Durchgängige Workflows und der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten stehen auf dem Wunschzettel vieler mittelständischer Produktionsbetriebe. Mit der passenden Software lassen sich Angaben zu Produktverfügbarkeiten, Lieferzeiten oder Terminen ortsunabhängig anzeigen und mit Kunden teilen – oft mit positiven Einfluss auf die Zufriedenheit.

Bild: Exact Software Germany GmbH

Smartphones gehören schon längst zu den zentralen Business-Werkzeugen. Aktuell nutzen nach einer Bitkom-Studie 63 Prozent der Deutschen ein Smartphone – das sind 44 Millionen Menschen. Neben Funktionen wie Telefonie, Kalender- oder Terminplaner werden eine breite Palette weiterer – auch geschäftlicher – Anwendungen genutzt, das reicht vom Schreiben oder Lesen von E-Mails oder der Datenpflege bis hin zur Steuerung von Produktionsprozessen. Mit dem Smartphone rücken zudem viele mobile und variable Arbeitskonzepte näher. Zudem möchten Mitarbeiter Arbeit und Freizeit im Sinn einer ausgewogenen Work-Life-Balance kombinieren. Das kommt auch und gerade mittelständischen Unternehmen entgegen: Denn hier ist die Grenze zwischen Beruflichem und Privatem oft fließend.

Zentrale Datenplattform

Cloud-Lösungen sind für die mobile Führung von Produktionsbetrieben oft kostengünstig und effektiv. Denn sie lassen sich grundsätzlich von jedem Ort und zu jeder Zeit und mit beliebigen mobilen Geräten nutzen, egal ob über PC, Laptop, Smartphone, Tablet oder Smartwatch. Neben ihrem Preismodell mit monatlichen Raten, abhängig vom Nutzungsumfang, kann sich Cloud-Software den Arbeitsweisen der Anwender anpassen, ohne dazu eine aufwendige IT-Infrastruktur vorauszusetzen. Die Anwendung Exact für Produktion ist speziell auf die Anforderungen der Fertigungsindustrie abgestimmt. Mit ihr müssen Unternehmer oder Betriebsleiter nicht mehr am Schreibtisch sitzen, suchen, rechnen oder auswerten, um etwa die Produktion zu planen oder die Maschinenauslastung zu berechnen. Die Lösung liefert die gewünschten Informationen als Grundlage für Entscheidungen auf das angebundene Gerät. Dabei arbeitet sie – wie viele Cloud-Lösungen – nach effizienten Grundsätzen des Informationsmanagements: Die Daten – also Finanzinformationen genauso wie Kundendaten, Artikel, Stücklisten, Maschinen, Rohmaterialien, Aufträge, Rechnungen – stehen zentral im Sinn einer ‚Single Source of Truth‘ zur Verfügung.

Der Zugriff auf die Informationen erfolgt nach dem Prinzip ‚Anytime and Anywhere‘ und sie sind aktuell. Damit entfallen viele Suchen in unterschiedlichen Datenquellen wie ERP-Lösungen, Tabellen, Portale, der Finanzbuchhaltung und dem Kundenmanagementsystem. Aufgrund ihrer technologischen Beschaffenheit sind Cloud-Lösungen immer zu einem gewissen Grad standardisiert. Sie eignen sich daher besonders für Produktionsunternehmen mit einem festen Sortiment und geringer Variantenvielfalt. Das trifft auf viele mittelständische Produktionsbetriebe zu. Die Bandbreite reicht dabei vom klassischen Zulieferer für die Automobilindustrie zum Beispiel im Bereich Kunststoff- oder Metallverarbeitung bis hin zum Auftragsfertiger etwa für Möbel oder Maschinen.

Bild: Exact Software Germany GmbH

Mobile Prozesssteuerung

Durch das zentrale Informationsmanagement in der Cloud lassen sich zahlreiche Prozesse mobil steuern: Angebote können zum Beispiel vor Ort beim Kunden erstellt werden. Dabei lassen sich in Echtzeit die realistisch verfügbaren Ressourcen und Materialbestände ermitteln und ein valider Liefertermin prognostizieren. Während der Auftragsausführung werden dann jeder Materialeinkauf, jede Maschinen- und Arbeitsstunde in Echtzeit erfasst und der Kostenstatus aktualisiert. Damit steht auch mobil die Information bereit, ob Unternehmen noch im Budget produzieren. Außendienstmitarbeiter können zudem mobil auf Kundendaten zugreifen und diese bearbeiten. Auch sind in der Cloud-Anwendung von Exact alle vergangenen Aufträge und Rechnungen vor Ort einsehbar. So können Mitarbeiter Veränderungen im Bestellverhalten ihrer Geschäftspartner erkennen und thematisieren. Die Rechnung lässt sich abschließend über das mobile Endgerät erstellen.

Zeit erfassen am Handgelenk

Ihre Arbeitsstunden können Mitarbeiter ebenfalls mit dem Tablet oder Smartphone erfassen. Ãœber eine Smartwatch-App funktioniert das sogar am Handgelenk: Mittels Abgleich von GPS-Koordinaten und der im System hinterlegten Adresse – etwa dem Produktionsbetrieb oder einer Kundenadresse – erhalten Mitarbeiter eine Benachrichtigung und können die Zeiterfassung automatisch starten. Beim Verlassen des Ortes registriert die Applikation das Ende des Termins und der Benutzer kann die Zeiterfassung beenden. Die genauen Daten werden im System gespeichert und stehen zur Abrechnung oder internen Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Belege sofort digital

Belege wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine lassen sich nach Erhalt zum Beispiel über die Kamera eines Smartphones einscannen und in der Unternehmenssoftware verarbeiten. Oder aber über einen professionellen Dokumentenscanner, der die Belegdaten auch gleich auslesen kann. Das spart Zeit und die Daten stehen für Folgeprozesse sofort digital bereit. Das Prüfen von Finanzdaten wie der Liquidität und offener Rechnungen, die Analyse aktueller Verkaufschancen oder von Artikeln und des Lagers kann auf Basis von Informationen jederzeit in Echtzeit angestoßen werden.

Das Bezugsmodell zählt

Die Cloud-Lösungen von Exact sind monatlich kündbar und binden Unternehmen nicht langfristig. Daher können die produzierenden Unternehmen vom Anbieter eine hohe Qualität der Software erwarten. Dabei kommt es gerade auf Aspekte wie die Benutzerführung, die Funktionsvielfalt und den Service sowie Support an. Mobile Apps für Smartphone oder Tablet sind standardmäßig im Paket enthalten und nach der Installation einsatzbereit. Falls sich Unternehmen um die Sicherheit ihrer Daten beim Cloud-Einsatz sorgen, kann diese womöglich ein kritischer Vergleich mit der Datensicherheit im eigenen Rechenzentrum zerstreuen. Zusätzlich bieten einige Softwarehersteller mittlerweile gezielt das Hosting in deutschen Rechenzentren an. Für den Griff zu Cloud-Lösungen sprechen die Beschleunigung vieler Abläufe, der geringe administrative Aufwand und nicht zuletzt die Attraktivität solcher Anwendungen für viele Young Professionals, die schon jetzt von vielen Betrieben auf dem Arbeitsmarkt intensiv umworben werden.

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