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Stammdatenpflege

Automatisierte Pflege ergibt Sinn

Enterprise Resource Planning-Lösungen basieren auf Daten, die als Stamm- oder Bewegungsdaten in Datenbanken gehalten und verarbeitet werden. Damit beeinflusst die Qualität dieser Informationen maßgeblich die Leistungsfähigkeit der Unternehmensanwendung.

Bild: © morganimation / Fotolia.com

In der Praxis zeigt sich leider sehr häufig, dass gerade die Stammdaten in den Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP) unvollständig, veraltet oder falsch sind und somit die Ergebnisse in der täglichen Arbeit oft nicht optimal sind beziehungsweise das Leistungsangebot der Systeme nicht im möglichen Maße genutzt werden kann.

In der Komplexitätsfalle

ERP hat in den vergangenen 30 Jahren einen unglaublichen Zuwachs an Funktionalität erfahren. Dies bringt mit sich, dass auch die Anzahl der erforderlichen Stammdaten, welche diese Funktionalität strukturieren und steuern, stark gewachsen ist. Bei den Anwendern von ERP sind indes zwei Dinge zu beobachten, die beide auf die unzureichende aktive Pflege und Bewirtschaftung der Stammdaten schließen lassen. Einerseits wird die Qualität der eigenen Stammdaten in der Regel stark überschätzt. Bei Projekten zur systematischen Stammdatenbereinigung, etwa im Zuge eines ERP-Systemwechsels vor der Datenübernahme, sind die Nutzer meist sehr erstaunt über die mangelhafte Datenqualität in Form von Redundanz, Unvollständigkeit und falschen Informationen. Andererseits zeigen einschlägige Umfrageergebnisse, dass die mit Abstand wichtigste Ursache für mangelhafte Datenqualität der Aufwand der Stammdatenpflege ist, die im Wesentlichen noch immer manuell durch die verantwortlichen Sachbearbeiter durchgeführt werden muss.

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Vielfach wird, angesichts des laufenden Tagesgeschäfts, dabei sogar eine nicht optimale Nutzung der ERP-Lösungen bewusst in Kauf genommen. Anwender erkennen dabei durchaus mögliche attraktive Leistungsmerkmale ihrer Systeme, die jedoch einen zusätzlichen Aufwand an Stammdatenpflege erfordern würden. Statt sich diesem Aufwand zu stellen, wird in diesen Fällen dann eher auf das zusätzliche Leistungsmerkmal verzichtet. Im Ergebnis führt das dazu, dass von den Unternehmen Leistungsmerkmale von ERP-Lösungen bezahlt, aber nicht genutzt werden. Aus Sicht der Systemanbieter ergibt sich, dass das Leistungsangebot der Systeme als unbefriedigend wahrgenommen wird oder dass gar Fehler, welche auf mangelhafte Datenqualität zurück zu führen sind, den Anwendern als Fehler in der Software erscheinen.

Drei mögliche Ansatzpunkte

Um den Aufwand der Stammdatenpflege zu vermindern, bieten sich Lösungsansätze an, die zu einer teilweisen oder vollständigen Automatisierung von Stammdatenpflege führen können. Prinzipiell sind dabei drei Hebel denkbar und kombiniert einsetzbar. ERP-Lösungen enthalten bereits viele Informationen, aus denen die Richtigkeit von Stammdaten abgeleitet werden kann. Sehr bekannt ist die in den meisten Systemen verfügbare Information über den gleitenden Einkaufspreis für Produkte. Erstaunlicher Weise gibt es kein Pendant zur Wiederbeschaffungszeit eines Produkts. Dabei wäre diese Information sehr einfach im System zu ermitteln und gegen die entsprechenden Stammdaten abzugleichen. Folgt der Disponent dem Vorschlag seines ERP-Systems und bestellt vor dem Hintergrund der in seinen Stammdaten abgelegten Wiederbeschaffungszeit ein Produkt, dann wird sich jeweils eine Lieferzeit ergeben, die mit dem Wareneingang dokumentiert wird. Diesen Beschaffungszeitraum könnte man sehr einfach abgleichen und die Stammdaten gegebenenfalls aktualisieren. Entsprechendes gilt beispielsweise auch für Fertigungsaufträge.

Eine zweite Quelle für die Anreicherung und Optimierung von Stammdaten könnten in den Unternehmen eingesetzte, weitere IT-Lösungen sein, über die der Datenaustausch mit Kunden oder Lieferanten umgesetzt wird. So könnte das ERP-System zum Beispiel den E-Mail Verkehr laufend analysieren und erkennen, ob Informationen von Kunden oder Lieferanten eingehen, die in den Stammdaten noch nicht erfasst oder anderslautend hinterlegt sind, wie Adress- oder Kontaktinformationen. In diesen Fällen könnten die Sachbearbeiter gezielt auf die Differenzen hingewiesen und die Daten gegebenenfalls einfach korrigiert werden. Schließlich könnten in Zeiten von Industrie 4.0 die Systeme von Lieferanten und Kunden natürlich miteinander kommunizieren und insbesondere Produktinformationen austauschen, die der Lieferant ohnehin besser kennt als der Kunde, wie Preise, Lieferzeiten, Artikeländerungen, Länge, Breite, Höhe, Gewicht, Zolltarifnummern und vieles mehr. Solche Daten müssten dann kundenseitig gar nicht mehr manuell eingepflegt werden und wären in der Regel auch sachlich richtig. Diese Automatisierung bei der Stammdatenpflege würde zu einer massiven Entlastung bei den ERP-Systemnutzern und gleichzeitig zu einer deutlichen Qualitätsverbesserung der Stammdaten und damit der Funktionalität der Lösungen führen.

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Bild: KEB Automation KG

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VDMA gründet Arbeitskreis

Um pragmatische Lösungen bei der automatischen Stammdatenpflege aufzuzeigen und mögliche, sinnvolle Stammdaten zu ermitteln, welche sich für eine automatische Stammdatenpflege eignen, hat der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) einen Arbeitskreis ins Leben gerufen. In diesem ERP 2020 Dialog ‚Stammdatenmanagement‘ wird ein Whitepaper erarbeitet, welches die Anforderungen der Investitionsgüterbranche bezüglich eines automatisierten Stammdatenmanagements beschreibt. Gemeinsam mit den im VDMA Fachverband Software organisierten ERP-Anbietern soll dies diskutiert und in innovative Lösungen überführt werden. Hier sollen Rationalisierungspotentiale gehoben werden, die massiv zur Verbesserung der Sicherheit und Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen im Maschinen- und Anlagenbau beitragen.


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