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Risikomanagement

Wechselhafte Projektverläufe im Team beherrschen

Organisationsübergreifende Zusammenarbeit gewinnt im Engineering an Bedeutung. Gleichzeitig stehen Entwicklungsteams gerade beim Erschließen neuer Geschäftsfelder vor der Herausforderung, auch chaotische Abläufe termingerecht zu steuern. Der Einsatz von Produktlebenszyklusmanagement-Software kann dazu einen wichtigen Beitrag leisten.

Bild: Autodesk

Unternehmen stehen weiterhin vor der Herausforderung, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, um schneller und kostengünstiger produzieren zu können. Im Maschinenbau und der fertigenden Industrie stehen Software-Lösungen für Digital Prototyping sowie Simulation als Hilfsmittel zur Verfügung, um dieser Situation auch in der Entwicklung Rechnung zu tragen. Beispiel Prototyping: Anstatt mehrerer physischer Prototypen wird ein digitales 3D-Modell des künftigen Produkts erstellt – der digitale Prototyp. Dabei ist es wichtig, dass die beteiligten Software-Anwendungen ‚Hand in Hand‘ arbeiten. So können die Eigenschaften einer Konstruktion bereits vor der Produktion dargestellt, unter Realbedingungen simuliert, auf Fehler überprüft und entsprechend angepasst werden. Außerdem erhalten Konstrukteure durch die Simulation umfassende Informationen, welches Material, welches Gewicht, welche Materialstärke und welche Abmessungen sich unter verschiedenen Gesichtpunkten für den jeweiligen Anwendungsfall eignen. Dadurch lassen sich Korrekturschleifen mit physischen Prototypen reduzieren, die Effizienz steigern, Ressourcen einsparen und die Kosten für die Produktentwicklung insgesamt senken.

Organisationsübergreifende Prozesse gestalten

Im Hinblick auf effiziente Engineering-Prozesse gilt es aber ebenfalls zu bedenken, dass immer mehr Projektbeteiligte abteilungs-, standort- und organisationsübergreifend schnell und flexibel zusammenarbeiten müssen. Diese kommen nicht zwangsweise aus der Produktentwicklung oder -fertigung, sondern auch aus anderen Bereichen wie Einkauf, Marketing oder Logistik. Daher sollten die Entwicklungs-, Produktions- und Nutzungsprozesse möglichst allen Beteiligten zugänglich sein. Schließlich müssen alle Mitarbeiter Zugriff auf die jeweils aktuelle Version der Informationen haben und wissen, in welchem Kontext diese stehen. Lösungen für Produktlebenszyklus-Management (PLM), können solche Prozesse abbilden und so für besseren Überblick im Projektteam sorgen.In den meisten Unternehmen gibt es zudem dynamische Prozesse, die sich ständig im Umbruch befinden. Diese sogenannten chaotischen Abläufe sind nicht auf Effizienz ausgelegt – und können strukturbedingt auch gar nicht effizient sein. Denn in der Regel ist hier im Vorfeld nicht bekannt, wie der Prozess ablaufen wird, da es sich beispielsweise um die Erschließung neuer Märkte oder die Entwicklung eines neuen Projekts handelt. Infolge dessen ändern sich die zugehörigen Abläufe während der Prozess-Laufzeit häufig. Daher sind viele kurzfristige Modifikationen und Anpassungen notwendig. Auch beim Schaffen von Synergieeffekten zum Beispiel zum Wissensaustausch zwischen verschiedenen Bereichen innerhalb eines großen Unternehmens sind Prozesse erforderlich, die schnell und unkompliziert verändert werden können. Denn in der Regel wird in verschiedenen Unternehmensbereichen unterschiedlich kommuniziert – und diese Kommunikation muss koordiniert werden. Eine weitere Besonderheit dieser chaotischen Prozesse ist, dass sie meist nur einmal oder äußerst selten durchgeführt werden. Daher lohnt es sich nicht, sie fest zu implementieren.

Dennoch ist es wichtig, dass ihr Ablauf dokumentiert wird und bei Bedarf auch im PLM-System hinterlegt werden kann, damit alle Beteiligten und auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen nachvollziehen können, was bisher passiert ist und in welchem Zusammenhang eine Anfrage an sie steht. So ist es hilfreich zu wissen, wer involviert ist, welche Entscheidungen bereits getroffen wurden und welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Durch softwaregestützte Prozesse lässt sich an dieser Stelle auch die Kommunikation zwischen den beteiligten Mitarbeitern oder Abteilungen verbessern: Anstatt eine Vielzahl an E-Mails auszutauschen, die vielleicht nicht jeden gewünschten Adressaten erreichen, arbeiten alle Beteiligten an einer gemeinsamen Plattform. So können Fehlentscheidungen vermieden werden, die durch Unklarheiten über Auswirkungen und Anforderungen entstehen. Die Erweiterung um mobile Lösungen für Smartphones oder Tablets erleichtert vor diesem Hintergrund unter anderem die Arbeit von Außendienstmitarbeitern und Servicetechnikern. Denn damit haben alle Beteiligten jederzeit und von überall Zugriff auf die jeweils aktuellste Version von Informationen – also auch vor Ort beim Kunden. Auf diese Weise können Abstimmungsprobleme, die sich aufgrund unterschiedlicher Projekstati ergeben, verhindert werden. Außerdem kann jeder Beteiligte seine Anmerkungen sofort dokumentieren. So wird keine Zeit verschwendet, und Informationen gehen nicht verloren.

Risiken durch das Monitoring von Meilensteinen senken

Durch die Transparenz und die lückenlose Dokumentation eines gut funktionierenden PLM-Systems können auch verschiedene Meilensteine definiert und ihre Einhaltung kontrolliert werden, was dem Risikomanagement zugute kommt. Im Idealfall werden so die Abläufe dahingehend optimiert, dass festgelegte Prozesse nicht von der ursprünglichen Planung abweichen. Auch chaotische Prozesse können auf diese Weise softwaregestützt exakter geplant werden: Muss ein Unternehmer beispielweise ein neues Produkt oder eine neue Maschine bauen, hat er keine Möglichkeit, auf bestehende Prozesse zurückzugreifen. Um rechtzeitig zum Liefertermin fertig zu sein und Strafzahlungen zu vermeiden, muss der Betrieb dennoch seine Kosten, den Zeitablauf, mögliche Fehlschläge und seine Mitarbeiter managen und dabei möglichst detailliert planen. Gerade für diese Konzeptionierung ist der Überblick während des ganzen Prozesses ein wesentlicher Faktor. Denn wenn der Unternehmer nicht weiß, was bereits erledigt wurde und was nicht, kann er nicht einschätzen, wie er in der Zeit liegt. So wird es zum Glücksspiel, ob er den Abgabetermin einhalten kann oder nicht. Hat er dagegen den ganzen Prozess über Einsicht in den aktuellen Stand der Dinge, kann er im Zweifel neu organisieren, um zentrale Projekttermine noch einzuhalten. Wenn alle Abteilungen, die im Produktlebenszyklus involviert sind, jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten haben, kann außerdem bereits zu einem frühen Zeitpunkt entsprechende Fachkompetenz eingeholt werden, um bestehende Risiken abzuwehren oder eine Einschätzung zur Realisierbarkeit einzuholen. So kann beispielsweise ein Controller schon in der Anfangsphase der Planung eine Kostenschätzung vornehmen und Vorschläge einbringen, wie die Aufwendungen möglicherweise verringert werden können.

Integration als wesentlicher Erfolgsfaktor

Doch selbst das beste PLM-System stößt an seine Grenzen, wenn es nur unzureichend an die restliche IT-Systemlandschaft angegliedert ist. Dann entstehen schnell Dateninseln, -verfälschungen oder -verluste. Dabei kann es leicht passieren, dass nicht mit dem aktuellsten Dokument gearbeitet wird. Daher ist es von großer Bedeutung, dass die Software eine barrierefreie Anbindung an verschiedene Ressourcen und eine zuverlässige Synchronisation mit unterschiedlichen Datenquellen ermöglicht. Um tatsächlich auf aktuelle, ganzheitliche und vollständige Informationen zugreifen zu können, gibt es zwei Herangehensweisen: Der Ansatz der ‚Single Source of Truth‘ beruht auf einem zentralen System, auf das alle Unternehmensbereiche zugreifen. Der Nachteil solch einer Lösung ist die enorme Komplexität, da alle relevanten Informationen, Dateien und Prozesse des gesamten Unternehmens in einem einzigen System eingebunden und abgebildet werden müssen. Dadurch lässt es sich nicht mehr ohne erheblichen Aufwand an geänderte Geschäftsanforderungen anpassen. Die zweite Möglichkeit ist die Synchronisierung der verschiedenen Unternehmensanwendungen. Zwar handelt es sich dabei um eine doppelte Datenhaltung, die aus EDV-Sicht vermieden werden sollte, doch hat diese Vorgehensweise den Vorteil, dass einzelne Bereiche eine gewisse Autonomie erhalten und dadurch jeweils das beste System für ihre Aufgaben wählen können. Infolge dessen können zudem IT-seitige Risiken minimiert werden: Die relative Unabhängigkeit einzelner Systeme trägt zu höherer Ausfallsicherheit bei, und Änderungen einer Anwendung haben geringeren Einfluss auf das Gesamtsystem.


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