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Technische Dokumentation

Produktdaten im Baukastensystem organisieren

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Kennzahlen als objektives Mittel

Kennzahlen sind ein objektives Mittel der Qualitätsbewertung. Dies ist mit der Tole-ranzangabe in der Fertigung zu vergleichen. Die Toleranzangabe ist eine Vorgabe zur Qualitätsbeurteilung, die über gut, schlecht – was Nacharbeit bedeutet – oder Ausschuss entscheidet. Textmodule werden vorrangig nach der Häufigkeit ihrer Verwendung bewertet. Relationen wie Modulgröße oder Anforderungen an die Produktbeschreibungen nehmen natürlich Einfluss auf eine Bewertung. Da die Module analog zum Konstruktionsbaukasten für die Produktvarianten aufgebaut werden, lassen sich hier die ersten Schlüsse zum Gesamtkonzept ziehen und gegebenenfalls frühe Korrekturen durchführen. Ein zusätzlicher Nutzen ist durch die Klassifizierung gegeben. Hierdurch lassen sich varianten- oder baureihenübergreifend Kriterien festlegen, welche zur Gesamtstrukturierung beitragen. Dies können Ausschlusskriterien sein, die besagen, dass ein Bauteil in besonderen Fällen nicht verwendet werden darf oder muss. Ferner können bei Funktionsbeschreibungen Bauteile direkt einer Funktion zugeordnet werden. Dies unterstützt zum Beispiel den Kundendienst bei der Vorbereitung eines Servicefalls.

Modularisierung vereinfacht Verwendung des Internets

Durch die Modularisierung lässt sich zudem ein weiterer Effekt erzielen. Die Aufbereitung in Teilen erleichtert die Verwendung des Internets, da sich die einzelnen Module untereinander verlinken lassen. So muss nicht mehr durch riesige Texte gescrollt werden. Die Vereinfachung drückt sich auch dadurch aus, dass die Informationen mit Zugriffsrechten versehen eingestellt werden. So sind die Informationen online jeweils für bestimmte Personen verfügbar. Ab diesem Moment wird der Nutzen mobiler Geräte, auf denen in der Regel keine großen Datenvolumen abgespeichert werden, deutlich. So können die Informationen aus dem Firmenportal zum Einsatz kommen und der Nutzer erhält so stets Zugriff auf den aktuellen Informationsstand.

Jeder erhält seinen notwendigen Teil

Die Zielgruppen der Dokumentation sind sehr mannigfaltig. Sie erstrecken sich von den internen Nutzern wie Mitarbeiter im Einkauf, im Vertrieb, in der Schulung oder im Service bis hin zu den externen Kunden, Vermittlern oder auch Beratern und Resellern. Jeder Nutzer erhält mit dieser Organisation nur den für ihn notwendigen Anteil der Dokumentation. Das lässt sich durch den Einsatz von Metadaten erreichen. Mit solchen Metadaten kann die Gesamtheit der Informationen, die zur Dokumentation benötigt wird, genau und zielgruppengerecht aufbereitet werden. Wichtig sind aber auch die Informationen, die firmenintern verbleiben sollen. Sie werden ebenfalls von der Dokumentationsabteilung zusammengetragen und finden ihre Verwendung für interne Zwecke wie Produktüberarbeitung oder -verbesserung, aus Gründen der Nachweispflicht oder auch für Patentbeschreibungen.

Dokumentation als ‚Technischer Informationspool‘

Die Technische Produktdokumentation ist der ‚Technische Informationspool‘ im Unternehmen. Hier zeigt sich, dass nur durch das homogene Zusammenwirken und die Integration von Personen, Prozessen und Informationen die Effizienz und Transparenz gesteigert werden können. Das ist ein wichtiger Baustein, um als Unternehmen den Anforderungen aus dem Markt begegnen zu können. Für die derzeit so groß geschriebene Nachhaltigkeit muss der Dokumentation auch zugeschrieben werden, dass hier eine Wissensbasis aufgebaut und in Systemen hinterlegt ist, auf die noch nach Jahren verlässlich zurückgegriffen werden kann.


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