Mit dem fertigen Vertrag ins Vergabeverfahren
Die Komplexität der Ausschreibungen von Outsourcing-Projekten steigt dabei mit der Anzahl der Themen- und Aufgabenfelder. In Unternehmen müssen sich darum vor allem IT-Spezialisten mit Geschäftsprozesswissen an der Vorbereitung der Vergabe beteiligen. Dadurch entsteht ein erheblicher Koordinationsaufwand mit etlichen Meetings, Diskussionen und Abstimmungen, die alle während des laufenden Betriebs anstehen. Schon hier können auf Sourcing spezialisierte Fachkräfte mit ihrem Know-how aus anderen Auslagerungsprojekten Unterstützung leisten. Das Beratungshaus Gebhardt Sourcing Solutions empfiehlt in diesem Kontext, sich nicht lediglich auf die ‚klassische‘ Ausschreibung zu konzentrieren, sondern gleich mit einem fertigen Vertrag ins Vergabeverfahren einzutreten. Diesen Ansatz verfolgt das Beratungshaus auch im Rahmen seiner eigenen Projekte und holen so Angebote ein, die sich untereinander auch messen lassen. Dadurch vergleichen sie am Ende rote Äpfel mit roten Äpfeln und nicht mit gelben Birnen oder eventuell sogar mit Fallobst. Denn wer heute seinen Kundendienst in der Autowerkstatt machen lässt, bekommt sofort ein Angebot, weil die Werkstatt die genauen Arbeitsschritte und die Preise dafür schon kennt. Genauso kennen die Sourcing-Experten auch die genauen Arbeitsschritte, wenn jemand beispielsweise den Mailserverbetrieb oder andere ICT-Leistungen auslagern möchte und sogar welche Preise dafür jeweils anfallen. Eventuelle Änderungswünsche müssen Outsourcing-Dienstleister bei diesem Vergabeverfahren dann extra kennzeichnen.
Klare Vertragsstruktur für hohe Investitionssicherheit
Ausschreibungen, die auf diese Weise aufgebaut werden, umfassen also schon den fertigen Vertragsentwurf. Letzterer setzt sich aus vier Ebenen zusammen.
- Als erste Ebene benennt der Rahmenvertrag den Vertragsgegenstand. Das Papier umfasst vor allem allgemeine juristische Sachverhalte wie Kündigungsfristen, Gewährleistungen, Pennalen oder Beendigungsunterstützung.
- Die zweite Ebene, der Rahmenleistungsschein, definiert die Hauptservices und fasst alle Gemeinsamkeiten der einzelnen Leistungsscheine wie Incident-Behandlung, Problemmanagement, Serviceprozesse wie Ticketbehandlung, Servicelevels oder Reaktionszeit zusammen.
- Dann folgt die Ebene der Leistungsscheine, welche für die einzelnen Gewerke die dezidierten spezifischen Aufgaben beschreiben. Sie beinhalten auch die Zeiten, Werte und Verfügbarkeiten.
- Die letzte Ebene umfasst dann das Preisblatt mit den jeweiligen Mengen, in welches die Anbieter ihre Leistungsangebote mit Zahlen unterlegen.
Diese Vorgehensweise vermeidet nach Vertragsabschluss mögliche Diskussionen oder sogar Streitigkeiten, etwa im Hinblick auf die Frage, welche Leistungen des IT-Partners noch vom Vertrag abgedeckt werden, und welche nicht.
Der wirtschaftlichen Stabilität Rechnung tragen
Bei den abgegebenen Offerten macht jedoch nicht immer die kleinste Zahl, also das billigste Angebot, das Rennen. Auch die Größe des Dienstleisters, seine wirtschaftliche Stabilität und seine kontinuierliche Marktaktivität tragen zur Entscheidung bei. Am Ende des Tages muss natürlich auch noch die ‚Chemie ‚der Beteiligten zueinander passen. All diese Faktoren sollten sich in einer Bewertungsmatrix finden, die das Unternehmen und der Sourcing-Berater im Vorfeld gemeinsam aufstellen.
Bild: Gebhard Sourcing Solutions AG
Benchmark-Datenbank zu europäischen IKT-Dienstleistern
Die Unternehmensberatung Gebardt sourcing Solutions unterstützt Betriebe dabei, wettbewerbsfähige Outsourcing-Angebote im IT-Bereich zu identifizieren und zu vergleichen. Das Unternehmen berät rund um die Auswahl von IT-Dienstleistern und geht dabei sowohl auf rechtliche als auch auf technische Aspekte ein. Für einen möglichst umfassenden Vergleich der auf dem Markt verfügbaren Angebote hält das Consulting-Unternehmen eine eigene Benchmark-Datenbank vor, die nach Angaben des Beratungshauses Kosten-, Preis- und Leistungsdaten von etwa 85 Prozent aller im europäischen Markt agierenden Outsourcing-Dienstleister abdeckt. Diese Datenbasis erweitert sich fortlaufend durch Datensätze aus Ausschreibungen und Vergaben, welche das Beratungsunternehmen im Kontext von aktuellen Projekten bearbeitet.
