Den Bedarf an Personal möglichst eng am Auftragsbestand zu orientieren, ist die wichtigste Aufgabe bei der Einsatzplanung. Moderne IT-Lösungen stellen hierfür das passende Instrumentarium bereit. Ziel ist immer: Geringe Arbeitskosten bei hoher Kundenzufriedenheit.

Bild: Infor Deutschland GmbH

In der IT für das Personalwesen gehören Prozesse rund um die Einsatzplanung, die Verwaltung sowie Gehälter und Löhne zu den größten Herausforderungen. Schließlich müssen verschiedene und über das gesamte Unternehmen verteilte Vorgänge in einem einzigen System konsistent abgebildet werden. Das ist nicht einfach. Denn immerhin geht es darum, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen und Aufgaben zur richtigen Zeit auszulasten – und zwar zu möglichst niedrigen Kosten. Der Lohn dieser Mühe ist ein Gleichgewicht zwischen Arbeitskraft und Nachfrage, das wertvolle Effizienzsteigerungen ermöglicht. Allein diese sprechen für einen hohen Return on Investment. Nötig dafür ist allerdings eine moderne, flexible Lösung zur Personaleinsatzplanung. Mit deren Hilfe können sich Human Resource-Verantwortliche (HR) zugleich von umständlichen und kostspieligen Verwaltungsaufgaben befreien. Nur so erhalten sie den nötigen Freiraum, um sich mit voller Energie strategischen Fragen wie der Personalentwicklung zu widmen. Dafür jedoch muss die Software gleich in mehreren Bereichen überzeugen.

Kosten und Budget transparent gemacht

Dazu gehören beispielsweise sämtliche Prozesse rund um die Arbeitskosten. Schließlich sind diese eng mit Zielvorgaben wie der Produktivität, dem Customer Service Level und der Compliance verbunden. Auf all diesen Gebieten besteht die Herausforderung für Planer und HR-Verantwortliche darin, das richtige Maß zu finden: Werden die Arbeitskosten stark reduziert, schlägt sich dies negativ in der Kundenzufriedenheit nieder. Auch im umgekehrten Fall, wenn die Produktion ohne Rücksicht auf die Arbeitskosten steigt, ist das Ergebnis schlechter als zuvor. Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Budget-Planung: Dabei geht es vor allem darum, die Leistung in der Vergangenheit, etablierte Standards sowie Produktivitätsfaktoren in eine komplexe Berechnung einfließen zu lassen. So ist es möglich, eine Auslastung zu erreichen, die sich an den vorhergesagten Anforderungen des Betriebs orientiert. Im Endeffekt stehen so die Arbeitskosten besser im Einklang mit den Vorgaben der Finanzabteilung. Auch bei der Budget-Verwaltung kann eine Lösung zur Personaleinsatzplanung punkten. So ist eine moderne Workforce-Managementsoftware in der Lage, den Prozess der Budget-Anforderung und -Freigabe präzise abzubilden. Dabei wird über Dashboards und Alerts sichergestellt, dass sämtliche Vorgänge transparent und den Unternehmensrichtlinien gemäß ablaufen.

Mehr Effizienz in der Produktion

Ein ebenfalls ausgesprochen wichtiges Aufgabengebiet ist die Produktionsplanung. Flexibilität mit Blick auf die Anpassbarkeit an die eigenen Anforderungen ist auch hier Trumpf. So müssen sich Unternehmen zugleich nach den Kundenanforderungen richten, innerhalb der eigenen Prozesse operieren und sich an externe Vorschriften und interne Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit halten. All diese Punkte sollte die ideale Lösung zur Personaleinsatzplanung abbilden können. So muss es problemlos möglich sein, Arbeitspläne anzulegen und zu bearbeiten, bei denen Mitarbeiter automatisch nach Bedarf zugeteilt werden. Dazu gehört es auch, Mitarbeiter ad hoc auszutauschen und Auszeiten unkompliziert buchen zu können. Wichtig sind Echtzeitanzeigen, um Arbeitsbelastung und weitere zentrale Werte auf einen Blick in einer Übersicht ablesen zu können.

Arbeitspläne automatisch erstellen

Eine weitere Entlastung für Führungskräfte ist die Möglichkeit, Arbeitspläne anhand verschiedener, externer Rahmenbedingungen automatisiert erstellen zu lassen. Bestenfalls können dabei auch die Mitarbeiter, zum Beispiel über Self-Service Terminals, eigene Wünsche einbringen. Über eine leicht zu bedienende, webbasierte Benutzeroberfläche ist es bei modernen Lösungen möglich, die Verfügbarkeit im Allgemeinen oder für bestimmte Schichten anzugeben. Zugleich können Manager Pläne modifizieren und bei plötzlich auftretenden Engpässen die Belegschaft erhöhen: Per E-Mail oder über Mobilgeräte lassen sich zusätzliche Mitarbeiter anfordern, sobald es die Situation erfordert. Bei all diesen Aktionen berücksichtigt ein solches System automatisch Betriebsvereinbarungen, arbeitsrechtliche Vorgaben und firmeninterne Vorschriften.

Weitere wichtige Funktionen betreffen das Management der Arbeitszeiten und Urlaubstage. Dazu muss es Schnittstellen zu Systemen geben, die das Ein- und Ausstempeln erfassen, wobei gegebenenfalls Zuschläge für besondere Arbeitszeiten hinterlegt werden. Auch das Management von Überstunden gehört in diesen Bereich. Interessant für Unternehmen mit Schichtarbeit ist ferner eine Funktion, mit der Mitarbeiter auf ihre Wunschschicht ‚bieten‘ können. Dabei sollten sich Kriterien wie eine Seniorität einbinden lassen. Zugleich muss es einen reibungslosen Datenaustausch mit der Lohnbuchhaltung und anderen HR-Prozessen geben. Eine immer größere Rolle spielt auch das Thema Mobilität. Schließlich möchten viele Mitarbeiter auch von ihrem Smartphone oder Tablet aus die Schicht-, Arbeits- und Urlaubsplanung einsehen. Führungskräfte wiederum müssen heute oftmals mobil auf Analysen zugreifen und die Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Schichtanträge auch von unterwegs einsehen und bearbeiten können.

Ziele und nächste Schritte

Neben der Verwaltung und Planung ist auch die Analyse von großer Bedeutung. Dies kann mit Hilfe von komfortablen Dashboards geschehen. Dort sind auf einen Blick Faktoren wie die Auslastung und der Status der Überstunden zu sehen. Über Managementkonsolen können Verantwortliche auf einen Blick auf kritische Situationen hingewiesen werden, etwa wenn das Budget nicht ausreicht, die Zahl der Überstunden übermäßig steigt oder Compliance-Anforderungen nicht mehr erfüllt werden. Zugleich lassen sich Reports in vielen unterschiedlichen Formaten ausgeben und die Daten an weitere Produktionssysteme weiterleiten.

Mehrere Ziele werden erreicht

Mit den richtigen Tools zum Workforce-Management werden gleich mehrere Ziele einfacher erreicht: So sind Lösungen zur Personaleinsatzplanung in der Lage, die Kosten zu senken, die Rendite zu steigern, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Mitarbeiterfluktuation zu verringern. Eine Lösung wie Infor Workforce Management bietet damit die Chance, bislang voneinander getrennt verwaltete Daten, Menschen und Prozesse zusammenzuführen und so das Management zu verbessern.

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