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Prozessgestaltung ohne IT-Kenntnisse

Um Produktionskosten zu senken bleibt Industriebetrieben oftmals nur der Blick auf die Prozessebene. Bei solchen Projekten bietet es sich an, Mitarbeiter und Wissensträger aus Produktion, Logistik und anderen wertschöpfenden Bereichen einzubeziehen. Dabei zum Experimentieren anregen soll ein neuer Modellierungstisch. Das System gestattet, Prozesse durch Verschieben von Bauteilen zu modellieren und in Software zu überführen.

Bild: Metasonic

Entscheider denken beim Geschäftsprozessmanagement (BPM) häufig an umfangreiche Software, komplexe Beschreibungssprachen und den Einsatz externer Berater. Die damit verbundene Vorstellung von hohem Initialaufwand und hohen Folgekosten kann abschreckend wirken. Dabei ist der Wert einer BPM-Einführung mitunter fraglich, da Prozessoptimierungen oft nicht nur sehr teuer, sondern auch schwerfällig sind.

Das in den Betrieben vorhandene Fachwissen wird oft erst von Beratern erfasst. Soweit verstanden, können die Informationen anschließend in Notationen überführt und dann in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Dies geschieht in der Hoffnung, dass alles richtig erfasst wurde und die Prozesse in der Realität den Anforderungen genügen. Andererseits führen Eigenentwicklungen ohne BPM oftmals aufgrund des fehlenden Zwangs zur Modularisierung und Standardisierung zu einem immer höheren Wartungsaufwand und zu Verzögerungen. Die Systeme werden durch laufende Änderungen, für die sie nicht von Anfang an ausgelegt waren, korrumpiert und daher immer schwerer instandzuhalten.

Systemmodellierung spielerisch angehen

Wenn sich Unternehmen daher entscheiden, eine dedizierte BPM-Software einzuführen, kann es vorteilhaft sein, wenn die Lösung einfach zu handhaben ist und Notationen anschaulich und verständlich sind. Nach diesen Grundsätzen entwickelte die Metasonic AG sowohl den Modellierungstisch Metasonic Touch als auch die hauseigene BPM-Suite. Mit einfachen Konzepten soll die Transformation von Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter in die operationalen Prozesse möglichst direkt, schnell und fehlerfrei erfolgen. Denn die meisten Mitarbeiter in den Fachabteilungen verfügen in der Regel nicht über tiefgreifende IT-Kenntnisse, welche für den Umgang mit gängigen BPM-Notationen und den darauf basierenden Anwendungen erforderlich sind. Zwei Aspekte stehen erfahrungsgemäß dem Ziel im Wege, die eigenen Fachleute direkt einzubinden:

  • Eine abstrakte ‚End-to-End‘-Sichtweise auf Prozesse erschwert intuitives Verständnis
  • Komplizierte Software schafft eine oft unüberwindbare Barriere für ungeschulte Anwender

Grundlage für direkte Einbindung der Wissensträger ist also zum einen eine BPM-Methodik beziehungsweise -Notation, welche dem allgemeinen, intuitiven Verständnis näher kommt. Das Zusammenspiel zwischen BPM-Lösung und Modellierungstisch des Anbieters basiert auf einem anderen Ansatz: Dem subjekt-orientierten Geschäftsprozessmanagement, kurz S-BPM. Einerseits handelt es sich hierbei um eine formale Notation, die sich auf Abstract State Machines (ASMs) abbilden lässt und somit sofortige und eindeutige Ausführbarkeit garantiert.

Andererseits ist S-BPM als Notation von der natürlichen Sprache abgeleitet. Subjekte, Prädikate und Objekte sind die grundlegenden Konzepte des Ansatzes, genau wie beim Satzbau in der natürlichen Sprache. Mit nur fünf Symbolen lassen sich beliebige Prozesse beschreiben. Subjekte, also Akteure eines Prozesses, können Aktionen ausführen und mit anderen Subjekten kommunizieren. Sie besitzen die Fähigkeit, Aktionen etwa auf Objekte auszuführen, Nachrichten zu senden und zu empfangen. Diese drei Handlungsarten ‚Senden‘, ‚Empfangen‘ und ‚Aktion ausführen‘ stehen jedem Akteur oder Subjekt für jeden Schritt innerhalb eines Prozesses zur Verfügung.

Modeliert werden kann daher, wer etwas an wen sendet, wer etwas von wem empfängt sowie welche Aktion auf welches Objekt ausgeführt wird. Die BPM-Prozesse können so aus der Sichtweise des jeweiligen Akteurs beschrieben werden. Der Anwender kann sein Verhalten in vielen Prozessen so beschreiben, wie er es auch einem Mitarbeiter erzählen würde. Doch neben den oft komplexen Notationen der Informatik gilt es noch eine zweite Hürde zu meistern, welche dem direkten Einbinden fachlicher Spezialisten in die Gestaltung ihrer IT-Systeme und Prozesse im Wege steht: Die Auseinandersetzung mit neuen Programmen am PC ist für die wenigsten Menschen ein Vergnügen.

Viele Anwendungen überfordern die Nutzer mit der Darstellung zu vieler Funktionen auf der Bedienoberfläche. Denn viele Funktionalitäten erfordern viele Schaltflächen sowie Menüs. Bis der Anwender die notwendigen Zusammenhänge verstanden hat, muss daher oft viel Zeit, Mühe und Konzentration aufgebracht werden. Daher ist die Bereitschaft in der Regel gering, viel Zeit in die Erschließung neuer Funktionen zu investieren, wenn sie nicht dem unmittelbaren operativen Geschäft dienen.

Das Konzept für den Modellierungstisch setzt bereits hier an: Die großen, greifbaren Modellierungselemente entsprechen in ihren drei Farben den Zustandstypen. Die Methodik ist daher mittels der Elemente schnell erklärt und soll die Neugier wecken, auf spielerische Art tatsächlich ausführbare Unternehmensprozesse definieren zu können. Auch Wissensträger mit weniger Affinität zu abstrakten Modellen der Informatik sollen somit dabei unterstützt werden, an der Modellierung der sie betreffenden Prozesse zu partizipieren.

Über ein einfaches Baustein-System lassen sich Geschäftsprozesse auf dem BPM-Tisch ‘anfassbar’ beschreiben. Von unten erfasst eine Kamera die auf der Rückseite der Bausteine angebrachten Codes, um die gewünschten Abläufe über einen Beamer zu visualieren. Bild: Metasonic

Anfassbare Elemente auf interaktiver Oberfläche

Die Modellierungsbausteine sind auf ihrer Unterseite mit einem individuellen grafischen Code versehen. Eine integrierte Kamera kann diese Codes durch die Tischoberfläche hindurch erkennen. Dadurch ist die Software des Tisches in der Lage, einzelne Bausteine zu identifizieren und mit Zusatzinformationen zu hinterlegen, wenn die Elemente auf dem Tisch verschoben werden. Ein Beamer projiziert dann einen farblichen Rahmen um den jeweiligen Baustein sowie seine Benennung. Das kann zum Beispiel die Zuordnung ‚Kundenkonto anlegen‘ sein. Auch die Verbindungen zwischen den Zuständen werden als Linien auf die Tischoberfläche projiziert. Diese entstehen, sobald zwei aufeinanderfolgende Bausteine zusammengeschoben werden, bis sie sich kurz berührt haben. Der Name eines Zustands kann dann per Tastatur eingegeben werden.

Unerwünschte Eingaben können mittels eines ‚Radiergummis‘, eines Bausteines mit einem Lösch-Code auf der Unterseite, rückgängig gemacht werden. So können Akteure eines Prozesses entweder nacheinander oder an mehreren Tischen nebeneinander modelliert werden. Die so modellierten Subjekte werden danach in die BPM-Anwendung übertragen und zu einem S-BPM Prozess zusammengeführt. Von dort aus kann der Prozess mit allen Beteiligten als Rollenspiel an mehreren PC ausgeführt werden. Nach Abschluss der Modellierungsphase müssen IT-Mitarbeiter den Prozess innerhalb der Lösung mit Daten anreichern und in die Systemlandschaft integrieren.

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