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Technische Dokumentation

Produktdaten im Baukastensystem organisieren

Die zunehmende Produktkomplexität und Produktindividualität stehen derzeit an erster Stelle der Herausforderungen der Unternehmen im Maschinenbau. Der Kunde ist König und der hat seine Vorstellungen und Wünsche an die Funktionalität der neuen Maschine oder Anlage. Dies wirkt sich unmittelbar auf die zugehörige Produktdokumentation und ihrer Erstellung aus.

Bild: red150770 / Fotolia

Der Wert und die Wichtigkeit der technischen Produktdokumentation werden von vielen Unternehmen noch immer unterschätzt. Dabei ist sie doch ein fester Bestandteil des Produktes und hat in so manchen Fällen nachweislich schon zu Folgegeschäften geführt. Aber eine verzögerte Auslieferung der Dokumentation kann erhebliche Zahlungseinbußen nach sich ziehen. Zusätzlich muss die Dokumentation von hoher Qualität sein. Mangelhafte Beschreibungen oder fehlende Hinweise können für die Hersteller zu Haftungsfällen führen.

Dokumentation mit Konstruktion im Schulterschluss

Der Grundstein für eine gute und termingerechte Dokumentation wird in der Konstruktion gelegt. Hier werden Produkte so aufbereitet, dass sie aus einem Baukasten zusammengestellt werden können. Nur so lässt sich dem individuellen Kundenwunsch nachkommen, und nur so lassen sich dabei die Produktkomplexität sowie die Variantenvielfalt beherrschen. Dieses Vorgehen ist so direkt auf die Arbeitsweise für die technische Dokumentationserstellung übertragbar, denn zu einer kundenindividuellen Maschine gehört eine maschinenindividuelle Dokumentation. Sie muss eindeutig beschreiben, was der Kunde hat – und nicht etwa, was er nicht hat. Der technische Redakteur strukturiert analog zu dem in der Konstruktion erstellten Baukasten die technische Produktdokumentation modular und ordnet die jeweiligen Dokumentations-Module den Bauteilen und Baugruppen zu. So lässt sich schon die Stückliste mit der Produktbeschreibung verknüpfen und die Dokumentation ergibt sich aus der Zusammenstellung der Stückliste.

Im unternehmensweiten Informationsfluss

Die Modularisierung der technischen Dokumentation eröffnet weitere Möglichkeiten hinsichtlich der Verbesserung von Qualität und Abläufen. Die heutige Technik, die Organisation der IT-Systeme und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen eine Zusammenstellung der Betriebsanleitung so, dass sie die Maschine, die zum Kunden ausgeliefert wird, mit Typ, Baureihe et cetera exakt beschreibt. Die Qualität der Dokumentation verbessert sich durch Wiederverwendung der Module gegenüber dem regelmäßig neu erstellten Dokumentationstext. Zudem reduzieren sich die Erstellungskosten. Dies lässt sich einleuchtend erklären: Jeder neu erstellte Text kostet Zeit und damit Geld und ist in der Regel fehlerbehaftet. Deshalb durchläuft er eine Qualitätsprüfung, bevor er an den Kunden oder die Übersetzung ausgeliefert wird.

Zeit- und kostenintensive Texterstellung enfällt

Bei der Wiederverwendung entfallen die zeit- und kostenaufwendige Texterstellung und Prüfung. Es werden nur neu erstellte Texte geprüft und übersetzt. Dies reduziert zudem Übersetzungskosten. Aufgrund einer derartigen Organisation und Strukturierung der Dokumentation und der Nutzung heutiger im Kommunikations-Verbund befindlicher IT-Werkzeuge ist es möglich, dieselben Bausteine für die altbekannte Papierdokumentation sowie für moderne Medien wie Tablet oder Smartphone zu verwenden. Schon in einem frühen Stadium der Produktentwicklung können Prozessverbesserungen eingeleitet werden, weil:

  • der Baukastenbetrieb in der Konstruktion nachbereitet werden kann, um Dokumentationsmodule zu optimieren.
  • Kennzahlen belegen, dass Dokumentationsmodule überarbeitet werden müssen – dies aber nur nach Rücksprache mit der Konstruktion und dem Überarbeiten des Baukastensystems möglich ist. Hier wird ein gemeinsamer, durchgängiger und kontinuierlicher Verbesserungsprozess eingeleitet.
  • die Dokumentation, besonders die Betriebsanleitung, keinen Interpretationsspielraum lassen darf.


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