Nicht nur im Maschinenbau ist die Technische Dokumentation verpflichtendes Beiwerk bei der Lieferung des Produktes. Oft besteht sie aus Dokumentationen anderer Hersteller und eigenen Inhalten, die der Technische Redakteur zusammenführt. Standards sollen dabei helfen. Doch dass aktuell immer mehr Varianten und Schnittstellen für diese Aufgabe veröffentlicht werden, schmälert ihren Nutzen.
Bild: Dercom e.V.
Die Verbreitung moderner Redaktionssysteme zur Erstellung von Technischen Dokumentationen wächst. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie erleichtern die Arbeit des Redakteurs spürbar und verringern die Zahl leicht vermeidbarer Fehler. Der Schlüssel zum Erfolg solcher Systeme ist ihr modularer Aufbau. Nicht länger muss der Redakteur im Anschluss an die Weiterentwicklung eines Produktes mühsam die relevanten Stellen in der Dokumentation ausfindig machen und anpassen, stattdessen kann er innerhalb der Modulstruktur äußerst zielgerichtet vorgehen. Modifiziert er den Dokumentenbaum an einer hierarchisch übergeordneten Stelle, übernimmt das System diese Änderungen für alle folgenden Abschnitte. Dadurch lassen sich die klassischen und häufig vorkommenden Copy-and-Paste-Fehler vermeiden. Das freut nicht nur den Redakteur, sondern auch den Anwender eines Produktes. Außerdem ermöglichen moderne Redaktionssysteme zusätzlich eine sehr zeit- und damit kosteneffiziente Arbeitsweise. Nutzer haben für die Mitarbeiter ihrer Technischen Redaktionen massive Zeitersparnisse feststellen können, nicht selten mehrere Arbeitstage. Insbesondere bei den immer kürzeren Time-to-Market-Intervallen, in denen viele Unternehmen heute agieren, wirkt sich der schnellere Entstehungsprozess Technischer Dokumentationen positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit aus.
Moderne Redaktionssysteme können ihre Fähigkeiten zur Kostensenkung allerdings erst dann vollends entfalten, wenn sie sich nicht innerhalb der eigenen Unternehmensgrenzen erschöpfen. Noch immer verschenken viele Betriebe dadurch ungenutztes Potenzial, denn in den industriellen Lieferketten steht es für Technische Redakteure auf der Tagesordnung, eigene Inhalte mit denen aus Fremddokumentationen zusammenzuführen. In der Praxis verlieren die Redakteure hier viel Zeit, da allgemeingültige Normen und universale Schnittstellen fehlen. Mit Dita (Darwin Information Typing Architecture) hat die Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) einen Standard entwickelt, der Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Technischen Redaktionen obsolet machen soll. Großes Potenzial zeigt sich dabei beispielsweise für die Technische Dokumentation innerhalb der Software-Branche, da Dita Datenerstellung, Datenspeicherung und Datenverarbeitung über ein Standardisierungsgremium mit einem XML-Standard abbildet. Außerdem bietet sich die auf Topics basierende Informationsarchitektur des Systems an, um Webhilfen zu generieren.
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Es ist naheliegend, dass die Technischen Dokumentationen ganz unterschiedlicher Branchen sich strukturell stark voneinander unterscheiden. Deswegen werden sich Redakteure anderer Wirtschaftszweige bei Dita auch mit Nachteilen konfrontiert sehen. Ein Redakteur, der beispielweise die Technische Dokumentation einer Maschine erstellt, benötigt eine vollkommen andere Informationsstruktur als ein Software-Entwickler. Das mag der Grund sein, warum Dita insbesondere in Industrieunternehmen bislang kaum Verbreitung findet. Für viele Anwender ist der Standard zu spezifisch definiert, so dass die Einarbeitung in das System unverhältnismäßig viel Zeit beansprucht. Für die Bedürfnisse anderer Redakteure ist wiederum die Spezifikation zu allgemein gehalten. In beiden Fällen bedeutet die Anpassung des Dita-Standards jedoch die gleiche Konsequenz: unnötige Kosten. Ob Dita die Anforderungen eines Unternehmens erfüllen kann, muss im Einzelfall betrachtet werden, wobei die Bedürfnisse des Anwenders der Kern der Analyse sein sollten. Für einige Nutzer ergeben sich durch eine Umstellung allerdings keinesfalls Vorteile, sondern klare Nachteile: Da wesentliche Grundlagen der Systemfunktionalität nicht mit Dita in Verbindung stehen, müssten sie diese erst aufwendig modifizieren. Auch unter anderen Gesichtspunkten ist die Umstellung keinesfalls notwendig. Es gibt Lösungen, auf die die genannten Probleme nicht zutreffen. Viele Anwendungen setzen Kernkonzepte erfolgreicher Redaktionssysteme bereits seit Jahrzehnten um. Sie sehen daher in der Regel keinen Anlass, ihre Gesamtarchitektur mit der bestehenden, weitreichenden Prozessunterstützung und der Vielfalt an marktrelevanten Funktionen auf Dita umzustellen. Aktuelle und zukünftige Anforderungen Technischer Dokumentationen können mit Dita, aber auch anderen Informationsmodellen oder eventuell neuen Strukturierungsformen erfüllt werden. Entscheidend ist letztlich, dass die systembasierte Umsetzung auf der inhaltlichen und strukturellen Standardisierung von Informationen, auf der effizienten Prozesssteuerung und möglichst auf Automatisierung aufbauen. Hier besteht bei den vorhandenen Systemen ein reiches Erfahrungspotenzial, das ausgereifte Lösungen bietet – unabhängig von Dita.
Anstatt einen universellen Standard zu etablieren, verfolgt der Verband deutscher Redaktions- und Content Management Systemhersteller e.V. (Dercom) eine andere Strategie: Die Herstellervereinigung möchte die Integration verschiedener Redaktionssysteme über standardisierte Schnittstellen optimieren. Ziel ist es, dass Technische Redakteure ein für ihre Bedürfnisse geeignetes System wählen können, ohne Medienbrüche fürchten zu müssen. Das soll nicht der systematischen Ausbreitung verschiedener Schnittstellen entgegenwirken. In den vergangenen Jahren ist es jedoch zu einem regelrechten API-Wildwuchs gekommen. Diese große Zahl unterschiedlicher Schnittstellen führt letztlich dazu, dass Unternehmen auf inkompatible Anwendungen setzen. Damit wird das eigentliche Ziel eines nahtlosen und universellen Austauschs zwischen den Technischen Redaktionen konterkariert. Allgemeine Standards für branchenspezifische Lösungen sowie universale Schnittstellen sind gerade in der globalisierten Wirtschaft nötiger denn je, um den Informationsfluss zwischen Technischen Redakteuren weltweit zu optimieren. Jüngstes Produkt der Bemühungen des Dercom ist das Common Translation Interface Coti. Es ermöglicht den automatisierten Datenaustausch via Schnittstelle zwischen Redaktions- und Übersetzungssystemen. Die Ausfertigung Technischer Dokumentationen in unterschiedlichen Sprachen ist im Exportland Deutschland seit jeher von großer Bedeutung. Zwar handelt es sich bei Coti um eine Standard-Schnittstelle, dennoch kann der Anwender ein Übersetzungsprogramm seiner Wahl nutzen, um die eigenen Anforderderungen zu erfüllen. Damit soll der Brückenschlag gelingen zwischen Standardisierung auf der einen und Flexibilität auf der anderen Seite.
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