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Projektmanagement im Sondermaschinenbau

Der Sondermaschinenbauer Ohrmann Montagetechnik fertigt Anlagen zur Dichtungsmontage nach Kundenvorgaben. Zum Projektstart liegen häufig nicht viel mehr als die Kundenanforderungen und die Erfahrungen aus ähnlichen Aufträgen vor. Um angesichts weniger Daten dennoch ein Maximum an Planungssicherheit herzustellen, muss das Enterprise Resource Planning-System des Unternehmens dessen spezifische Wertschöpfungskette möglichst vollständig abbilden.

Bild: Ohrmann Montagetechnik

Viele Außenstehende unterschätzen den Anspruch, den die Montage von biegeschlaffen Bauteilen wie z.B. Dichtringen an die für diese Aufgabe eingesetzten Maschinen stellt. Doch angesichts der komplexen Anforderungen an Automobil-, Medizintechnik- oder auch Hausgeräteherstellern kommen die vollautomatischen Montagemaschinen oftmals auf eine Länge von über zehn Metern und erfordern Investitionen im siebenstelligen Eurobereich. Seit den Achtzigerjahren produziert der Einzelfertiger Ohrmann Montagetechnik kundenbezogen ausgelegte Montageanlagen für verschiedene Industrien weltweit. „Da bei den einfacheren Aufgabenstellungen die Konkurrenz seit den Krisenjahren 2008 und 2009 noch einmal deutlich zugenommen hat, konzentrieren sich unsere Entwickler immer stärker auf Produkte, die in dieser Form noch nicht am Markt waren“, sagt Sabine Bothe- Liebig, Projektleiterin Enterprise Resource Planning (ERP) im Unternehmen. Gerade bei Großprojekten betritt der Montagetechnikspezialist immer wieder Neuland.

Entsprechend hoch sind die unternehmerischen Risiken. Denn während Serienfertiger bereits bei der Auftragsannahme ihre Kosten und Lieferzeiten recht präzise taxieren können, liegen hier zum Projektstart häufig nicht viel mehr als die Kundenanforderungen und die Erfahrungen aus artverwandten Aufträgen vor. Der Vertrieb, die Produktentwicklung und die Projektleiter stehen somit vor der Herausforderung, mit einem Minimum an Auftragsinformationen ein Maximum an Planungssicherheit zu schaffen. „Als mittelständisches Unternehmen brauchen wir diese Planungssicherheit, um unsere Projekte solide vorfinanzieren, eigene Ressourcen gleichmäßig auslasten und die Beschaffung frühzeitig anstoßen zu können“, erläutert Franz Hütt, Leiter Einkauf. „Nur dann sind wir in der Lage, wirtschaftlich zu arbeiten und unser Lieferterminversprechen zu halten. Da sich unsere Produkte oft in die Entwicklungszyklen unserer Kunden einbetten, müssen wir sämtliche Aufträge punktgenau planen und steuern.“

Projektcontrolling in der Unternehmenssoftware

Der Einzelfertiger stützt sein Auftragsmanagement auf die Unternehmenssoftware AMS.ERP, welche das Beratungs- und Softwarehaus AMS.Solution AG auf die Anforderungen der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung hin ausgelegt hat. Da innerhalb des Systems die Abläufe vom Vertrieb bis zum Servicemanagement vernetzt werden können, erhalten Projektverantwortliche ein Lagebild ihrer Aufträge und vielfältige Möglichkeiten zum Prozesscontrolling. Um Konflikte und Kapazitätsengpässe zu vermeiden, stellt die Anwendung Informationen dazu bereit, inwiefern der Projektfortschritt den Vorgaben entspricht.

Vor der Systemeinführung wurde insbesondere in der Fertigung mit MS Excel-gestützten Insellösungen gearbeitet. Ein elektronischer Informationsaustausch mit den vor- und nachgelagerten Arbeitsbereichen fand daher nur eingeschränkt statt und war stets mit der Mehrfacherfassung von Auftragsdaten verbunden. Das führte zu erheblichen manuellen Aufwänden und einem erhöhten Fehlerrisiko. Lange Jahre konnten die Projektleiter diese Situation noch ausgleichen. Da die Zahl der Projekte permanent anstieg, stießen die Mitarbeiter jedoch immer öfter an die Grenzen ihrer Möglichkeiten.

Systemintegration: Prozessoptimierung geht vor

„Im Jahr 2004 haben wir uns daher entschieden, uns nach einem System umzuschauen, das besser zu unserem Geschäft passt”, sagt Einkaufsleiter Hütt. Zentrale Anforderung war der Nachweis über die Fähigkeit, die Projektabläufe von Sondermaschinenfertigern in der Praxis abbilden zu können. Über dieses Kriterium grenzte der Mittelständler den Kreis der Kandidaten von dreißig auf vier ein. Diese erhielten Pflichtenhefte und eine Einladung zu Workshops an den Unternehmenssitz am Möhnesee.

Da es zum damaligen Zeitpunkt noch keinen IT-Verantwortlichen im Unternehmen gab, übernahmen Bothe-Liebig und Hütt die Leitung des Auswahlverfahrens und der eigentlichen Einführung. Um die Anwender so früh wie möglich ins Boot zu holen, banden die Projektmanager sämtliche Abteilungsleiter als Key-User in die Auswahl mit ein. Als ausschlaggebenden Grund für die Investitionsentscheidung führen die ERP-Verantwortlichen insbesondere die Beratungsleistung des Anbieters auf: „Als potenziellen Projektleiter hatte uns das Unternehmen einen Berater geschickt, der wenig über die Features seiner Software sprach“, erklärt Bothe-Liebig. „Stattdessen zeigte er Wege auf, wie wir uns als Unternehmen sinnvoll organisieren können. Neben den Referenzen gab dieses Know-how den Ausschlag für unsere Entscheidung.“

Wertschöpfungskette innerhalb einer Lösung abbilden

Das System konnte bei Ohrmann Montagetechnik in neun Monaten unternehmensweit eingesetzt werden. Einen der Schlüsselfaktoren für die Implementierung sehen die beiden Verantwortlichen in der Sollablaufanalyse, mit der das Projekt startete. Darin legten die Key-User dar, wann und unter welchen Umständen sie im Projektablauf auf welche Art von Informationen zugreifen und wann sie zusätzliche Informationsstände erzeugen und weiterleiten. Diese Modellierung stellte sicher, dass die Kommunikationsflüsse zwischen den Abteilungen unterbrechungsfrei abgebildet werden konnten. Seither deckt das neue Auftragsmanagementsystem den gesamten Wertschöpfungsprozess ab.

Die Unterstützung reicht von Vertrieb über Produktentwicklung, Disposition, Einkauf, Fertigung, Qualitätsmanagement, Versand, Montage und Inbetriebnahme bis zum Service Management. Hinzu kommen kaufmännische Querschnittsfunktionen wie Zeitwirtschaft und Betriebsdatenerfassung. Bis auf wenige Ausnahmen entspricht die Installation dabei der Standardausführung der ERP-Software. Eine der Anpassungen betraf die Anbindung der Konstruktionsabteilung. Hierfür entwickelte der Anbieter eigens eine Schnittstelle an das bei Ohrmann eingesetzte Produktdatenmanagement- System Compass. Anschließend ließen sich die dort erstellten Stücklisten automatisiert an das führende System übergeben, sodass Disposition, Beschaffung und Fertigung ihre Prozesse aufnehmen, ohne die Stammdaten erneut erfassen zu müssen.

‘Make or buy’- Entscheidungen

Pro Jahr wickelt Ohrmann Montagetechnik 200 bis 250 Neuaufträge ab. Hierbei reicht die Bandbreite von Kleinaufträgen bis zu Großprojekten, die mit Investitionen von bis zu zwei Millionen Euro und Laufzeiten von bis zu neun Monaten einhergehen. Noch vor der Auftragsannahme prüfen die Vertriebsmitarbeiter und Projektverantwortlichen im System, ob die vereinbarten Liefertermine haltbar sind. Hierzu terminiert der Sondermaschinenbauer die Struktur seiner Aufträge über die Produktionsplanung und -steuerung (PPS). Bothe-Liebig erklärt: „Über die Terminplanung schaffen wir uns eine Sicht auf die Kapazitätsentwicklung von bis zu sechs Monaten. Mit diesem Wissen optimieren wir sämtliche Make-or-buy-Entscheidungen.”

Inwiefern der tatsächliche Projektverlauf den Zeit- und Budgetplänen entspricht, ermitteln die Anwender über die mitlaufende Kalkulation. Indem das Auftragsmanagementsystem Ist- und Solldaten permanent abgleicht, entsteht ein detailliertes Bild des aktuellen Projektfortschrittes. Zukünftig will Ohrmann Montagetechnik die Analysesicht noch weiter ausbauen. Während die mitlaufende Kalkulation die Entwicklung einzelner Aufträge verdeutlicht, geben die projektübergreifenden Controlling- Funktionen Einblick in die Performance des gesamten Unternehmens. Gemeinsam mit den Beratern von ams.Solution setzt der Sondermaschinenbauer derzeit Berichte auf, mit denen das Management projektübergreifende Kennzahlen zu Terminen, Kosten und Kapazitäten erhält.


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