geld und ist in der Regel fehlerbehaftet. Deshalb durchläuft er vor seiner Auslieferung an den Kunden oder die Übersetzung eine Qualitätsprüfung. Bei der Wiederverwendung entfallen die zeit- und kostenaufwendige Texterstellung sowie Prüfung. Es werden nur neu erstellte Texte geprüft und übersetzt. Dies reduziert zudem Übersetzungskosten. Aufgrund einer derartigen Organisation und Strukturierung der Dokumentation und der Nutzung heutiger im Kommunikations-Verbund befindlicher IT-Werkzeuge ist es möglich, dieselben Bausteine für die altbekannte Papierdokumentation sowie für moderne Medien wie Tablet oder Smartphone zu verwenden. Schon in einem frühen Stadium der Produktentwicklung werden Prozessverbesserungen eingeleitet, weil


    • der Baukastenbetrieb in der Konstruktion nachbereitet werden kann,
      um Dokumentationsmodule zu optimieren.


    • Kennzahlen belegen, dass Dokumentationsmodule überarbeitet
      werden müssen – dies aber nur nach Rücksprache mit der Konstruktion
      und dem Überarbeiten des Baukastensystems möglich ist. Hier wird ein
      gemeinsamer durchgängiger kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP
      eingeleitet.


    • die Dokumentation und besonders die Betriebsanleitung keinen
      Interpretationsspielraum lassen dürfen.

Kennzahlen und Module

Kennzahlen sind ein objektives Mittel der Qualitätsbewertung. Dies ist mit der Toleranzangabe in der Fertigung zu vergleichen. Die Toleranzangabe ist eine Vorgabe zur Qualitätsbeurteilung, die über gut, schlecht (Nacharbeit) oder Ausschuss entscheidet. Textmodule werden vorrangig nach der Häufigkeit ihrer Verwendung bewertet. Relationen wie Modulgröße und Anforderungen an die Produktbeschreibungen nehmen natürlich Einfluss auf eine Bewertung. Da die Module analog zum Konstruktionsbaukasten für die Produktvarianten aufgebaut werden, lassen sich hier die ersten Schlüsse zum Gesamtkonzept ziehen und gegebenenfalls frühe Korrekturen durchführen. Ein zusätzlicher Nutzen ist durch die Klassifizierung gegeben. Hierdurch lassen sich varianten- oder baureihenübergreifend Kriterien festlegen, welche zur Gesamtstrukturierung beitragen. Dies können Ausschlusskriterien sein, die besagen, dass ein Bauteil in besonderen Fällen nicht verwendet werden darf – oder muss. Ferner können bei Funktionsbeschreibungen Bauteile direkt einer Funktion zugeordnet werden – dies unterstützt zum Beispiel den Kundendienst bei der Vorbereitung eines Servicefalls.

Effizienz und Transparenz

Die technische Produktdokumentation ist der ‚technische Informationspool‘ im Unternehmen. Hier zeigt sich, dass nur durch das homogene Zusammenwirken und die Integration von Personen, Prozessen und Informationen Effizienz und Transparenz gesteigert werden können. Nur so können Unternehmen den Anforderungen aus dem Markt begegnen. Für die derzeit so groß geschriebene Nachhaltigkeit wird mit der Dokumentation auch eine Wissensbasis aufgebaut, auf die noch nach Jahren verlässlich zurückgegriffen werden kann.


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